南方科技大学采购制度

PAGE南方科技大学采购制度一、总则（一）目的为了规范南方科技大学的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南方科技大学各部门、各学院及直属单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校相关规定，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，节约资源，降低成本。3.公开性原则：采购活动应当公开透明，接受学校内部和社会的监督。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，由学校采购管理部门统一组织实施或指导、监督采购部门的采购活动。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人及专家代表组成。（二）采购管理部门学校采购管理部门是学校采购工作的归口管理部门，负责制定和完善学校采购管理制度，组织实施学校集中采购项目，指导和监督采购部门的采购活动，协调处理采购工作中的有关问题。采购管理部门主要职责如下：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度，制定采购工作流程和操作规范。2.编制学校年度采购计划，审核采购部门的采购申请，汇总编制学校采购预算。3.组织实施学校集中采购项目，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。4.建立和管理学校采购信息平台，发布采购信息，接受供应商报名和投标。5.组建和管理学校评标委员会、谈判小组、询价小组等采购评审组织，负责组织采购评审活动。6.审核采购合同草案，参与采购合同的签订、履行、验收等工作。7.监督检查采购部门的采购活动，受理采购投诉，处理采购违法违规行为。8.负责采购文件、采购合同等档案资料的整理、归档和保管。（三）采购部门采购部门是采购活动的具体实施部门，负责根据学校采购计划和实际需求，组织开展采购活动，包括采购项目的前期调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购项目实施及验收等工作。采购部门主要职责如下：1.依据学校采购计划和实际需求，提出采购申请，经采购管理部门审核后实施采购。2.负责采购项目的前期调研，了解市场行情，掌握供应商情况，制定采购方案。3.编制采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。4.组织供应商报名、资格审查、投标、开标、评标等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.负责采购合同的起草、谈判、签订等工作，并将采购合同副本报采购管理部门备案。6.组织采购项目的实施，协调供应商按照合同要求提供货物、工程或服务，及时解决采购过程中出现的问题。7.负责采购项目的验收工作，组织相关人员对采购项目进行验收，出具验收报告。8.整理和保管采购项目的相关资料，包括采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。三、采购预算管理（一）预算编制原则1.真实性原则：采购预算应当根据学校实际需求和事业发展规划，如实编制，不得虚报、瞒报。2.完整性原则：采购预算应当涵盖学校所有采购项目，包括货物、工程和服务采购，不得遗漏。3.准确性原则：采购预算应当按照规定的标准和方法进行编制，确保预算数据准确可靠。4.合理性原则：采购预算应当根据市场价格行情和学校财力状况，合理安排采购资金，避免浪费和过度支出。（二）预算编制程序1.采购部门根据学校年度工作计划和实际需求，提出采购项目申请，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对采购部门提交的采购项目申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。3.财务部门根据学校财力状况和资金安排，对采购管理部门审核后的采购项目预算进行汇总平衡，编制学校年度采购预算草案。4.学校采购决策机构审议通过学校年度采购预算草案后，报学校党委常委会审定。5.学校财务部门根据学校党委常委会审定后的采购预算，下达各采购部门的采购预算指标。（三）预算执行与调整1.采购部门应当严格按照学校下达的采购预算指标组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，采购部门应当提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整依据等内容。采购管理部门对采购部门提交的采购预算调整申请进行审核，审核通过后报学校采购决策机构审议。学校采购决策机构审议通过采购预算调整申请后，报学校党委常委会审定。学校财务部门根据学校党委常委会审定后的采购预算调整意见，调整各采购部门的采购预算指标。四、采购方式及适用条件（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购货物、工程和服务的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请采购部门根据学校采购计划和实际需求，填写《南方科技大学采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、技术要求、服务要求等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经采购部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购审批采购管理部门对采购部门提交的采购申请表进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性、采购方式的适用性等。审核通过后，报学校采购决策机构审批。学校采购决策机构根据采购管理部门的审核意见，对采购项目进行审批。审批通过后，采购管理部门下达采购任务通知书，明确采购项目的实施要求和时间节点。（三）采购文件编制采购部门根据采购任务通知书的要求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告（招标公告、投标邀请书、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应当符合国家法律法规和学校采购制度的要求，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）供应商选择与采购评审1.采购部门发布采购公告，邀请供应商报名参加采购活动。供应商应当按照采购公告的要求，提交报名材料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.采购部门对供应商提交的报名材料进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。3.采购部门组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准或谈判条件，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。采购评审活动应当由学校评标委员会、谈判小组、询价小组等采购评审组织负责组织实施。采购评审组织成员应当从学校评标专家库中随机抽取，与供应商有利害关系不得进入相关项目的采购评审组织。4.采购部门向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并将中标结果或成交结果在学校采购信息平台上公示。（五）采购合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商按照采购文件和中标通知书或成交通知书的要求，签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购部门应当将采购合同副本报采购管理部门备案。（六）采购项目实施与验收1.采购部门按照采购合同的要求，组织供应商实施采购项目。供应商应当按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求，提供货物、工程或服务。2.采购项目完成后，采购部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等，工程的建设质量、工程进度、工程安全等，服务的服务内容、服务标准、服务质量等。验收合格后，采购部门应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门负责对学校采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计检查，重点检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.学校纪检监察部门负责对学校采购活动进行纪律监督，受理采购投诉，查处采购违法违规行为，维护采购活动的正常秩序。3.采购管理部门负责对采购部门的采购活动进行日常监督管理，定期检查采购部门的采购工作情况，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。（二）外部监督1.学校采购活动应当接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查，按照要求提供相关资料，配合政府部门的监督检查工作。2.学校采购活动应当接受社会公众的监督，采购信息应当在学校采购信息平台上公开，接受社会公众的查询和监督。（三）采购投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内向学校采购管理部门提出投诉。投诉应当以书面形式提出，并提供相关证明材料。2.采购管理部门收到供应商的投诉后，应当及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。处理决定应当以书面形式通知投诉人和被投诉人。3.投诉人对采购管理部门的处理决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购项目的申请文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应当在采购项目完成后，及时整理采购档案资料，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并移交学校采购管理部门归档保管。采购管理部门应当建立采购档案管理制度，明确档案管理人员的职责，确保采购档案资料的安全、完整。（三）档案查阅与使用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应当填写《南方科技大学采购档案查阅申请