公司采购询价管理制度

PAGE公司采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价方式。2.根据采购项目的特点和要求，收集相关市场信息，包括供应商资料、产品价格、质量标准等。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容。（三）询价实施1.采购部门向多家潜在供应商发送询价文件，要求供应商在规定时间内进行报价。2.询价文件应明确报价的截止日期、报价方式（如书面报价、电子报价等）及报价内容的要求。3.在询价过程中，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问。（四）报价评审1.采购部门对供应商的报价进行收集、整理和分析。2.评审内容包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。3.组织相关部门人员（如技术部门、质量部门、使用部门等）对报价进行综合评审，确定中标供应商。（五）合同签订1.确定中标供应商后，采购部门与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效。（六）采购验收1.采购物资到货后，采购部门通知相关部门进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。3.验收合格后，填写《采购验收单》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和《采购验收单》，办理付款申请手续。2.财务部门审核付款申请后，按照公司财务制度进行付款结算。三、询价相关职责分工（一）采购部门职责1.负责采购询价活动的组织和实施，制定询价计划和询价文件。2.收集、整理和分析供应商报价，组织报价评审，确定中标供应商。3.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。4.建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。（二）需求部门职责1.提出采购申请，明确采购物资或服务的需求和要求。2.参与报价评审，提供技术支持和使用意见。3.协助采购部门进行采购验收，对采购物资的使用情况进行反馈。（三）技术部门职责1.对采购物资的技术规格和质量标准提供专业意见。2.参与报价评审，评估供应商产品的技术可行性和先进性。（四）质量部门职责1.制定采购物资的质量验收标准。2.参与采购验收工作，对采购物资的质量进行检验和判定。（五）财务部门职责1.审核采购付款申请，按照公司财务制度进行付款结算。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。四、询价文件编制规范（一）基本信息1.询价文件应包含公司名称、询价项目名称、询价编号、询价日期等基本信息。2.明确询价文件的有效期。（二）采购需求明细1.详细列出采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求等内容。2.如有特殊要求，应在采购需求明细中注明。（三）技术规格要求1.对采购物资的技术参数、性能指标、技术标准等进行明确规定。2.提供必要的技术图纸、技术文件或技术说明。（四）报价要求1.明确报价的范围，包括采购物资或服务的价格、运输费、装卸费、税费等。2.规定报价的方式（如单价、总价）及报价货币单位。3.要求供应商注明价格有效期。（五）交货期要求1.明确采购物资或服务的预计交货日期或交货时间段。2.规定交货地点及交货方式。（六）售后服务要求1.要求供应商提供售后服务承诺，包括售后服务内容、售后服务期限、售后服务响应时间等。2.明确售后服务费用的承担方式。（七）其他要求1.如对供应商的资质、信誉、业绩等有要求，应在询价文件中注明。2.规定询价文件的答疑方式和截止日期。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。2.通过市场调研、供应商推荐、行业协会推荐等方式，收集潜在供应商信息。3.对潜在供应商进行资格审查和实地考察，评估其是否符合供应商选择标准。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定性和定量相结合的方式进行评估。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与约束1.对优秀供应商给予一定的激励措施，如优先采购、增加订单量、合作项目奖励等。2.对不合格供应商进行约束，如减少订单量、暂停合作、取消供应商资格等。3.建立供应商沟通机制，及时反馈供应商的表现情况，并要求供应商进行改进。六、询价过程监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购合同是否合法有效等。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对采购询价活动中违规行为的举报。（二）信息公开1.采购询价信息应在公司内部网站或公告栏上进行公开，包括采购项目名称、询价文件、供应商报价、中标供应商等信息。2.公开信息应保留一定期限，以便员工查阅和监督。（三）违规处理1.对采购询价活动中发现的违规行为，按照公司相关规定进行严肃处理。2.违规行为包括但不限于泄露询价信息、收受供应商贿赂、与供应商串通谋取私利等。3.对