高校档案工作制度汇编

PAGE高校档案工作制度汇编一、总则（一）目的为加强我校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及国家有关档案工作的规定，结合我校实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在从事教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）档案工作基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。学校档案工作接受上级档案行政管理部门的监督、指导，同时对校内各部门、各单位的档案工作进行监督和指导。（四）档案管理体制学校设立综合档案室，负责集中统一管理全校的档案。综合档案室在学校办公室领导下，履行档案管理的职能，对全校档案工作进行统筹规划、组织协调、监督检查和业务指导。各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的档案工作，并接受学校综合档案室的业务指导。二、档案机构及其职责（一）学校档案工作领导小组学校成立档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长，各相关职能部门负责人为成员。档案工作领导小组的职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作的发展规划和规章制度。2.研究决定学校档案工作中的重大问题，协调解决档案工作中的困难和矛盾。3.监督检查学校档案工作的执行情况，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。（二）综合档案室综合档案室是学校档案管理的职能部门，其主要职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作的规章制度和业务规范。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。3.对校内各部门、各单位的档案工作进行监督、检查和业务指导，组织开展档案工作人员的业务培训。4.开发利用档案信息资源，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供服务。5.做好档案的安全保密工作，确保档案的完整与安全。（三）各部门、各单位档案工作岗位职责各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的档案工作，其岗位职责是：1.负责收集、整理本部门、本单位在各项活动中形成的各种门类和载体的档案，确保档案的齐全完整。2.按照学校档案工作的规章制度和业务规范，对收集的档案进行分类、整理、编目和装订，使其达到规范化、标准化的要求。3.定期将整理好的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。4.负责本部门、本单位档案的日常管理和安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。5.积极配合学校综合档案室开展档案的编研和利用工作，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供档案信息服务。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案的收集范围包括：1.党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委等组织在工作中形成的文件材料。2.行政类：主要包括学校行政部门在行政管理活动中形成的文件材料。3.教学类：主要包括学校教学管理、教学研究、教学实践等活动中形成的文件材料。4.科研类：主要包括学校科研项目管理、科研成果鉴定、科研奖励等活动中形成的文件材料。5.人事类：主要包括学校人事管理、师资队伍建设、职称评审等活动中形成的文件材料。6.学生类：主要包括学生招生、学籍管理、奖惩、毕业等活动中形成的文件材料。7.财会类：主要包括学校财务预算、决算、会计凭证、账簿等文件材料。8.基建类：主要包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等活动中形成的文件材料。9.设备类：主要包括学校教学、科研、行政等设备的购置、使用、维护等活动中形成的文件材料。10.声像类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。11.电子类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的电子文件、数据库等电子信息材料。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备，制成材料和书写材料应符合耐久性要求。2.归档的文件材料应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行分类整理，同一事由的文件材料应集中在一起。3.归档的文件材料应进行编号、编目，编制页号或件号，填写卷内目录、备考表等。4.归档的文件材料应装订整齐，采用线绳三孔左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。5.归档的文件材料应在规定的时间内移交学校综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）特殊载体档案的收集与归档1.照片档案：学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的照片，应及时收集整理归档。照片应按时间顺序或专题进行分类，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。2.录音录像档案：学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的录音、录像资料，应及时收集整理归档。录音录像资料应注明录制时间、地点、内容、录制人等信息，并进行分类编号。3.电子档案：学校在教学、科研、管理等活动中形成的电子文件，应按照国家有关电子档案管理的规定进行收集整理归档。电子文件应进行分类、编号、存储，确保其真实性、完整性和可读性。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度：将档案按形成年度进行划分。2.机构（问题）：将档案按形成部门或问题进行划分。3.保管期限：将档案按保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校各项工作具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映学校一般职能活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映学校局部职能活动，在较短时间内对学校工作有参考价值的档案。（三）整理步骤1.区分全宗：将学校各部门、各单位形成的档案分别整理，一个部门、一个单位形成的档案为一个全宗。2.分类：按照年度机构（问题）保管期限分类法对档案进行分类。3.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法组成案卷。组卷时应注意保持文件之间的有机联系，卷内文件数量应适中，便于保管和利用。4.编目：对整理好的档案进行编号、编目，编制卷内目录、备考表等。卷内目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；备考表应注明卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.装订：对组卷后的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。五、档案的保管与保护（一）保管场所学校综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。档案密集架应排列整齐，便于档案的存放和查找；档案柜应坚固耐用，能够有效保护档案；温湿度计应定期校准，确保测量准确；灭火器应定期检查，确保性能良好；防虫药应定期更换，防止虫害滋生；吸尘器应定期清理，保持库房清洁。（三）档案的存放档案应按照分类编号顺序存放在档案密集架或档案柜中，不同保管期限、不同门类的档案应分开存放。档案存放应整齐有序，便于查找和利用。（四）档案的保护措施1.防火：档案库房应安装防火报警装置，配备灭火器材，严禁在库房内吸烟和使用明火。2.防潮：档案库房应采取防潮措施，如安装除湿机、密封门窗等，防止档案受潮发霉。3.防虫：档案库房应采取防虫措施，如放置防虫药、定期通风换气等，防止档案被虫蛀。4.防盗：档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范，防止档案被盗。5.防光：档案库房应采用防光窗帘、灯罩等，避免阳光直射档案，防止档案褪色、老化。6.防尘：档案库房应保持清洁，定期打扫，防止灰尘污染档案。7.防有害气体：档案库房应远离污染源，防止有害气体侵蚀档案。（五）档案的定期检查学校综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。检查应做好记录，发现问题应及时采取措施进行处理。对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整与安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的观点、历史的观点和发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由学校办公室、综合档案室、相关业务部门等人员组成。档案鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的保管期限、价值大小等因素，对档案进行逐卷、逐件鉴定。鉴定时应参考档案的目录、卷内文件、备考表等，了解档案的内容和形成过程。对保管期限已满、确无保存价值的档案，应提出销毁意见；对保管期限未满，但已失去利用价值的档案，也可提出销毁意见。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、卷号、件号等信息。2.审批：销毁清册应报学校档案工作领导小组审批，经批准后方可销毁。3.销毁：销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.备案：销毁清册应一式两份，一份由学校综合档案室留存备案，一份交学校档案工作领导小组办公室备案。七、档案的统计与移交（一）统计工作学校综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计工作应做到及时、准确、全面，定期向上级档案行政管理部门和学校领导报送档案统计报表。（二）移交工作1.校内移交：各部门、各单位应定期将整理好的档案移交学校综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.向档案馆移交：按照国家有关规定，学校应定期将具有永久保存价值的档案向当地档案馆移交。移交时应编制档案移交目录，办理交接手续。八、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、方便的原则，在确保档案安全保密的前提下，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供优质高效的服务。（二）利用方式1.查阅：利用者可到学校综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：利用者因工作需要可借阅档案，借阅时应填写借阅申请表，经学校综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经学校综合档案室负责人批准后，办理复制手续。复制档案应注明复制日期、复制人等信息。（三）利用服务学校综合档案室应积极主动地为利用者提供服务，热情接待利用者，及时准确地查找档案，解答利用者的咨询。同时，应加强档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具、编研资料等，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供参考依据。九、档案工作人员职责与要求（一）职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守学校档案工作的规章制度。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作，确保档案工作的规范化、标准化。3.对校内各部门、各单位的档案工作进行监督、检查和业务指导，组织开展档案工作人员的业务培训。4.积极开发利用档案信息资源，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供服务。5.做好档案的安全保密工作，确保档案的完整与安全。（二）要求1.政治素质高：档案工作人员应具有较