档案安全保管工作制度

PAGE档案安全保管工作制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的安全保管，确保档案的完整性、准确性和保密性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的安全管理。（三）基本原则1.安全第一原则将档案安全保管放在首位，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.预防为主原则加强档案安全保管的日常管理和监督检查，提前发现并消除安全隐患，预防安全事故的发生。4.责任明确原则明确各部门及人员在档案安全保管工作中的职责，做到责任到人。二、档案保管机构及人员职责（一）档案保管机构公司设立专门的档案管理部门，负责集中统一管理公司各类档案。档案管理部门应具备符合安全保管要求的场所、设施和设备。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计等日常工作，确保档案的完整和有序。2.严格执行档案安全保管制度，落实安全防范措施，保障档案的安全。3.对档案的利用情况进行登记和跟踪，确保档案的合理使用。4.定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时报告并处理。5.参加档案安全培训，提高安全意识和业务能力。三、档案收集与整理安全要求（一）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应真实、完整，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对重要档案的收集过程，应做好记录，确保档案来源清晰可查。（二）整理要求1.按照档案分类标准对收集的档案进行科学分类，确保分类准确、合理。2.对档案进行编号、编目，编制检索工具，便于查找和利用。3.档案整理过程中，应保持档案的原始面貌，不得随意剪裁、拼接或损坏档案。四、档案归档安全规定（一）归档时间各部门应在规定的时间内将整理好的档案移交档案管理部门归档。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年完成归档。（二）归档手续1.档案移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确移交档案的名称、数量、日期等信息。2.交接双方应签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。五、档案保管场所与设施安全（一）保管场所选择1.选址要求档案保管场所应选择在地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方。2.环境要求保管场所应保持清洁卫生，温度、湿度适宜，避免阳光直射和有害气体侵蚀。（二）保管设施配备1.档案柜架应选用坚固耐用、防火、防潮、防虫的档案柜架存放档案，确保档案存放安全。2.温湿度调节设备配备必要的温湿度调节设备，如空调、除湿机等，将保管场所的温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火设备安装火灾自动报警系统、灭火设备等，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。4.防盗设备安装防盗门窗、监控设备等，加强对保管场所的安全防范，防止档案被盗。5.防虫防鼠设备配备防虫、防鼠药品和器材，如驱虫剂、鼠夹等，防止档案受到虫害和鼠害。六、档案保管操作安全规范（一）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。（二）档案搬运1.在搬运档案时，应轻拿轻放，避免碰撞和挤压，防止档案损坏。2.搬运过程中，应采取必要的防护措施，如包装、遮盖等，确保档案安全。（三）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案的数量、完整性等情况，确保账实相符。2.每月对档案保管情况进行检查，重点检查档案的存放环境、保管设施等是否正常，发现问题及时处理。3.每年对档案进行全面清查，编制档案清查报告，对发现的问题进行分析和总结，提出改进措施。七、档案数字化安全管理（一）数字化设备管理1.对用于档案数字化的设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行。2.数字化设备应专人专用，操作人员应经过培训，熟悉设备操作流程和安全要求。（二）数字化过程安全1.在档案数字化过程中，应采取数据备份、加密等措施，确保数据安全。2.对数字化过程中产生的中间数据和最终数据，应进行严格的管理和存储，防止数据泄露和丢失。（三）数字化成果管理1.对数字化档案进行分类存储，建立相应的索引和目录，便于查询和利用。2.定期对数字化档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和完整性。八、档案利用安全管理（一）利用申请与审批1.公司内部人员因工作需要利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，批准后方可提供利用。（二）利用场所管理1.档案利用应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出保管场所。2.利用场所应保持安静、整洁，不得在利用场所吸烟、饮食等，防止档案受到污染。（三）利用过程监督1.档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保利用人员按照规定使用档案，不得擅自涂改、复制、转借档案。2.利用结束后，利用人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。九、档案安全应急处置（一）应急预案制定档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急措施等内容。应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生火灾、水灾、盗窃等安全事故时，应立即启动应急预案，采取相应的应急措施，如灭火、排水、报警等，最大限度地减少损失。2.对受损档案应及时进行抢救和修复，尽可能恢复档案的原貌和信息。3.事故处理完毕后，应及时对事故原因进行调查和分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事故再次发生。十、档案安全培训与教育（一）培训计划制定档案管理部门应制定年度档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等要求。培训计划应根据公司实际情况和档案安全管理需要进行制定和调整。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准2.档案安全保管知识和技能3.档案利用安全规定4.档案安全应急处置知识（三）培训方式1.内部培训定期组织档案管理人员和相关利用人员进行内部培训，邀请专家进行授课或由档案管理人员进行讲解。2.外部培训根据需要，选派档案管理人员参加外部专业培训，学习先进的档案安全管理理念和技术。十一、档案安全监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案安全保管情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司内部审计部门应定期对档案安全保管工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况和安全措施的落实情况。（二）考核评价1.建立档案安全考核评