学校行政办工作制度

PAGE学校行政办工作制度一、总则（一）目的本工作制度旨在规范学校行政办的各项工作流程，提高行政办公效率，确保学校各项行政事务的顺利开展，为学校教学、科研及管理工作提供坚实的保障，促进学校整体事业的健康发展。（二）适用范围本制度适用于学校行政办全体工作人员，涵盖行政办所负责的各类行政事务处理、文件管理、会议组织、接待安排、后勤保障等工作领域。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及教育主管部门的相关规定，确保行政办各项工作在合法合规的框架内进行。2.规范性原则建立健全各项工作规范和流程，明确岗位职责和工作标准，使行政办工作有章可循、规范有序。3.高效性原则优化工作流程，运用现代信息技术手段，提高行政办公效率，及时响应学校各部门及师生的需求，快速处理各类行政事务。4.服务性原则牢固树立服务意识，以师生为本，为学校教学、科研和管理工作提供优质、高效、便捷的服务，保障学校各项工作的顺利运转。二、岗位职责（一）行政办主任1.全面负责行政办的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施和监督检查。2.协调行政办与学校其他部门之间的工作关系，加强沟通与协作，确保学校行政工作的整体协调推进。3.审核行政办各类文件、报告、通知等文稿，确保文件质量和政策准确性。4.负责行政办人员的工作安排、绩效考核和培训发展，提升团队整体素质和工作能力。5.参与学校重要决策的讨论和制定，为学校领导提供行政工作方面的建议和支持。6.负责学校行政印章的管理和使用审批，确保印章使用的安全性和规范性。7.接待来访的重要客人，安排重要会议和活动的接待工作，维护学校良好形象。8.完成学校领导交办的其他临时性工作任务。（二）行政办副主任1.协助行政办主任开展日常管理工作，在主任缺席时履行主任职责。2.负责行政办部分专项工作的组织和协调，如文件档案管理、会议组织、信息宣传等。3.审核分管工作范围内的文件和文稿，提出修改意见和建议。4.组织行政办人员开展业务学习和培训活动，提高团队业务水平。5.协助主任做好行政办与其他部门的沟通协调工作，及时反馈工作进展和问题。6.负责行政办办公用品、设备的采购、管理和维护工作，保障办公设施的正常运行。7.完成主任交办的其他工作任务。（三）行政秘书1.负责学校各类文件、通知、报告等的起草、打印、分发和归档工作，确保文件流转的及时性和准确性。2.做好学校行政会议的筹备工作，包括会议通知、场地布置、会议记录、会议纪要整理等，跟进会议决议的执行情况。3.协助学校领导处理日常行政事务，安排领导的日程和行程，及时传达领导的指示和要求。4.负责学校行政信息的收集、整理、分析和报送工作，为学校决策提供信息支持。5.参与学校对外宣传工作，撰写和发布学校行政工作相关的新闻稿件和信息简报。6.负责学校行政办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作，确保办公环境整洁、安全。7.完成行政办领导交办的其他临时性工作任务。（四）档案管理员1.负责学校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订和保管工作，建立健全档案管理制度和档案检索体系。2.按照档案管理规定，做好档案借阅、查阅登记工作，确保档案资料的安全和完整。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，对破损、变质的档案进行修复和复制。4.负责档案信息化建设工作，将档案资料录入电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和查询利用。5.参与学校档案鉴定和销毁工作，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见并组织实施。6.完成行政办领导交办的其他档案管理相关工作任务。（五）后勤保障员1.负责学校办公区域的水电、门窗、桌椅等设施设备的日常维修和保养工作，及时处理设施设备故障，确保正常使用。2.做好学校办公用品、耗材的采购、库存管理和发放工作，根据各部门需求及时供应办公用品，严格控制办公用品成本。3.负责学校会议室、接待室等场所的日常清洁卫生和物品整理工作，为会议和接待活动提供良好环境。4.协助学校开展大型活动的后勤保障工作，如场地布置、物资搬运、餐饮服务等。5.负责学校车辆的调度、使用登记和维护保养工作，确保车辆安全运行，满足学校公务用车需求。6.完成行政办领导交办的其他后勤保障相关工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草由相关部门或人员根据工作需要起草文件，确保文件内容准确、规范、简洁。涉及重要事项的文件需经部门负责人审核后提交行政办。2.文件审核行政办收到文件初稿后，由行政办主任或副主任进行审核。审核内容包括文件格式、文字表述、政策依据、逻辑结构等方面，确保文件质量符合要求。3.文件签发审核通过的文件，根据学校文件审批权限，由相应领导签发。一般文件由分管领导签发，重要文件需经校长签发。4.文件编号与印发行政办对签发后的文件进行编号登记，按照规定格式排版打印，并根据文件内容和发送范围进行印发。印发方式包括纸质文件发放、电子文件发送等。5.文件归档文件印发后，行政办档案管理员负责将文件原件及相关附件进行整理归档，按照档案管理要求分类存放，便于日后查阅和利用。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议需求，由行政办确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。提前通知参会人员，准备会议资料、设备等，并做好会议场地布置。2.会议签到会议开始前，行政办工作人员负责在会议入口处进行参会人员签到，统计参会人数，确保会议按计划进行。3.会议记录安排专人负责会议记录，准确记录会议讨论内容、决议事项、提出的问题及解决方案等。