公证处事业单位采购制度

PAGE公证处事业单位采购制度一、总则（一）目的为了规范公证处事业单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公证处实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公证处事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规的规定，遵循法定程序。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正的原则，保障供应商的合法权益。3.公开性原则：采购活动应当公开透明，接受社会监督。4.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，节约采购成本。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购计划，组织采购活动，签订采购合同，验收采购项目等。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购资金，监督采购资金使用情况等。3.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的验收等。4.监督部门：负责对采购活动进行监督检查，受理投诉举报等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应当根据公证处事业发展规划和实际工作需要，编制年度采购预算。2.采购预算应当包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。3.采购预算应当按照规定的格式和要求进行编制，并报经财务部门审核。（二）预算执行1.采购管理部门应当严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经批准。3.财务部门应当按照采购合同约定及时支付采购资金，确保采购项目顺利实施。（三）预算监督1.监督部门应当对采购预算的编制、执行情况进行监督检查，确保采购预算的严格执行。2.采购管理部门应当定期向监督部门报告采购预算的执行情况，接受监督检查。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序发布投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判，确定成交供应商等活动。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序进行公示，组织专家论证，确定成交供应商等活动。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序成立询价小组，制定询价文件，组织询价，确定成交供应商等活动。四、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源、采购需求等内容。2.采购申请表应当经使用部门负责人签字确认后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应当对采购项目进行审核。2.审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额的合理性等。3.采购管理部门审核通过后，报分管领导审批。4.分管领导审批通过后，采购项目方可进入采购程序。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序发布招标公告、投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序成立谈判小组、询价小组，制定谈判文件、询价文件，组织谈判、询价，确定成交供应商等活动。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应当报财务部门备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购管理部门应当组织使用部门、财务部门等相关人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、性能指标等是否符合采购合同约定。3.验收合格后，验收人员应当在验收报告上签字确认。（六）付款1.财务部门应当按照采购合同约定及时支付采购资金。2.支付采购资金时，财务部门应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证。3.采购资金支付应当严格按照财政国库管理制度的有关规定执行。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购管理部门与成交供应商签订。2.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。3.采购合同应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.采购管理部门和成交供应商应当按照采购合同约定履行各自的义务。2.采购管理部门应当监督成交供应商的合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.成交供应商应当按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。（三）合同变更1.采购合同履行过程中，需要变更合同内容的，采购管理部门应当与成交供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应当作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或者出现法定终止情形的，采购合同终止。2.采购合同终止后，采购管理部门应当与成交供应商办理结算手续。（五）合同归档1.采购合同签订后，采购管理部门应当及时将采购合同归档保存。2.采购合同归档保存期限应当按照国家有关规定执行。六、采购监督管理（一）内部监督1.监督部门应当对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规。2.采购管理部门应当定期向监督部门报告采购活动的开展情况，接受监督检查。3.财务部门应当对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用。（二）外部监督1.采购活动应当接受社会监督，任何单位和个人有权对采购活动中的违法行为进行举报。2.监督部门应当及时受理举报，并