档案室责任人工作制度

PAGE档案室责任人工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案资料的完整性、准确性、安全性和可利用性，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案管理工作的部门及人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案室归口负责。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家法律法规及行业标准。3.安全保密原则：确保档案信息安全，防止档案资料泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供便捷服务。二、档案室职责（一）档案收集与整理1.负责接收和收集公司各部门形成的各类档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像等。2.按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目和装订，确保档案资料的系统性和规范性。（二）档案保管1.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案安全存放。档案柜应定期检查，确保其结构牢固，无损坏变形，能够有效保护档案。防火防盗设备应定期维护和测试，保证其性能良好，能正常发挥作用。温湿度控制设备应根据档案保管要求，合理调节室内温湿度，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.对档案进行定期清点和检查，及时发现并处理档案的破损、霉变、褪色等问题。3.做好档案的防虫、防鼠、防潮、防尘等工作，确保档案质量。（三）档案利用与借阅1.建立档案利用制度，为公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，积极主动地为公司各项工作提供档案信息支持。2.严格履行档案借阅手续，要求借阅人填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经相关负责人审批后，方可借阅档案。3.对借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，确保档案借阅情况可追溯。4.督促借阅人按时归还档案，对逾期未还的借阅人进行催还，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员责任。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出鉴定意见。2.对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。销毁前应编制销毁清册，经相关领导审批后，在指定地点进行销毁，并由监销人员签字确认。（五）档案信息化管理1.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.负责档案信息的录入、扫描和上传工作，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于查询和管理。3.加强对档案管理信息系统的维护和管理，保证系统的正常运行，防止数据丢失和泄露。三、档案室责任人职责（一）全面负责档案室管理工作1.制定和完善档案室各项管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.组织实施档案管理工作计划，合理安排档案管理人员的工作任务，提高工作效率。（二）档案业务指导1.对公司各部门的档案管理工作进行业务指导，帮助其规范档案收集、整理、保管等工作流程。2.定期组织档案业务培训，提高公司全体员工的档案意识和档案管理水平。（三）档案安全管理1.负责档案室的安全保卫工作，落实安全防范措施，确保档案实体安全。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。（四）档案利用服务1.积极主动地为公司各部门提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案资料。2.了解公司业务需求，根据实际情况，不断优化档案利用流程，提高服务质量。（五）档案鉴定与销毁审核1.参与档案鉴定工作，对档案鉴定意见进行审核，确保鉴定结果准确合理。2.严格把关档案销毁环节，审核销毁清册和审批手续，确保档案销毁工作符合规定要求。四、档案收集与归档（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件等。2.合同协议，如采购合同、销售合同、租赁合同等。3.财务报表、审计报告、税务资料等。4.工程图纸、技术资料、产品样本等。5.会议记录、纪要、决议等。6.人事档案，包括员工入职资料、培训记录、考核评价等。7.照片、音像资料，如公司活动照片、重要会议录像等。8.其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案资料应保持原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）归档时间1.一般文件应在形成后的次年上半年归档。2.重要会议文件、重大项目文件等应在会议结束或项目完成后的一个月内归档。3.合同协议等应在合同履行完毕后的一周内归档。（四）归档流程1.各部门档案收集人员对收集到的档案资料进行初步整理，按照档案分类标准进行分类。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。3.档案室档案管理人员对移交的档案进行核对、签收，对不符合要求的档案，及时退回移交部门补充完善。五、档案分类与编号（一）分类标准1.公司档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等十大类。2.每大类下再根据档案内容的具体性质和特点进行细分小类。例如，行政管理类可细分为公文、会议、机要、保密、信访等小类。（二）编号方法1.采用层次分类编号法，对档案进行编号。编号由全宗号、目录号、案卷号、件号组成。2.全宗号：公司档案全宗号为[具体全宗号]。3.目录号：根据档案分类，每一大类赋予一个目录号，用三位数字表示。例如，行政管理类目录号为001，党群工作类目录号为002。4.案卷号：每一本装订成册的案卷赋予一个案卷号，用四位数字表示。案卷号按年度流水编制。5.件号：每一案卷内的文件按顺序编号为件号，用两位数字表示。件号从“01”开始编制。（三）编号示例以一份行政管理类的公文档案为例，其编号为：[全宗号]001000101。其中，[全宗号]为公司档案全宗号，001为行政管理类目录号，0001为该类档案的案卷号，01为该案卷内文件的件号。六、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。定期保管的档案，在保管期限届满后，按照规定进行鉴定和销毁。（二）库房管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度符合档案保管要求。2.档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。3.档案柜应排列整齐，标识清晰，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保护措施1.对纸质档案，应采取防虫、防鼠、防潮、防尘、防火、防盗等措施。定期检查档案，发现问题及时处理。2.对电子档案，应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点。同时，要做好电子档案的病毒防护和数据安全管理工作。七、档案利用与借阅（一）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要，可到档案室查阅档案资料。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：确因工作需要，需将档案带出档案室的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体借阅期限]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（二）利用手续1.查阅档案：查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并做好查阅记录。2.借阅档案：借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案室责任人审批后，方可借阅档案。借阅人应在借阅期限届满前归还档案，如需续借，应提前[具体续借申请期限]天办理续借手续。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应报公司领导批准，并采取必要的安全保护措施。3.查阅、借阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散档案。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室责任人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保存价值、历史意义、现实利用需求等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已过保管期限的档案，应重点审查其是否涉及公司重要历史遗留问题、法律纠纷等，如有此类情况，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出鉴定意见，编制销毁清册。销毁清册应包括档案名称、数量、保管期限、鉴定意见等内容。2.销毁清册经档案室责任人审核后，报公司领导审批。3.经批准后，在指定地点进行销毁。销毁时，应安排专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。九、档案信息化管理（一）系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化录入、存储、检索和利用。2.档案管理信息系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、查询统计、借阅管理、鉴定销毁等功能模块，满足公司档案管理工作的实际需求。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理信息系统的要求，及时将纸质档案的内容录入系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。同时，要做好系统的维护和更新工作