学校项目采购管理制度

PAGE学校项目采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校项目采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类项目采购活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、基建工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合政府采购政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购程序公平公正，确保所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购部门，具体负责采购项目的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购项目的需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，并协助采购部门进行采购项目的实施。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购合同的执行情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据学校事业发展规划和教学、科研、管理等工作需要，编制采购项目预算草案。采购项目预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。2.采购部门对需求部门提交的采购项目预算草案进行审核，结合市场价格行情和采购实际情况，提出预算调整建议。3.财务部门对采购项目预算草案进行汇总审核，综合考虑学校财力状况和资金安排，确定采购项目预算，并报学校采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购项目预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照批准的预算组织采购活动，不得擅自调整预算。2.如因特殊情况需要调整采购项目预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经采购部门审核、财务部门复核后，报学校采购领导小组审批。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购项目预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行统计分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.审计部门应将采购项目预算执行情况纳入审计范围，对预算执行的真实性、合法性、效益性进行审计监督，确保采购资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；法律法规规定的其他情形。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行分析比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。《采购申请表》经需求部门负责人签字后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报学校采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）供应商选择1.采购部门通过发布采购公告（或投标邀请书）等方式，邀请潜在供应商参与采购项目。潜在供应商应按照采购文件的要求，提交投标文件（或响应文件）。2.采购部门组织对供应商的投标文件（或响应文件）进行评审，根据评标标准确定中标候选人（或成交供应商）。评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公正性。3.采购部门将中标候选人（或成交供应商）名单报学校采购领导小组审核批准。经批准后，向中标人（或成交供应商）发出中标通知书（或成交通知书），并同时将中标结果通知其他未中标供应商。(五)合同签订1.采购部门与中标人（或成交供应商）按照中标通知书（或成交通知书）和采购文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、审计部门备案。财务部门应根据采购合同的约定，办理采购款项的支付手续。审计部门应对采购合同的执行情况进行审计监督。(六)采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查验收。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。《采购验收报告》应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量验收情况、验收结论等内容。3.采购部门应将《采购验收报告》送财务部门、审计部门备案。财务部门应根据验收情况办理采购款项的结算手续。审计部门应对采购项目的验收情况进行审计监督。六、采购合同管理(一)合同签订采购部门应按照规定的程序与中标人（或成交供应商）签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订前，采购部门应将合同草案送财务部门、审计部门审核，审核通过后报学校采购领导小组审批。(二)合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应督促供应商按时、按质、按量提供货物或服务，供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更、解除协议应报学校采购领导小组审批，并送财务部门、审计部门备案。(三)合同付款财务部门应按照采购合同的约定，办理采购款项的支付手续。付款前，财务部门应审核采购合同的执行情况和验收报告，确保付款依据充分、手续齐全。采购款项的支付应严格按照学校财务管理制度的规定进行，确保资金安全。(四)合同纠纷处理在合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。合同纠纷处理过程中，采购部门应及时向学校采购领导小组报告，并配合学校相关部门做好调查处理工作。七、采购监督与审计(一)内部监督1.学校采购领导小组应加强对采购活动的监督检查，定期对采购项目的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，确保采购活动的规范、有序进行。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格执行财务管理制度，确保采购资金的合理使用和安全。4.审计部门应定期对采购项目进行审计，对采购程序的合法性、合规性，采购合同的执行情况，采购资金的使用效益等进行审计监督，发现问题及时提出审计意见和建议。(二)外部监督1.学校采购活动应接受政府采购监管部门的监督检查，按照政府采购监管部门的要求，及时报送采购项目相关资料，配合政府采购监管部门的工作。2.学校应主动接受社会监督，对采购项目的信息进行公开，接受师生和社会公众的监督。对师生和社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行处理和回复。八、采购档案管理(一)档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件（或响应文件）、评标报告、中标通知书（或成交通知书）、采购合同、验收报告等相关资料。(二)档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。(三)档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，