会议记录应客观、完整、准确，会后及时整理成会议纪要。4.会议纪要整理与分发会议结束后，行政办工作人员及时整理会议纪要，经行政办主任审核后，分发给参会人员及相关部门，并跟踪会议决议的执行情况。5.会议总结会议结束后，行政办对会议组织情况进行总结评估，分析存在的问题和不足之处，提出改进措施，不断提高会议组织水平。（三）接待工作流程1.接待申请学校各部门或个人因工作需要申请接待时，需提前填写接待申请表，注明接待对象、人数、时间、活动安排等信息，经部门负责人审核后提交行政办。2.接待安排行政办根据接待申请表，制定详细的接待方案，包括接待规格、接待人员、餐饮安排、住宿安排、活动行程等。接待方案经行政办主任审核后报学校领导审批。3.接待实施按照审批后的接待方案，行政办负责组织实施接待工作。安排接待人员提前与接待对象沟通联系，做好迎接、引导、陪同、送行等各项工作，确保接待工作热情、周到、得体。4.接待费用结算接待工作结束后，行政办负责对接待费用进行结算。按照学校财务制度，收集整理相关票据，填写费用报销单，经审批后到财务部门办理报销手续。5.接待总结接待工作完成后，行政办对接待过程进行总结，收集接待对象的反馈意见和建议，分析接待工作中的经验和不足，为今后的接待工作提供参考。（四）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，定期向行政办提交办公用品需求清单，注明办公用品名称、规格、数量等信息。2.采购审批行政办对各部门提交的需求清单进行汇总整理，结合库存情况进行审核。对于金额较大或特殊办公用品的采购，需报行政办主任审批。3.采购实施行政办根据审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购过程中要严格按照学校采购相关规定执行，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库办公用品采购到货后，行政办后勤保障员负责组织验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等，验收合格后办理入库手续，填写入库单。5.领用发放各部门根据实际工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到行政办领取。行政办后勤保障员根据领用申请表发放办公用品，并做好领用登记。6.库存盘点行政办定期对办公用品库存进行盘点，核对库存数量与账目是否一致。如发现盘盈、盘亏等情况，及时查明原因并进行处理，确保库存管理准确无误。四、工作纪律（一）考勤制度1.行政办全体工作人员应严格遵守学校的考勤制度，按时上下班签到打卡，不得迟到、早退、旷工。2.因事请假需提前填写请假申请表，按照学校请假审批权限办理请假手续。请假一天以内由行政办主任批准，请假一天以上需报学校领导批准。3.请假人员应在请假前安排好工作交接事宜，确保工作不受影响。如需续假，应提前办理续假手续。4.行政办负责对工作人员的考勤情况进行统计和公示，对违反考勤制度的人员按照学校相关规定进行处理。（二）工作纪律1.严格遵守国家法律法规和学校各项规章制度，保守学校机密，不得泄露学校工作秘密和敏感信息。2.认真履行岗位职责，遵守工作流程和工作规范，按时、高质量完成各项工作任务。不得推诿扯皮、敷衍塞责。3.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如上网聊天、玩游戏、炒股等。保持良好的工作秩序和工作环境。4.加强团队协作，相互支持、相互配合，不得搬弄是非、制造矛盾。积极营造团结和谐的工作氛围。5.廉洁自律，不得利用职务之便谋取私利，不得接受供应商或服务对象的贿赂、宴请等不正当利益。（三）保密制度1.行政办工作人员应增强保密意识，严格遵守学校保密制度，对涉及学校教学、科研、管理等方面的机密信息予以保密。2.对学校各类文件、档案、资料等要妥善保管，严格按照规定的借阅、查阅程序进行操作，防止信息泄露。3.在使用计算机、移动存储设备等电子设备处理工作信息时，要采取必要的安全防护措施，设置密码保护，防止数据丢失和被窃取。4.不得在非工作场所谈论学校机密事项，不得将学校机密文件、资料带出办公区域。如需带出，需经学校保密部门批准，并办理登记手续。5.对违反保密制度的行为要及时进行纠正和处理，情节严重的要依法依规追究责任。五、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则绩效考核以客观事实为依据，全面、准确地评价工作人员的工作表现和业绩，确保考核结果公平公正。2.注重实绩原则重点考核工作人员完成工作任务的数量、质量、效率以及工作创新等方面的实际表现，突出工作实绩。3.激励发展原则通过绩效考核，激励工作人员积极进取，不断提高工作能力和工作水平，促进个人与学校共同发展。（二）考核内容1.工作业绩主要考核工作人员完成本职工作任务的情况，包括工作目标完成情况、工作质量、工作效率等方面。2.工作态度考核工作人员对待工作是否认真负责、积极主动，是否具有敬业精神、团队合作精神等。3.工作能力评估工作人员的业务知识水平、专业技能、沟通协调能力、问题解决能力等综合素质。（三）考核方式1.日常考核行政办主任及副主任对工作人员的日常工作表现进行观察和记录，包括出勤情况、工作任务完成情况、工作态度等方面，作为绩效考核的重要依据。2.定期考核每学期末或每年末，行政办组织开展定期绩效考核工作。工作人员需提交个人工作总结和自评报告，行政办根据日常考核情况、个人汇报及民主测评结果等进行综合评价，确定考核等级。3.民主测评在定期考核时，组织行政办内部人员进行民主测评，对工作人员的工作表现进行评价，测评结果作为绩效考核的参考。（四）考核结果应用1.绩效奖金发放根据绩效考核结果，发放相应的绩效奖金。考核等级优秀的工作人员给予较高的绩效奖金，考核等级不合格的工作人员扣发部分绩效奖金。2.岗位调整绩效考核结果作为工作人员岗位调整的重要依据。对于连续考核不合格或工作表现不佳的工作人员，可根据学校规定进