创维采购制度

PAGE创维采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范创维公司的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营所需物资和服务的及时供应，降低采购成本，提高公司经济效益，同时维护公司利益和形象。（二）适用范围本制度适用于创维公司总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过科学合理的采购决策和流程管理，降低采购成本和费用，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同约定，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责统一管理公司的采购工作。采购部门根据业务需要，可下设不同的采购业务组，如原材料采购组、设备采购组、办公用品采购组等，分别负责相应类别物资和服务的采购。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司生产经营计划和需求预测，编制年度、季度、月度采购计划，明确采购物资和服务的品种、数量、规格、时间等要求。2.供应商管理：建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的资质、信誉、产品质量和服务水平符合公司要求。3.采购执行：按照采购计划和相关规定，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、招标、合同签订等环节，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.采购成本控制：通过优化采购流程、合理选择供应商、谈判争取优惠价格等措施，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作，确保合同的合法性、有效性和完整性，维护公司合法权益。6.采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，如市场风险、质量风险、供应商违约风险等，制定相应的风险防范措施，减少风险损失。7.采购信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，建立采购档案，为公司决策提供数据支持和参考依据。8.与其他部门协作：与公司内部各部门密切协作，及时了解需求变化，提供优质的采购服务和支持，共同推进公司生产经营目标的实现。（三）其他部门职责1.需求部门：负责提出物资和服务的采购需求，提供详细的技术规格、质量要求、数量清单等资料，并对采购物资和服务的使用情况进行跟踪和反馈。2.财务部门：负责审核采购预算、资金支付计划，监督采购资金的使用情况，参与采购合同的审核，提供财务方面的专业意见和建议。3.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和验收，参与供应商的质量评估，提出质量方面的要求和建议，确保采购物资和服务符合公司质量标准。4.法务部门：负责审核采购合同的合法性，提供法律方面的咨询和支持，防范采购法律风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请表：明确采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并附上相关技术文件或说明。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门：部门负责人应对采购需求的合理性、必要性进行审核，确保采购申请符合公司实际需要。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，进行初步审核：核实采购申请的完整性、准确性，检查采购需求是否在采购计划范围内，对不符合要求的采购申请及时与需求部门沟通并要求补充或修正。2.根据采购金额大小和重要性程度，按照公司审批权限规定：由相应层级的管理人员进行审批。采购金额较小的常规采购申请，可由采购部门负责人审批；采购金额较大或涉及重要物资和服务的采购申请，需提交公司高层领导审批。3.审批通过后的采购申请进入采购执行环节：未通过审批的采购申请，采购部门应及时反馈需求部门，并说明原因。（三）采购方式选择1.采购部门根据采购物资和服务的特点、市场供应情况、采购金额等因素：选择合适的采购方式，主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资和服务采购项目。通过公开招标或邀请招标的方式，吸引众多潜在供应商参与投标，按照评标标准选择最优供应商。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目。向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，通过比较各供应商的报价和其他条件，选择合适供应商。竞争性谈判采购：适用于采购项目技术复杂、需求不确定、市场竞争不充分等情况。与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定供应商和采购价格等条款。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。经公司相关部门审批后，与单一供应商进行采购谈判。2.对于采用招标采购方式的项目：采购部门应按照国家有关法律法规和公司内部规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，组建评标委员会，对投标文件进行评审和比较，确定中标候选人，并报公司审批后确定中标供应商。（四）供应商选择与评估1.采购部门根据采购方式和采购需求：从供应商数据库或通过市场调研等方式筛选潜在供应商。向潜在供应商发出询价函、招标邀请书或谈判邀请书等，要求供应商提供报价、产品资料、资质证明等相关信息。2.