会计电算化教程

会计电算化教程面向21世纪高等院校规划教材第一章

概论会计电算化概述会计电算化信息系统第一节会计电算化概述一、会计电算化的含义会计电算化是一门融会计学、计算机技术和管理信息系统为一体的边缘学科。会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用的简称，是用电子计算机作为工具代替手工记账、算账与报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。广义的会计电算化是指与实现会计电算化有关的一系列工作，包括会计电算化软件的开发及应用，会计电算化人员的培训，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的发展等。会计电算化是一个系统工程，它是电子计算机硬件与软件的结合，是人与电子计算机的结合，是会计人员与管理人员的结合，是现代化数据处理工具与信息论、系统论、控制论、数据库及计算机网络等新兴理论和技术的结合，是现代化会计工作的重要组成部分。二、会计电算化的内容及任务1．会计电算化的内容会计电算化的内容是对传统会计工作内容的继承和发展，同时又带有新的时代特征。它是指实施电算化信息系统工作过程中，会计作为一种管理活动所包含的内容，是应用会计电算化信息技术，对企事业单位的产购销存过程、财务状况、经营成果进行确认、记录、核算和汇总，从而帮助经营管理者作出决策、确定经营方针、制订计划和方案、掌控工作流程、考核经营业绩等，进而推动经济快速健康的发展。会计电算化的内容主要有会计核算、会计控制、会计分析、会计检查、会计预测和会计决策等六方面。会计核算在电算化信息系统环境下，会计核算是以货币为主要计量尺度，在电算化信息技术的帮助下对企事业单位的经济活动进行连续、系统、全面、综合地反映和监督，这是会计分析和会计检查的基础。会计控制是会计管理工作的重要内容。它通过会计电算化信息系统中特定功能模块的功能及相互作用，对资金运转等相关经济活动进行相应的调节后，实现会计管理目标的实施过程。会计分析是利用会计核算资料，结合不同的实际情况，对经营活动及经济效益进行比较、研究、评定，为未来的经济活动和管理工作提供经验指导和决策依据。会计检查主要是对会计电算化信息系统中的会计核算资料、核算过程及操作步骤进行检验、核对和校正，以确保各项经济活动的合理、合法性；保证会计电算化信息系统中所保存记录的完整性和正确性。会计预测是会计人员依据会计数据和与之相关的经济信息，通过电算化信息技术对会计管理的基本内容进行科学的预测。会计决策是企业经营决策的重要组成部分。它是依据财务指标的既定目标，通过电算化信息系统辅助分析，运用科学的决策手段制定和选择最优方案的过程。2．会计电算化的任务会计电算化的任务可以从两方面来说，首先是基本任务，即提升会计核算和会计管理的水平，提高会计工作效率，实现会计工作的现代化，进而取得更好的经济效益，加快经济的发展。落实到具体任务，即包括建立和健全会计电算化的组织机构，制定和规范会计电算化的管理制度，加强会计人员的技术培训，运用会计电算化信息系统完成会计核算及各项管理工作，不断完善会计电算化信息系统。三、会计电算化的特征会计电算化是随着信息产业和科学技术的高速发展而产生的，它是传统会计基础之上的发展和创新，因此，会计电算化与传统会计有着必然的关系，同时会计电算化又具备自身独有的时代特征。1．会计电算化与传统会计的联系基本目标一致会计电算化与传统会计的工作目标都是为国家宏观经济管理及企业内部经营管理提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。受会计法规和制度的约束一致各项会计法规和财务制度都是会计工作规范化的重要保证。无论是传统会计还是会计电算化都必须遵守会计法规和制度的要求，对会计工作进行核算和监督。对于会计电算化还应依据其自身特点杜绝可能的违规现象。基本核算方法一致会计电算化和传统会计对发生的经济业务都要运用相同的基本核算方法，如会计科目设置、记账方法、账簿设置、编制报表等。会计档案存储的要求一致会计信息反映经济活动的时效和价值是长期的，尤其是重要的档案资料，须按规定期限存储保管。传统会计与会计电算化存储信息的介质有很大差别，但其对会计信息档案的存储要求是一致的。2．会计电算化与传统会计的区别处理工具不同传统会计以算盘、简单计算器为计算工具，以纸、笔为基本书写工具。其工作量大，记录及运算速度慢，且容易出错。会计电算化以电子计算机、计算机网络及打印机进行运算、传输及打印，其计算精度高，速度快，信息处理能力强。