上市公司档案管理规范制度汇编

上市公司档案管理规范制度汇编第一章总则第一条目的与依据为规范本公司档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，确保公司经营管理活动的连续性、真实性与合规性，依据国家有关档案管理的法律法规及证券监管机构的相关要求，结合本公司实际情况，特制定本制度汇编。第二条适用范围本制度汇编适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的档案管理工作。凡公司在各项经营管理、业务活动、行政管理、党群工作等过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属本制度管理范畴。第三条定义本制度所称档案，是指公司在各项工作中直接形成的，对公司具有查考利用价值、应当归档保存的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第四条基本原则档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：公司档案工作实行统一领导，明确各级管理职责，各单位协同配合。（二）真实准确、完整规范：确保归档档案的真实性、准确性、完整性和规范性，维护档案的历史面貌。（三）安全保密、依法利用：严格执行保密规定，保障档案安全，在符合法律法规的前提下，促进档案资源的合理利用。（四）科学管理、服务发展：运用科学方法和现代技术手段管理档案，为公司经营决策、业务发展和历史研究提供服务。第二章档案管理机构与人员第五条管理机构及职责公司综合管理部门是档案工作的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级部门有关档案工作的法律法规和方针政策；（二）制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施；（三）负责公司重要档案的接收、整理、保管、利用、鉴定和销毁工作；（四）指导和监督各单位的档案形成、收集、整理、预归档等工作；（五）组织档案管理人员的业务培训和学习交流；（六）负责公司档案信息化建设的规划与推进。各单位应指定专人（或兼职人员）负责本单位档案的收集、整理、预归档和向公司档案管理部门移交工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。第六条档案管理人员档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理人员的主要职责：（一）具体执行档案管理的各项规章制度；（二）负责本单位或本部门文件材料的收集、整理、鉴定、登记和预归档；（三）按规定向公司档案管理部门移交档案；（四）协助做好档案的利用服务工作；（五）维护档案的完整与安全，防止档案损毁、丢失和泄密。第三章档案的形成与收集第七条档案的形成公司各单位及员工在各项工作中形成的文件材料，均应符合国家及公司有关公文处理和档案管理的规定，确保文件材料的格式规范、内容真实、手续完备。第八条档案的收集档案收集工作应遵循“谁形成、谁收集”的原则，确保应归档的文件材料无遗漏。（一）各单位应在各项工作完成后，及时收集相关的文件材料，包括但不限于：决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、计划、总结、会议纪要、合同、协议、报表、图纸、声像资料、电子数据等。（二）对于公司重大活动、重要会议、重点项目等形成的档案材料，主办单位应指定专人负责收集、整理，并在活动或项目结束后及时向公司档案管理部门移交。（三）个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应及时交本单位档案管理人员或公司档案管理部门，不得私自留存或据为己有。第四章档案的整理与归档第九条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十条分类与编号公司档案按照年度、机构（或部门）、业务类别进行分类。档案管理部门应制定统一的档案分类方案和编号规则，并组织实施。第十一条归档要求（一）归档文件材料应齐全完整、字迹清楚、符合归档规格。手写材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的书写工具。（二）电子文件的归档应符合国家及行业关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件应与相应的纸质文件或其他载体文件一并归档，特殊情况无法一并归档的，应在归档说明中注明。（三）外文材料若有译文，应一并归档。（四）声像档案、实物档案等应标明事由、时间、地点、人物、作者等要素，并妥善包装。第十二条归档时间（一）日常管理性文件材料，一般在次年第一季度内完成整理归档。（二）专项工作、重点项目、重大活动形成的文件材料，在工作或活动结束后三个月内完成整理归档。（三）会计档案的归档按照国家及公司会计档案管理的相关规定执行。（四）其他特殊类型档案的归档时间，由档案管理部门根据实际情况确定。第五章档案的保管与保护第十三条档案库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。非档案管理人员未经许可不得进入库房。第十四条档案装具档案应使用符合国家标准的档案装具（如档案盒、档案柜等）进行存放，做到排列有序、标识清晰。第十五条档案保管档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复或复制。对具有永久保存价值或重要利用价值的档案，应采取特殊保护措施，如制作副本、进行数字化扫描等。第十六条档案移交与接收档案在公司内部单位之间移交，或因机构调整、人员变动等原因发生档案交接时，应办理严格的交接手续，填写《档案交接文据》，双方签字盖章，确保档案交接清晰、责任明确。第六章档案的利用与保密第十七条档案利用档案利用是档案工作的根本目的。公司档案管理部门应建立健全档案利用制度，简化利用手续，为公司各项工作提供便捷服务。（一）公司内部人员因工作需要查阅档案，须凭所在单位（部门）出具的证明或经单位（部门）负责人批准后，方可查阅。查阅秘密级以上档案，须经公司分管档案工作的领导批准。（二）外部单位或人员查阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司档案管理部门负责人批准，重大事项须报请公司分管领导批准。（三）查阅档案时，应在指定的阅档室进行。档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，不得转借、复制、勾画、涂改、抽换或损毁。（四）查阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（五）利用档案时，必须遵守国家有关保密规定和公司保密制度，不得泄露档案内容。第十八条档案复制与摘录因工作需要复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案管理部门证明章。第十九条档案保密档案管理部门及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密。（一）建立健全档案保密制度，明确保密范围和保密责任。（二）定期进行保密检查和保密教育，提高档案人员的保密意识。（三）对涉密档案的管理，应严格按照国家及公司有关涉密载体管理的规定执行，确保涉密档案的安全。第七章档案的鉴定与销毁第二十条档案鉴定公司档案管理部门应定期组织有关人员对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由公司档案管理部门、相关业务部门及保密部门人员共同组成鉴定小组进行。鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定和公司档案的实际价值，确定档案的存毁。第二十一条档案销毁对经鉴定确无保存价值的档案，应按规定程序进行销毁。（一）档案销毁前，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，报公司分管档案工作的领导批准后，方可销毁。（二）档案销毁应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程负责，确保档案确实被销毁。（三）严禁个人私自销毁档案材料。带有密级的档案销毁，应按照国家保密规定执行。（四）《档案销毁清册》应永久保存。第八章电子档案管理第二十二条总则电子档案是公司档案的重要组成部分。电子档案管理应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则，确保电子档案的长期保存和有效利用。第二十三条电子文件的形成与积累各单位在业务活动中形成的电子文件，应按照公司规定的格式和要求进行制作、存储和积累。重要电子文件应同时形成纸质文件或其他载体备份。第二十四条电子档案的归档与著录电子档案的归档应符合国家《电子文件归档与电子档案管理规范》要求。归档的电子档案应进行规范著录，建立详细的机读目录和检索系统。第二十五条电子档案的存储与备份电子档案应存储在符合安全要求的专用服务器或存储介质中。实行异地备份和定期备份制度，防止数据丢失或损坏。对存储电子档案的介质应进行规范管理和定期检测。第二十六条电子档案的利用与安全电子档案的利用应在授权范围内进行，建立严格的身份认证和访问控制机制。加强电子档案的安全管理，采取防病毒、防黑客攻击、数据加密等技术措施，保障电子档案的信息安全和内容不被非法篡改。第九章监督与责任追究第二十七条监督检查公司档案管理部门负责对各单位档案管理工作的执行情况进行定期或不定期监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。第二十八条责任追究对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，公司予以表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损毁、丢失、