学校餐饮采购询价制度

PAGE学校餐饮采购询价制度一、总则（一）目的为规范学校餐饮采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障学校餐饮质量和食品安全，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于学校食堂及校内其他餐饮服务场所的食品原材料、食品添加剂、餐饮具及相关用品的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的市场规则，同等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、采购程序、采购结果等应向学校师生及相关利益方公开，接受监督。4.质量优先原则：在保证采购价格合理的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品和服务。5.效益原则：通过询价等方式，降低采购成本，提高资金使用效益，实现学校餐饮采购的经济效益和社会效益。二、采购询价组织与职责（一）采购询价小组1.组成：由学校后勤管理部门、财务部门、师生代表等相关人员组成，成员人数根据采购项目规模和复杂程度确定，一般不少于三人。2.职责负责制定采购询价计划和方案，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。组织开展市场询价活动，收集供应商报价信息，进行比较和分析。对供应商进行资格审查和评估，确定入围供应商名单。参与采购合同的谈判和签订工作，监督采购合同的执行情况。负责处理采购询价过程中的争议和投诉，向上级领导汇报采购询价工作进展情况。（二）后勤管理部门1.职责分工：后勤管理部门负责采购询价的具体组织实施工作，包括与供应商联系、发放询价文件、收集报价资料、整理分析报价信息等。2.具体工作内容根据学校餐饮需求，定期制定采购计划，明确采购项目和采购时间。对采购项目进行分类整理，确定询价范围和询价方式。选择合适的供应商进行询价，向其发放询价文件，明确采购要求、报价期限、交货时间等。及时收集供应商的报价文件，对报价进行初步审核，剔除无效报价。将有效报价提交采购询价小组进行评审，协助采购询价小组开展相关工作。（三）财务部门1.职责：财务部门负责对采购询价过程中的资金预算、成本核算、付款方式等进行审核和监督，确保采购资金的合理使用和安全。2.具体工作内容参与采购询价计划的制定，提供采购资金预算方面的意见和建议。审核采购项目的成本核算情况，确保采购价格合理，避免资金浪费。监督采购合同的付款条款执行情况，按照合同约定及时支付货款。定期对采购资金使用情况进行审计，检查资金使用的合规性和效益性。（四）师生代表1.职责：师生代表参与采购询价活动，代表师生对采购项目的质量、价格、服务等方面提出意见和建议，维护师生的合法权益。2.具体工作内容通过适当方式推选师生代表参与采购询价小组，参与采购询价全过程。收集师生对餐饮采购的需求和意见，及时反馈给采购询价小组。对采购询价结果进行监督，确保采购项目符合师生利益。三、采购询价程序（一）采购需求确定1.后勤管理部门根据学校餐饮服务的实际需求以及师生反馈，结合季节特点、食品安全要求等因素，定期制定采购计划，明确各类食品原材料、餐饮具等的采购品种、规格、数量、质量标准和交货时间等要求。2.采购计划应提前向学校相关部门和师生公布，征求意见，确保采购需求的合理性和准确性。（二）询价文件编制1.后勤管理部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括以下内容：采购项目名称、规格、数量、质量要求等详细说明。报价要求，包括报价方式（如含税价、不含税价等）、报价有效期、交货地点等。供应商资格条件，如营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证、产品质量检验报告、信誉证明等相关资质文件要求。采购合同主要条款，如付款方式、交货时间、售后服务等。询价响应文件格式，包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。2.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清的表述，以保证供应商能够准确理解采购要求并进行有效报价。（三）询价信息发布1.通过学校官网、校内公告栏、电子邮件等多种渠道向潜在供应商发布询价信息，邀请其参与询价。2.明确询价文件的获取方式和截止日期，确保供应商有足够的时间准备报价文件。3.在询价信息发布过程中，应注明采购项目的重要信息和要求，提醒供应商认真阅读询价文件，按照规定的格式和要求编制报价文件。（四）供应商报价1.供应商应在规定的报价有效期内，按照询价文件的要求编制报价文件，并密封提交至指定地点或通过指定方式发送给后勤管理部门。