对供应商提供的信息进行审核和评估：评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、交货期等方面。可通过实地考察、样品检验、市场调研、供应商历史业绩查询等方式进行评估。3.根据评估结果：选择若干家符合要求的供应商作为候选供应商，并与候选供应商进行进一步沟通和谈判，了解其合作意愿、价格优惠、服务承诺等情况。4.确定最终供应商后：采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资和服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（五）采购合同签订与履行1.采购合同由采购部门负责起草：合同条款应符合法律法规和公司要求，并经法务部门、财务部门等相关部门审核。审核通过后的合同由采购部门与供应商签订。2.采购部门应跟踪采购合同的履行情况：及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资和服务。如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。3.需求部门负责对采购物资和服务进行验收：验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至达到验收标准。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同约定：在物资和服务验收合格后，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购金额、付款方式、付款期限等信息，并附上验收报告、发票等相关凭证。2.财务部门对付款申请进行审核：核实采购合同履行情况、发票真实性、金额准确性等。审核通过后，按照公司资金管理制度和付款流程办理付款手续。3.对于预付款项的采购项目：采购部门应在签订采购合同后按照合同约定申请预付款，并在供应商发货前对预付款项的使用情况进行跟踪和监督，确保预付款项用于采购合同约定的项目。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估：识别可能面临的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法：对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.针对市场价格波动风险：采购部门可通过与供应商签订长期合同、套期保值、关注市场动态等方式，降低价格波动对采购成本的影响。2.对于供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，在采购合同中明确违约责任条款，增加供应商违约成本。同时，建立供应商违约预警机制及时发现和处理供应商违约迹象。3.质量风险方面：严格供应商质量评估和管理，加强采购物资和服务的检验和验收环节不放过任何质量问题。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务措施，对出现质量问题的供应商及时采取整改、更换等措施。4.法律风险防范：采购合同签订前，由法务部门进行审核确保合同合法合规。采购人员应加强法律法规学习，提高法律意识，避免因法律知识不足导致采购行为违法违规。(三)风险管理监督与改进1.建立采购风险管理监督机制：定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险管理中存在的问题和不足。2.根据监督评估结果：对采购风险管理措施进行调整和改进，不断完善采购风险管理体系，提高风险管理水平，确保采购活动的顺利进行。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息：包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。信息来源可包括市场调研、供应商提供、行业报告网络媒体等。2.建立采购信息收集渠道：与供应商、行业协会、专业咨询机构等建立良好的沟通联系，定期收集和整理各类采购信息，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息分析与利用1.对收集到的采购信息进行分析和研究：通过数据分析、趋势分析、对比分析等方法，挖掘信息背后隐藏的规律和价值，为采购决策提供支持。2.根据采购信息分析结果：及时调整采购策略和计划，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。同时，将采购信息分析结果反馈给相关部门，为公司整体决策提供参考。（三）采购信息档案管理1.采购部门应建立完善的采购信息档案管理制度：对采购过程中产生的各类信息进行分类、整理、归档保存，确保采购信息的完整性和可追溯性。2.采购信息档案应包括采购申请表、采购合同、供应商资料、报价文件、验收报告、付款凭证等相关文件和资料：档案保存期限应符合公司规定和法律法规要求，以便在需要时能够及时查阅和提供相关证明材料。六、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购部门应建立采购绩效评估体系：设定明确的评估指标，对采购工作的效率、质量、成本等方面进行全面评估。评估指标可包括采购任务完成率、采购成本降低率、采购物资质量合格率、供应商交货及时率、采购合同执行率等。2.根据评估指标的重要性和相关性：确定各项指标的权重，形成科学合理的采购绩效评估指标体系。（二）评估周期与方式1.采购绩效评估周期可分为月度、季度、年度评估：根据评估指标的特点和实际需要选择合适的评估周期。2.评估方式可采用自评、上级评估、相关部门评估相结合的方式：采购部门定期进行自评，总结采购工作的成绩和不足；上级领导对采购部门进行评估，提出改进意见和建议；相关部门如需求部门、质量部门、财务部门等对采购工作进行评价，提供反馈信息。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果：对采购部门和采购人员进行奖惩，激励