信息载体不同传统会计记账、核算等过程中所有信息都以纸张为载体，信息存储量小，占用空间大，不宜保管和查找。会计电算化以磁盘、磁带、光盘作为记录和传输的载体，存储量大、占用空间小，容易保管、查找方便。账簿形式不同传统会计的账簿和报表的尺寸、页码等规格基本规范。现金日记账、银行存款日记账和总账是按顺序编号的订本式账簿，明细账一般用活页账。会计电算化系统打印输出的账页因纸张的规格不同而缺少规范性，并且均为活页式账页，需要时再装订成册。错账更正方法不同传统会计账簿记录的错误要用划线更正法或红字冲销法进行更正。会计电算化不存在账簿记录错误（其数据源于凭证），如发生错误，一定是凭证合理性、正确性问题或凭证输入错误。因此，无需用划线法来更正账簿记录，并且为了保证审计追踪线索的连续性，已经记账的凭证数据不能更改，往往“更改凭证”加以修改，以便留下改动痕迹。账务处理程序不同在传统会计的账务处理过程中，难免出现重复转抄、重复计算的问题。会计电算化的处理过程分为输入、处理和输出，其中，只有输入是由人工完成，处理和输出均由软件完成内部控制制度不同会计组织结构的不同传统会计的组织是以会计事务的不同性质为依据划分岗位，如工资、材料、固定资产等，他们通过信息资料的传递和交换建立联系，相互稽核牵制，使会计工作正常运行。会计电算化中，组织的划分以数据的不同形态为依据。通过集中搜集、统一处理、数据共享的操作方法，避免了数据的分散和重复，有利于数据的一致性和完整性，提高了数据的利用效率。传统会计中内部控制通过凭证的审核来验证会计凭证的正确性。会计电算化中多数内部控制程序都由计算机来完成，对原始数据的确认和审核、数据录入的正确性以及系统操作权限，采取与计算机相适应的控制措施，避免了非法使用系统、非法修改及删除数据，保证会计数据的安全性。3．会计电算化的特征数据的集中存放和管理会计电算化克服了传统会计数据重复录入、分散存放带来的弊端，应用先进的数据库信息技术，将数据分类集中存放，这样不仅保证了数据的安全性、可靠性，而且免去了繁琐的对账操作，实现了数据的共享。数据处理人机结合会计电算化虽然以计算机为计算工具，但其整个信息处理过程仍表现为人与计算机的结合。会计电算化可被看作一个由人、计算机、数据和程序组成的系统，它不仅具有核算功能，还具有管理及控制功能。尤其是预测和辅助决策功能必须在管理人员的控制下完成，因此说会计电算化是一个人机交互作用的、“智能型”的信息系统。数据处理自动化电算化会计信息处理的过程，是将分散于各个核算岗位的会计数据集中输入到计算机中，由计算机对输入的数据自动进行对账、转账和制表等处理，最后由计算机根据指令将所需信息以账簿形式输出。中间环节由计算机程序自动操作，用户所需要的任何中间资料则可通过查询得到，真正实现了数据处理的自动化。四、会计电算化的意义会计电算化是会计发展进程中的一次重大革新。会计电算化的普遍应用，为会计工作提供了先进的技术手段，丰富了会计工作的内容，更新了会计操作方法，扩展了会计工作的领域，完善了会计理论，对加强企业经营管理、提高经济效益、推动社会经济进步都具有重要的意义。1．提高工作效率，减轻会计人员的劳动强度会计电算化对会计数据的处理，是计算机通过会计软件中各种业务处理程序，执行各种操作指令完成的。会计电算化信息系统通过数据分类、计算、存储、传输等工作，快速、高效、准确地自动完成传统会计工作中大量重复、繁琐的工作。这就把会计人员从繁重的工作中解放出来，减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率，并且确保了会计核算的及时准确性。2．充分发挥会计的职能作用，提高会计人员的素质会计职能主要包括对经济活动的反映和监督。会计电算化信息系统的应用把会计人员从传统的记账、算账、报账等繁重的手工劳动中解脱出来，有更多的精力学习新知识、参加经济活动分析、参与经营管理和决策，进行有效的事前预测、事中控制、事后分析等管理活动，更加充分地发挥了会计的职能作用，同时也提高了会计人员的各方面素质。3．有助于提高会计工作的质量传统会计工作由于重复性登记工作较多，难免出现计算错误、数据疏漏、业务处理缓慢等问题，而应用会计电算化进行数据的核算，计算精度高，处理速度快，涉及信息全面，在很大程度上可以避免传统会计工作中的问题，保证整个会计工作的质量。4．有助于加强企业现代化管理，提高经济效益会计信息是企业经营管理信息的重要组成部分，是反映企业经营管理活动的综合性指标。会计信息系统又是企业管理信息系统的子系统，实现会计电算化将有力地推动企业实现现代化管理。