2.报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容，确保报价的真实性、完整性和准确性。3.供应商应对报价文件的真实性负责，如发现提供虚假信息或报价不实，将取消其参与采购的资格，并依法追究相关责任。（五）报价文件收集与整理1.后勤管理部门在报价截止日期后，及时收集供应商的报价文件，并进行初步整理。2.对报价文件进行形式审查，检查报价文件是否齐全、密封是否完好、格式是否符合要求等。3.剔除无效报价文件，如未按规定格式填写、报价超过规定上限、提供虚假证明材料等不符合询价文件要求的报价。（六）询价评审1.采购询价小组对有效报价文件进行评审，评审内容包括价格、质量、服务、信誉等方面。2.价格评审：对各供应商的报价进行比较，分析价格的合理性，原则上选择报价最低且符合采购要求的供应商，但价格最低不是唯一的评审标准，还应综合考虑其他因素。3.质量评审：审查供应商提供的产品质量证明文件，评估产品的质量是否符合采购要求，必要时可要求供应商提供样品进行检验或实地考察供应商的生产经营场所。4.服务评审：考察供应商的售后服务承诺和能力，如交货期、配送服务、退换货政策、应急响应能力等。5.信誉评审：通过查询供应商的信用记录、行业评价等方式，评估供应商的信誉状况，优先选择信誉良好的供应商。6.采购询价小组应按照事先确定的评审标准和方法进行评审，记录评审过程和结果，并形成评审报告。（七）确定成交供应商1.根据评审报告，采购询价小组确定成交供应商，并将成交结果通知所有参与询价的供应商。2.成交供应商应在规定时间内与学校签订采购合同，明确双方的权利和义务，并按照合同约定履行交货、验收、售后服务等责任。3.如成交供应商放弃成交或因不可抗力等原因无法履行合同，采购询价小组应按照评审结果依次确定其他候选供应商为成交供应商，或重新组织采购询价活动。四、采购合同管理（一）合同签订1.成交供应商确定后，后勤管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，采用书面形式，双方签字（盖章）确认后生效。合同签订过程中应严格审查合同条款，确保合同内容合法、合理、明确，避免出现模糊不清或歧义的表述。（二）合同履行1.成交供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物或服务，并负责将货物运输至指定交货地点。2.学校后勤管理部门应按照合同约定及时组织验收，对验收合格的货物或服务按照合同规定支付货款。验收过程中如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知成交供应商进行整改或处理。3.双方应严格履行采购合同约定的各项义务，如遇特殊情况需要变更合同条款，应按照法律法规和合同约定的程序进行协商和变更，并签订补充协议。（三）合同监督与检查1.学校相关部门应定期对采购合同的履行情况进行监督检查，确保合同双方严格按照合同约定履行义务。2.检查内容包括货物或服务的交付情况、质量验收情况、货款支付情况、售后服务情况等。对发现的问题应及时督促整改，如发现合同违约行为，应依法追究违约方的责任。3.建立采购合同履行情况档案，记录合同签订、履行、变更、终止等全过程信息，为后续的采购管理和决策提供参考依据。五、采购询价监督与管理（一）内部监督1.学校成立采购询价监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等相关人员组成，负责对采购询价活动进行全程监督。2.监督小组应检查采购询价过程是否符合法律法规、学校制度和采购程序的要求，防止采购过程中出现违规操作、谋取私利等行为。3.对采购询价小组的评审工作进行监督，确保评审过程公正、公平、透明，评审结果客观、合理。（二）投诉处理1.建立采购询价投诉机制，接受学校师生及相关利益方对采购询价活动的投诉。投诉应在规定时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.学校相关部门收到投诉后，应及时进行调查核实，根据调查结果作出处理决定。对投诉属实的，应依法依规追究相关责任人的责任，并采取相应的纠正措施；对投诉不属实的，应向投诉人说明情况。3.投诉处理结果应及时向学校师生及相关利益方反馈，确保采购询价活动的公正性和透明度得到维护。（三）档案管理1.建立完善的采购询价档案管理制度，对采购询价活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。2.采购询价档案应包括采购计划、询价文件、供应商报价文件、评审报告、采购合同等相关资料，确保档案资料完整、准确、可追溯。3.档案保存期限应符合法律法规和学校档案管理规定的要求，以便在需要时能够查阅和参考采购询价活动的历