高校机要管理工作制度

PAGE高校机要管理工作制度一、总则（一）目的为加强高校机要管理工作，确保学校机要信息的安全、准确、及时传递和有效利用，保障学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位涉及机要管理工作的人员及相关业务。（三）基本原则1.安全保密原则：机要信息的存储、传输、使用等环节必须严格遵守保密规定，确保信息不泄露。2.准确及时原则：机要工作要保证信息内容准确无误，传递及时高效，不得延误。3.规范操作原则：机要管理工作应按照规定的流程和标准进行操作，确保工作的规范性和严肃性。二、机要文件管理（一）文件的收发1.收文机要室负责接收上级机关、其他单位发来的机要文件。收到文件后，应及时进行登记，详细记录文件的名称、文号、发文机关、日期、份数等信息。对收到的机要文件进行初步审核，检查文件是否完整、有无破损等情况。如发现问题，应及时与发文机关联系。将审核后的机要文件按照规定的范围和程序进行传阅或分送。传阅文件时，应填写传阅单，记录传阅人员姓名、时间等信息，确保文件传递的准确性和及时性。2.发文学校各部门、各单位拟发机要文件，应填写发文稿纸，经部门负责人审核签字后，送机要室登记编号。机要室对发文稿纸进行审核，重点审核文件内容是否符合法律法规和学校政策，格式是否规范等。审核无误后，进行编号、打印、盖章等操作。发文应严格按照规定的份数印制，多余的文件应及时销毁。文件印制完成后，机要室应将文件封装，并按照规定的方式进行传递。（二）文件的传阅1.机要文件应按照规定的范围进行传阅，不得擅自扩大传阅范围。传阅文件时，应遵循“传阅人不得擅自留存文件、不得横传文件、不得泄露文件内容”的原则。2.传阅文件应使用专用的传阅夹，传阅夹应编号管理。传阅文件时，传阅人应在传阅夹上签字，注明传阅时间。3.机要室应定期对传阅文件进行跟踪催办，确保文件传阅及时、完整，避免文件积压。（三）文件的归档与保管1.归档机要文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档，交机要室统一保管。归档文件应齐全完整，按照规定的分类方法进行整理。机要室应定期对归档文件进行检查，发现问题及时处理。对不符合归档要求的文件，应督促承办部门进行整改。2.保管机要室应设立专门的机要文件库房，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。机要文件应分类存放，按照年度、保管期限等进行排列。对重要的机要文件，应采取专柜存放、专人保管等措施。机要室应建立机要文件保管台账，详细记录文件的入库、出库、借阅等情况。定期对保管的机要文件进行盘点，确保账物相符。（四）文件的查阅与借阅1.查阅校内人员因工作需要查阅机要文件，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到机要室查阅。查阅时，机要室应安排专人在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照文件内容。查阅人员查阅完毕后，应将文件归还机要室，机要室工作人员应认真核对文件，确保文件无损坏、无丢失。2.借阅因特殊情况需要借阅机要文件的，应填写借阅申请表，经学校分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的机要文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、圈划、批注等。借阅期满后，应及时归还机要室。（五）文件的清退与销毁1.清退按照上级机关的要求，机要室应及时对需要清退的机要文件进行清理，填写清退清单，经核对无误后，将文件退还上级机关。清退文件时，应确保文件的完整性，不得遗漏。对清退过程中发现的问题，应及时与上级机关沟通解决。2.销毁对已超过保管期限、失去保存价值的机要文件，机要室应定期进行销毁。销毁文件应填写销毁清单，经学校分管领导批准后，由机要室会同保密部门共同进行销毁。销毁文件应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在销毁清单上签字确认。三、机要通信管理（一）通信设备管理1.学校机要通信应使用专用的通信设备，如加密传真机、加密计算机等。通信设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行。2.机要通信设备应指定专人负责管理，管理人员应严格遵守操作规程，不得擅自更改设备设置。3.对机要通信设备的维修、更换等情况，应进行详细记录，确保设备的使用安全和信息安全。（二）通信内容管理1.机要通信内容应严格保密，不得泄露给无关人员。通信人员应使用加密语言或密码进行通信，确保通信内容的保密性。2.发送机要通信时，应认真核对通信对象、通信内容等信息，确保通信准确无误。通信完毕后，应及时删除通信记录，防止信息泄露。3.接收机要通信时，应按照规定的程序进行处理，不得擅自转发或扩散通信内容。对重要的机要通信，应及时向相关领导汇报。（三）通信安全管理1.机要通信应采取必要的安全措施，如加密传输、身份认证等，确保通信过程的安全性。2.通信人员应定期更换通信密码，密码应具有一定的强度和复杂性，不得使用简单易猜的密码。