学校采购管理制度及流程

PAGE学校采购管理制度及流程一、总则1.目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程等各类采购事项。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。公平公正原则：遵循公平竞争的原则，为所有潜在供应商提供平等的机会，确保采购过程和结果的公平公正。公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生和社会的监督。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益和社会效益的最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购政策和重大采购项目等事项，对采购工作进行决策和指导。2.采购执行部门学校设立采购管理部门，负责采购活动的具体组织实施。采购管理部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与执行、采购验收等工作。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并配合采购管理部门做好采购相关工作，如参与供应商考察、验收等环节。4.监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。对发现的违规违纪行为，依法依规进行严肃处理。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并按照学校财务预算编制要求进行申报。采购管理部门负责汇总各部门采购预算，结合学校财力状况和发展需求，编制学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门纳入学校年度预算。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行。因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后，报学校采购领导小组审批。采购预算调整后，应及时通知学校财务部门。3.预算监督学校财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向学校采购领导小组报告预算执行情况。采购管理部门应配合财务部门做好预算监督工作，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购计划管理1.计划编制采购管理部门应根据学校年度采购预算和实际工作进度，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行合理安排。对于集中采购目录以内或采购限额标准以上的采购项目，采购管理部门应按照规定提前向财政部门或相关部门报送采购计划，办理备案或审批手续。2.计划执行采购管理部门应严格按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。因特殊情况需要变更采购计划的，采购管理部门应提出书面申请，说明变更原因和变更内容，经采购领导小组审批后进行调整。3.计划监督采购领导小组负责对采购计划执行情况进行监督检查，定期听取采购管理部门关于采购计划执行情况的汇报。对于未按采购计划执行的项目，应及时查明原因，采取有效措施加以纠正。五、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定组织实施。达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款并达成协议，从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购，但询价供应商不得少于三家。六、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购管理部门。2.需求调研与论证采购管理部门收到采购申请后，应组织相关人员对采购项目进行需求调研与论证，了解采购项目的技术要求、市场情况、潜在供应商等信息，确保采购需求合理、准确。对于重大采购项目，应组织专家进行论证。3.采购文件编制采购管理部门根据需求调研与论证结果，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件符合法律法规和采购项目的要求。4.供应商选择与邀请采购管理部门通过发布采购公告、邀请招标、竞争性谈判等方式，邀请潜在供应商参与采购项目。对于公开招标项目，应在指定媒体上发布招标公告；对于邀请招标、竞争性谈判等项目，应向符合资格条件的供应商发出邀请书。采购管理部门应按照采购文件规定的资格条件对供应商进行资格审查，确保参与采购项目的供应商具备相应的资质和能力。5.投标与响应供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，在规定的时间内提交给采购管理部门。投标文件或响应文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，确保文件内容完整、真实、有效。6.开标与评标采购管理部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标会议，公开开标，宣布投标供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判等项目，应组织评标委员会进行评标。评标委员会由学校代表和相关专家组成，负责对投标文件或响应文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。7.中标与成交采购管理部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。中标供应商或成交供应商应在规定的时间内与采购管理部门签订采购合同。8.合同签订与执行采购合同应明确双方权利义务、采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等内容。采购管理部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目顺利实施。9.采购验收采购项目完成后，采购管理部门应组织需求部门、相关技术人员等组成验收小组，按照采购合同和相关验收标准对采购项目进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物、服务，直至验收合格。10.资金支付采购管理部门应根据采购合同和验收报告，及时办理资金支付手续。财务部门应按照学校财务管理制度和采购合同约定，审核采购管理部门提交的付款申请，确保资金支付安全、准确、及时七、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订。合同签订前，采购管理部门应认真审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和采购文件要求，明确双方权利义务。2.合同履行采购管理部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物、工程和服务。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款或解除合同的，采购管理部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报学校采购领导小组备案。4.合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购管理部门和供应商应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。八、采购档案管理1.档案收集采购管理部门应负责采购档案的收集、整理和归档工作。采购档案应包括采购项目的申请文件以下内容：采购项目的申请文件、需求调研与论证报告、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告、中标通知书或成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。采购过程中形成的其他相关文件和资料，如会议纪要、往来信函、质疑答复等。2.档案整理与归档采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行分类整理，并建立档案目录。采购档案应按照年度、采购项目类别等进行归档，确保档案资料完整、有序。3.档案保管与查阅采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，并做好查阅记录。九、监督检查与责任追究1.监督检查学校纪检监察部门和采购管理部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正透明、采购合