学校采购制度管理规定

PAGE学校采购制度管理规定一、总则（一）目的为了加强学校采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行采购活动及其相关管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购的供应商享有平等的机会，按照公正的程序进行采购决策。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理节约，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式等，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。采购执行部门应具备相应的专业人员和资质，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等，对采购项目的必要性和可行性进行论证，并配合采购执行部门做好采购相关工作。2.财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，根据采购合同办理资金支付手续，对采购资金的使用情况进行核算和监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合规性、真实性和效益性等。4.资产管理部门：负责采购资产的验收、登记、入账、保管、使用、处置等管理工作，配合采购执行部门做好采购资产的交接工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和工作实际需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、金额、资金来源等内容，并进行详细说明和论证。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议。3.学校采购领导小组审议通过后的采购预算草案，报学校财务部门审核，经学校领导批准后纳入学校年度预算。（二）预算执行和调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等，经采购执行部门审核、采购领导小组审议、学校财务部门审核、学校领导批准后进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购执行部门应按照相关法律法规和学校规定，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应按照规定确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，并从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应制定谈判文件，成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明单一来源采购的理由和依据，报学校采购领导小组批准后实施。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应编制询价通知书，向供应商发出询价邀请，接收供应商的报价文件，组织评审，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额、资金来源、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经需求部门负责人签字、盖章后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大事项的采购项目，采购执行部门应组织相关部门和专家进行论证，并报采购领导小组审批。3.采购领导小组根据采购执行部门的审核意见和论证结果，对采购项目进行审批。审批通过的，采购执行部门开展采购活动；审批不通过的，采购执行部门应及时反馈需求部门并说明原因。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等，并按照规定发布采购信息。2.采购执行部门组织供应商报名、资格审查、开标、评标、谈判、询价等活动，按照既定的采购程序和评审标准确定成交供应商。3.采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应及时通知需求部门、资产管理部门等相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、技术参数等进行验收，出具验收报告。3.验收合格的，采购执行部门办理资产入账手续；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，并追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草本提交学校法律顾问进行合法性审查，必要时征求学校财务部门、审计部门等相关部门的意见。3.采购合同经双方签字、盖章后生效。采购执行部门应将合同副本分送需求部门、财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、规格、数量、质量等要求提供货物、工程或服务，并提供相应的发票、验收报告等资料。3.需求部门应按照合同约定及时组织验收，并配合采购执行部门做好合同款项支付等相关工作。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，双方应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在合同纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集、整理相关证据，配合学校做好应对工作，维护学校合法权益。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校采购领导小组负责对采购工作进行全面监督，定期检查采购制度的执行情况，对采购过程中的重大事项进行决策和指导。2.采购执行部门应建立健全内部监督机制和采购工作流程控制制度，加强对采购各个环节工作的监督和管理，确保采购工作规范有序进行。3.学校财务部门、审计部门等相关部门应按照各自职责，对采购预算执行、资金使用、合同履行等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。（二）审计监督1.学校审计部门应定期或不定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合规性、真实性、效益性等，重点关注采购程序的执行、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等情况。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。对于违反采购制度和法律法规的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、信息化管理（一）采购信息系统建设学校应建立采购信息管理系统，实现采购需求申报、采购审批、采购实施、采购合同管理、采购验收、采购监督等采购业务流程的信息化管理，提高采购工作效率和透明度。（二）信息发布与共享采购执行部门应通过采购信息管理系统及时发布采购信息，包括采购项目公告、采购文件、中标（成交）结果等，方便供应商获取采购信息，参与采购活动。同时，采购信息管理系统应与学校其他相关信息系统实现数据共享，为学校管理决策提供支持。九、违规处理（一）对违规行为的认定1.参与采购活动的各方如有下列行为之一的，认定为违规行为：违反采购法律法规和学校采购制度规定的；提供虚假材料谋取中标（成交）的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与供应商恶意串通的；在采购过程中接受供应商贿赂或者获取其他不正当利益