机关单位档案工作制度

PAGE机关单位档案工作制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关单位的档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实、完整、有效原则档案的形成应真实反映机关工作活动的全过程，内容完整、手续完备，具有保存价值和利用价值。3.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率和服务质量。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立机关单位档案工作领导小组，由单位主要领导任组长，各部门负责人为成员。领导小组下设综合档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案工作领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案工作规章制度和发展规划。2.指导、协调和监督本机关各部门的档案工作，解决档案工作中的重大问题。3.定期对档案工作进行检查和考核，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。（三）综合档案室职责1.贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，落实本机关档案工作规章制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本机关的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导本机关各部门的文件材料收集、整理和归档工作，对兼职档案员进行业务培训。4.开发利用档案信息资源，为机关工作提供档案资料服务，编研档案资料，编写大事记、组织沿革等参考资料。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理效率和服务水平。6.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施设备，确保档案实体安全。三、档案的收集与归档（一）归档范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.本机关形成的各种文件材料，包括党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。3.本机关召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录、纪要等。4.本机关在业务活动中形成的各种文件材料，如业务报表、调查研究报告、技术资料、图纸、照片、录音、录像等。5.本机关涉及的重要事件、重大活动形成的文件材料，包括请示、报告、领导批示、处理结果等。6.本机关工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作业绩、科研成果、获奖情况等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，符合档案整理要求。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门应定期将收集的文件材料移交综合档案室，移交时应填写《文件材料移交清单》，双方签字确认。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档。2.跨年度办理的文件材料，在办结后及时归档。3.重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后一个月内归档。（四）归档程序1.分类按照档案的形成来源、时间、内容和形式等特征，对文件材料进行分类。分类应遵循便于管理和利用的原则，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、基建管理类、设备管理类等。2.组卷将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。卷内文件材料应排列有序，编号清晰。3.编目对案卷进行编目，包括填写卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应包括序号、文号（或责任者）、题名、日期、页号、备注等项目；备考表应填写本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容。4.装订对卷内文件材料进行装订，拆除金属物，采用三孔一线或缝纫机装订，确保整齐牢固。5.装盒将装订好的案卷装入档案盒，并在档案盒上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。四档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.全宗内档案分类采用年度机构（问题）保管期限分类法，即将档案按年度分开，在每个年度内按机构（问题）分类，再按保管期限排列。2.案卷排列按保管期限、年度、机构（问题）顺序排列，同一保管期限的案卷按年度先后顺序排列，同一年度的案卷按机构（问题）顺序排列。3.编号对全宗内的档案进行编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、案卷号等。全宗号由上级档案行政管理部门赋予；年度采用公元纪年，用阿拉伯数字表示；保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）；机构（问题）代码根据本机关机构设置情况编制；案卷号按排列顺序编写，每年从“1”开始。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、案卷号、题名、起止日期、页数、保管期限、备注等项目；卷内文件目录应包括序号、文号（或责任者）、题名、日期、页号、备注等项目。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备、防虫药品等。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具进行存放。2.档案柜、档案架应排列整齐，便于通风和查找。档案盒应按规定格式填写，字迹清晰，标识准确。（三）档案保管要求1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和清点。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制；对霉变、虫蛀的档案应采取相应的防治措施。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。电子档案的存储环境应符合相关要求，确保电子档案的安全和可读。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、专人保管等。4.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。对借出的档案应及时催还，确保档案按时归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和辩证的分析方法，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员和有关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案与机关工作的关系及利用价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其价值，确定保管期限。2.分析比较法对同类档案进行分析比较，找出档案之间的差异和共同点，判断其价值，确定保管期限。3.专家咨询法对专业性较强的档案，可咨询有关专家的意见，判断其价值，确定保管期限。（五）保管期限划分1.永久保管的档案反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。如本机关制定的重要法规、规章、政策文件，重要会议记录、纪要，重要人事任免文件，重大事件、重大活动的文件材料，财务决算、审计报告等。2.长期保管的档案在相当长时期内对本机关工作有查考利用价值的档案。保管期限为30年。如本机关的一般业务文件材料，年度工作计划、总结，一般人事档案，一般财务档案等。3.短期保管的档案在较短时期内对本机关工作有查考利用价值的档案。保管期限为10年。如本机关的一般性文件材料，临时性工作文件材料，短期人事档案，短期财务档案等。（六）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、案卷号、题名、起止日期、页数、备注等项目，并由鉴定小组成员签字确认。3.将《档案销毁清册》报机关单位档案工作领导小组审批，经批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时应严格执行保密制度，确保档案信息不泄露。销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁方式和日期。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、安全保密的原则，充分发挥档案的作用，为机关工作和社会发展服务。（二）利用范围1.机关内部各部门在工作中查阅档案，为决策、执行、监督等工作提供依据。2.机关工作人员因工作需要查阅本人档案或与本人工作相关的档案。3.外单位因工作需要查阅本机关档案，应按照有关规定办理查阅手续。4.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅本机关档案，应按照有关规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅机关内部各部门和工作人员可直接到综合档案室查阅档案。查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅目的等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制根据利用者的需求，可对档案进行复制。复制档案应经综合档案室负责人批准，并在《档案复制登记表》上注明复制日期、复制人姓名、部门、复制内容、复制目的等信息。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案证明章。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用内容、利用目的、查阅或借阅期限、复制份数等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。（五）利用监督综合档案室应加强对档案利用的监督管理，定期检查档案利用情况，确保档案利用工作规范、有序进行。对违反档案利用规定的行为，应及时制止并进行处理。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为档案信息资源的开发利用提供有力支持。（二）建设内容1.档案管理系统建设建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、检索、借阅、审批、统计分析等功能，能够与机关内部其他业务系统进行数据交换和共享。2.档案数字化建设对重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。数字化档案应包括档案原文、目录、元数据等信息，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.网络安全建设加强档案信息化网络安全建设，建立健全网络安全管理制度，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等安全措施，确保档案信息网络的安全稳定运行。（三）数据管理1.建立档