学校阳光采购管理制度

PAGE学校阳光采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，促进廉政建设，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督，保障师生及相关利益者的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购评审过程应客观公正，按照事先规定评审标准和方法进行评审，确保采购结果公平合理。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目的采购方式、采购预算、采购需求等事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构学校设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。其主要职责包括：1.制定和完善学校采购管理制度及流程；2.编制采购预算，审核采购需求；3.组织采购活动，包括采购文件编制、发布采购信息、组织开标评标等；4.建立和管理供应商库；5.协调处理采购过程中的质疑和投诉；6.负责采购项目的验收工作；7.整理和归档采购文件资料。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，包括货物的规格、数量、技术参数，工程的建设要求、服务的内容和标准等，并对采购需求的合理性、准确性负责。同时，配合采购管理部门做好采购相关工作，参与采购项目的验收。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的举报和投诉，查处采购活动中的违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与学校财务预算的衔接情况。审核通过后，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据学校财力状况和事业发展需要，对采购预算进行审议决策。采购预算经学校批准后，作为采购活动的控制依据。（二）预算调整采购项目实施过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及调整金额等。采购管理部门对申请进行审核，报采购领导小组审批。经批准的预算调整事项应及时通知相关部门，并做好记录。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采购管理部门应按照法定程序编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。招标文件应在中国政府采购网、学校官网等指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.开标前，采购管理部门应按照规定的时间和地点组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标过程应公开进行，唱标人当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。4.评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。5.采购管理部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。邀请书应明确采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等内容。3.邀请招标的开标、评标等程序与公开招标基本相同，但参与投标的供应商数量相对较少。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购管理部门应成立谈判小组，由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商任何信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。4.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，并将采购项目信息、单一来源采购理由等在学校官网等指定媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购管理部门与单一来源供应商就采购项目的价格、技术、服务等内容进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购管理部门应成立询价小组，由采购人代表和有关技术、经济等方面得专家组成，成员人数为三人以上单数。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）需求审核采购管理部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核和评估。审核内容包括采购需求的合理性、准确性、合规性，以及与学校预算和采购政策的一致性等。对于重大采购项目，采购管理部门应组织相关专家进行论证。（三）采购预算审核采购管理部门根据采购需求，对采购预算进行审核。审核通过的采购预算报采购领导小组审议批准。（四）采购文件编制采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。（五）采购信息发布采购管理部门按照规定的媒体和渠道发布采购信息，包括采购公告、中标公告等。采购信息应确保公开、透明、及时、准确，便于供应商获取和参与。（六）供应商报名与资格审查1.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应接受供应商的报名，并对其资格进行审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与采购项目的投标或谈判。（七）开标、评标、谈判或询价1.采购管理部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标、谈判或询价活动。开标过程应公开进行，唱标人当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标委员会、谈判小组或询价小组按照采购文件规定的评标标准、谈判程序或询价原则进行评审，推荐中标候选人或确定成交供应商。（八）中标（成交）公示与合同签订1.采购管理部门将中标（成交）结果在学校官网等指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示无异议后，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。2.采购需求部门与中标（成交）供应商按照中标（成交）通知书和采购文件的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应由采购需求部门、采购管理部门、使用部门等相关人员组成。2.验收小组应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收，并出具验收报告。验收合格的采购项目，方可办理结算手续；验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求其采取补救措施或退换货物等。六、采购合同管理（一）合同签订采购需求部门与中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（二）合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时向供应商提供必要的数据和资料，协助供应商做好履约准备工作；供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并及时提交相关证明文件。（三）合同变更采购合同履行过程中，如需变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。变更合同应按照本制度规定的采购程序进行审批。（四）合同终止采购合同履行完毕或出现法定终止情形的，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。（五）合同档案管理采购管理部门应负责采购合同的档案管理工作，将采购合同及其相关文件资料整理归档，妥善保存。合同档案应包括采购合同文本、中标（成交）通知书、投标文件、谈判文件、询价通知书、验收报告、付款凭证等。合同档案的保存期限应符合国家有关规定。七、采购监督与管理（一）内部监督1.学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的举报和投诉，查处采购活动中的违规违纪行为。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作各个环节的监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明。3.采购需求部门应配合采购管理部门和监督部门做好采购监督工作，对采购过程中的问题及时反馈，协助解决。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉状况等进行记录和管理。2.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。3.鼓励供应商诚信经营，对诚实守信、业绩突出的供应商给予表彰和奖励；对存在违规行为的供应商，依法依规进行处罚，并列入不良记录名单。（三）质疑与投诉处理1.在采购活动中，供应商对采购文件、采购过程、