3.对机要通信设备和通信线路应加强安全防护，防止网络攻击、病毒感染等情况的发生。如发现安全问题，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。四、机要会议管理（一）会议筹备1.召开机要会议，主办部门应提前制定会议方案，明确会议的主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。会议方案应报学校分管领导批准。2.机要会议的参会人员应严格按照会议通知要求确定，不得擅自扩大或缩小参会范围。对参会人员的资格进行审核，确保参会人员具备相关的业务知识和保密意识。3.会议筹备过程中，应做好会议场地的布置、设备的调试、文件资料的准备等工作。会议文件资料应严格保密，不得提前泄露会议内容。（二）会议组织1.机要会议应严格按照会议议程进行，不得随意变更会议内容和时间。会议主持人应认真履行职责，确保会议顺利进行。2.会议期间，应安排专人负责会议记录，记录内容应准确、完整。会议记录应妥善保管，按照规定的期限进行归档。3.会议过程中，应加强对会议现场的管理，维护会议秩序。对会议讨论的重要事项和决策，应严格保密，不得在会议外传播。（三）会议文件管理1.机要会议结束后，主办部门应及时收回会议文件资料，进行整理归档。对会议形成的数据、材料等，应按照规定的要求进行处理，确保信息安全。2.会议文件资料的查阅和借阅应按照机要文件管理的相关规定执行，未经批准，不得擅自查阅和借阅会议文件资料。3.对涉及学校重要决策、机密事项的会议文件资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等，防止文件丢失和信息泄露。五、机要人员管理（一）人员配备1.机要室应配备政治素质高、业务能力强、保密意识好的机要人员。机要人员应经过严格的选拔和培训，具备相应的专业知识和技能。2.机要人员的数量应根据学校机要管理工作的实际需要确定，确保机要工作的高效开展。（二）岗位职责1.机要室主任岗位职责负责机要室的全面管理工作，制定机要工作计划和规章制度，并组织实施。组织机要人员的业务培训和考核，提高机要人员的业务水平和综合素质。协调机要室与学校各部门、各单位之间的工作关系，确保机要工作的顺利进行。对机要文件、通信、会议等机要管理工作进行审核和把关，确保机要信息的安全。及时向上级主管部门汇报机要工作情况，完成上级交办的其他工作任务。2.机要文件管理人员岗位职责负责机要文件的收发、传阅、归档、保管、查阅、借阅、清退、销毁等工作。对机要文件进行登记、编号、分类、整理等操作，确保文件管理的规范化。定期对机要文件进行盘点，核对文件数量和内容，发现问题及时处理。严格遵守机要文件管理的保密规定，不得泄露文件内容。3.机要通信管理人员岗位职责负责机要通信设备的管理和维护，确保设备正常运行。按照规定的程序进行机要通信，保证通信内容的安全和准确。对机要通信记录进行整理和保管，不得擅自删除或泄露通信记录。加强机要通信安全防护，及时发现和处理通信安全问题。4.机要会议管理人员岗位职责负责机要会议的筹备、组织和文件管理工作。制定机要会议方案，报学校分管领导批准后组织实施。安排会议记录人员，确保会议记录准确、完整。对会议文件资料进行整理归档，严格按照规定进行查阅和借阅管理。（三）培训与考核1.学校应定期组织机要人员参加业务培训，培训内容包括法律法规、保密知识、业务技能等方面。培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.机要人员应积极参加培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。培训结束后，应进行考核，考核结果作为机要人员晋升、奖励等的依据。3.对机要人员的考核应包括德、能、勤、绩、廉等方面，重点考核机要人员的工作业绩和保密意识。考核应定期进行，考核结果应及时反馈给机要人员，并作为机要人员调整岗位、薪酬等的依据。（四）保密纪律1.机要人员应严格遵守国家保密法律法规和学校保密制度，保守机要信息秘密。不得泄露机要信息给无关人员，不得在公共场所谈论机要工作。2.机要人员在工作中应注意言行举止，不得随意透露工作内容和工作情况。对涉及机要信息的文件、资料、设备等应妥善保管，不得擅自带出工作场所。3.机要人员离职或调动工作时，应及时办理机要文件、设备等的交接手续，交接手续应严格按照规定进行，确保交接清楚、无遗漏。六、监督与检查（一）监督机制1.学校应建立机要管理工作监督机制，定期对机要管理工作进行检查和评估。监督检查工作由学校保密委员会负责组织实施。2.机要室应定期对自身工作进行自查自纠，发现问题及时整改。对自查情况应进行记录，并向上级主管部门报告。（二）检查内容1.机要文件管理情况，包括文件的收发、传阅、归档、保管、查阅、借阅、清退、销毁等环节是否符合规定。2.机要通信管理情况，包括通信设备的管理、通信内容的保密、通信安全防护等方面是否到位。3.机要会议管理情况,包括会议的筹备、组织、文件管理等工作是否规范。4.机要人员管理情况，包括人员配备、岗位职责履行、培训与考核、保密纪律执行等方面是否符合要求。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、