公安局采购内控制度

PAGE公安局采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公安局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安局机关及所属各部门、各派出机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动的公正性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公安局成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购领导小组由公安局主要领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门公安局设立专门的采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订与执行等工作。（三）采购监督部门公安局纪检监察部门作为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、技术要求、数量等信息，并对采购项目的质量、性能等负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，审查采购活动的合法性、合规性和效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据公安局的工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。同时，应充分考虑采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审批采购预算编制完成后，应按照规定的程序进行审批。采购执行部门将采购预算报采购领导小组审议，经公安局主要领导批准后执行。（三）预算调整采购预算一经批准，原则上不得调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理审批手续。需求部门应提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额等，经采购执行部门审核后，报采购领导小组审议，经公安局主要领导批准后进行调整。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购计划制定采购执行部门应根据公安局的工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。（二）采购文件编制采购执行部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购评审标准、采购合同文本等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。（三）采购信息发布采购执行部门应按照规定的方式和渠道发布采购信息。公开招标和邀请招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告和投标邀请书；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应在公安局内部网站或其他指定的媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间、供应商资格条件等内容，确保供应商能够及时了解采购项目的相关信息。（四）供应商资格审查采购执行部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等。采购执行部门应按照采购文件规定的资格条件进行审查，确保参加采购项目的供应商具备相应的资格和能力。（五）采购评审采购执行部门组织采购评审活动。采购评审应按照采购文件规定的评审标准和方法进行，确保评审过程的公平、公正、公开。采购评审委员会由采购人代表和评审专家组成，评审专家应从政府采购评审专家库中随机抽取。采购评审委员会应按照评审标准对供应商的投标文件或响应文件进行评审，推荐成交候选人或中标候选人。（六）采购合同签订采购执行部门根据采购评审结果，与成交供应商或中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购双方的权利和义务得到有效保障。（七）采购项目验收采购项目完成后，需求部门应组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。采购执行部门应将采购合同、验收报告等相关资料归档保存。六、采购风险管理（一）风险识别采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购程序违规等。（二）风险评估采购执行部门应根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。（三）风险应对采购执行部门应根据风险评估的结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险的采购项目，应采取重点监控、加强管理等措施；对于低风险的采购项目，可以采取常规管理、简化程序等措施。风险应对措施应具有针对性和可操作性，确保采购风险得到有效控制。（四）风险监控采购执行部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。风险监控应包括采购项目的执行情况、供应商的履约情况、采购资金的使用情况等。如发现采购风险发生变化或出现新的风险因素，应及时调整风险应对措施。七、采购绩效评价（一）评价指标采购绩效评价应建立科学合理的评价指标体系，评价指标应包括采购成本、采购质量、采购效率、采购合规性等方面。（二）评价方法采购绩效评价应采用定性和定量相结合的方法，如指标评分、问卷调查、数据分析等。评价方法应具有客观性和公正性，确保评价结果真实可靠。（三）评价周期采购绩效评价应定期进行，评价周期可以根据采购项目的特点和实际情况