公司内部通讯录及信息更新管理办法

公司内部通讯录及信息更新管理办法第一章总则第一条目的与依据为确保公司内部沟通顺畅、信息传递高效准确，保障各项工作有序开展，规范内部通讯录的编制、更新与使用，保护公司及员工个人信息安全，依据国家相关法律法规及公司管理规定，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司全体在职员工，以及因工作需要查阅、使用公司内部通讯录的相关人员。公司各部门及分支机构均须遵守本办法规定。第三条基本原则内部通讯录管理遵循“准确及时、规范统一、安全保密、按需使用”的原则。第二章职责分工第四条管理部门公司行政部（或指定人力资源部，根据公司实际情况确定，下同）为本办法的归口管理部门，负责统筹规划、制度制定、组织实施、监督检查通讯录的整体管理工作。具体职责包括：1.负责通讯录系统平台（如内部系统模块、共享文档等）的搭建、维护与技术支持；2.负责员工基础信息的录入、审核、更新与维护；3.监督各部门信息更新的及时性与准确性；4.处理与通讯录管理相关的咨询、反馈与投诉。第五条部门职责各部门负责人为本部门通讯录信息管理的第一责任人，应指定专人（通常为部门行政联络员或综合事务岗）作为本部门信息管理员，协助负责人开展以下工作：1.及时收集、核实本部门员工的信息变更情况；2.按照本办法规定的流程，向行政部提交本部门员工的信息新增、变更或注销申请；3.配合行政部开展通讯录信息的核对与抽查工作。第六条员工职责全体员工应积极配合通讯录信息的管理工作，确保个人信息的真实、准确与完整。当个人相关信息发生变更时，应主动、及时向本部门信息管理员或直接向行政部报告。第三章信息内容规范第七条信息采集范围内部通讯录采集的员工信息主要包括：1.基础身份信息：姓名（须使用正式姓名，与身份证件一致）、所属部门、现任职务/岗位。2.办公联系方式：办公固定电话、公司分配的电子邮箱地址。3.其他必要信息：根据工作需要，经公司批准可包含的其他信息，如工位号等。（注：本办法不涉及员工个人手机号码、家庭住址等非工作必需的个人隐私信息的采集与公开。）第八条信息准确性要求1.员工姓名应使用全名，避免使用昵称、别名或简称（经公司文化认可的常用名除外，但需备注正式姓名）。2.部门名称及职务/岗位名称应严格按照公司组织架构及人力资源部核定的标准名称填写。3.联系方式应确保畅通有效，电子邮箱应为公司统一分配的官方邮箱。第四章信息更新流程第九条入职信息录入新员工办理入职手续时，由人力资源部（或行政部，根据公司实际分工确定）在完成入职信息登记后，将其基础信息录入通讯录系统，确保在员工到岗当日或次日内完成。第十条信息变更申请员工发生以下信息变更时，应在变更事实发生之日起两个工作日内，通过部门信息管理员或直接向行政部提交《员工信息变更申请表》（或通过指定线上流程提交）：1.部门调动、职务/岗位调整；2.办公固定电话变更；3.公司电子邮箱变更（非个人原因导致的系统分配变更除外）；4.其他在通讯录中已登记信息的变更。部门信息管理员应对本部门提交的变更申请进行初步核实。第十一条信息审核与更新行政部在收到信息变更申请后，应在一个工作日内完成审核。审核通过的，应在当日内完成通讯录信息的更新。对于审核未通过的，应及时反馈原因并指导申请人补充完善。第十二条离职与离岗信息处理员工离职或因其他原因（如长期休假、借调等）离岗时，由人力资源部在办结离职或离岗手续当日，通知行政部对其通讯录信息进行相应处理（如标记离职、暂停显示等），确保信息的时效性与准确性。第五章使用与查阅第十三条查阅权限内部通讯录信息原则上仅对公司内部在职员工开放查阅。不同层级或类别的信息，可根据公司信息安全管理规定设置相应的查阅权限。第十四条使用规范1.通讯录信息仅限于公司内部工作沟通与业务联系使用，严禁用于任何与工作无关的目的。2.员工不得擅自将通讯录信息以任何形式（包括但不限于截图、复制、转发）泄露给公司外部人员或用于非公司授权的活动。3.鼓励员工通过公司统一提供的通讯录平台（如内部OA系统、企业微信/钉钉通讯录模块等）查阅最新信息。第六章信息安全与保密第十五条信息保密义务公司及全体员工均有责任和义务保护通讯录中涉及的公司及个人信息安全。行政部应采取必要的技术措施和管理措施，防止信息泄露、丢失或被篡改。第十六条敏感信息保护对于通讯录中可能涉及的少量敏感信息（如特定岗位的紧急联系方式），应采取加密存储或访问权限控制等方式进行保护，仅限授权人员查阅。第十七条违规处理任何个人或部门违反本办法规定，擅自泄露、篡改、滥用通讯录信息，或因管理不当导致信息安全事件的，公司将依据相关规定追究其责任。第七章责任追究第十八条管理责任对于未履行信息管理职责，导致部门员工信息长期失实、更新不及时，或发生信息泄露事件的部门负责人及信息管理员，公司将视情节轻重给予批评教育、通报批评直至相应的纪律处分。第十九条员工责任员工故意提供虚假信息、隐瞒信息变更情况，或违反本办法规定使用、泄露通讯录信息，给公司或他人造成损失的，公司将依据相关规章制度追究其责任；涉嫌违法的，将移交公安机关处理。第八章附则第二十条解释权本办法由公司行政部（或指定部门）负责解释。第二十一条修订