实现会计电算化可以及时获得大量的经济信息，提高信息资源的利用率，直接为企业经营管理服务，进而提高企业的经济效益和社会效益。五、会计电算化的产生及发展会计电算化从产生到发展，经历一个漫长的阶段，随着经济及信息技术的不断进步，会计电算化的前景将更加广阔。1．会计电算化的产生随着生产力的不断发展和生产规模的日益社会化，会计也在不断发展变化。经过人们长期的社会实践，会计经历了一个由简单到复杂、由低级到高级、由不完善到完善的发展过程。会计电算化即是会计随社会生产力发展到一定阶段的产物。从纯手工处理方式到机械化处理方式，会计数据处理技术在不断地发展变化。随着人类步入信息时代，计算机技术被越来越多地应用于企事业单位的经营管理中。会计作为经济管理中的重要活动，需要适应现代企业管理对会计工作及时反映、高效实施监控、科学参与经济决策等要求。因此，人们利用计算机技术开发出一种新型的会计工作方式——计算机会计。这是会计电算化的早期形式，但仅仅是计算机技术在会计工作中的简单应用。20世纪70年代之后，以电子计算机技术为主体的现代信息技术高速发展，企业现代化进程不断加快，这就需要一种能充分利用现代电子信息技术进行会计核算、会计管理、会计辅助决策及一系列相关工作的信息处理系统。因此人们在计算机技术的基础上开发了财务软件，使之成为企事业单位财务人员进行会计工作的主要方式。这样，现代意义的会计电算化便随之产生。1981年8月，在财政部、原第一机械工业部和中国会计协会的支持下，中国人民大学与第一汽车制造厂在长春联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”。会上，把电子计算机在会计工作中的应用简称为“会计电算化”，并强调了传统会计处理工具向现代化演变的过程。至此，会计电算化这个概念便正式产生。1987年10月在日本东京召开的以“计算机在会计中的应用”为主题的大会，成为现代会计电算化普及的重要标志。会计电算化的产生对现代化会计法规与制度的完善、企业现代化进程及社会经济的快速发展都具有深远的影响。2．会计电算化的发展历程我国会计电算化起步较晚，大致开始于70年代。其发展历程可分为3个阶段：试验探索阶段（1983年以前）70年代中后期，我国一些有识之士，开始意识到会计电算化是会计工作发展的必然趋势，并积极开展会计电算化的理论研究和实践探索，少数企业开始尝试用计算机处理部分会计业务，如进行工资计算、材料收发核算等。这一阶段的主要特点有几个方面：从处理内容看，主要用于工作量大，简单重复的单项会计业务；从工作方式上看，仍以手工处理为主，计算机处理只起辅助作用；从应用范围上看，仅限于极少数企业单位；从人员素质来看，掌握使用计算机技术的是少数计算机专业技术人员，会计人员参与系统开发较少，操作计算机的能力也较差，既懂会计业务，又懂计算机专业知识的复合型人才奇缺；从软硬件平台看，硬件设备主要是中小型计算机，价格昂贵、体积庞大、使用不便；而软件方面，还没有中文操作系统，中文处理能力很弱。自发发展阶段（1983～1987年）自80年代起，微型计算机大量出现于国内市场，克服了中小型计算机价格昂贵、使用不便的缺点，为会计电算化提供了较好的物质基础。1983年下半年，受新技术革命浪潮的冲击，国内掀起了计算机应用的热潮，计算机在会计领域的应用也得到了迅速的发展。这一阶段，会计工作处理内容从工资、材料等单项核算扩展到账务处理、资料核算、固定资产核算、成本核算等大部分会计核算业务，一些企业单位的会计软件具有了系统的特征，并逐渐形成较完善的会计电算化信息系统，在系统内实现数据共享；开展会计电算化工作的企业迅速增加，涌现出一批既懂会计理论又懂计算机技术的复合型人才；部分高校和研究机构已经开始招收会计电算化方向的研究生，在实践过程中十分注重会计电算化实践经验的总结和理论研究工作。设备成本的下降使得计算机的应用更加普遍，汉字操作系统的问世也使中文处理能力大大加强。各级行业主管部门积极组织研制适合本行业特点的通用会计软件，并加以大力推广，为会计电算化的发展提供的极为有利的环境。由于缺少规范性，各单位自行组织软件开发，各自为政，低水平重复开发现象严重。盲目购置设备，重视硬件投资，忽视软件开发投资，设备利用率低，浪费较大。相关部门对各单位会计电算化工作缺乏统一组织领导和相应的管理制度，这一阶段的会计电算化基本处于自发无序的发展阶段稳步发展阶段（1988年至今）随着会计电算化工作的深入开展，要求加强组织、规划、管理的呼声越来越高，各地区、各部门也逐步开始了对会计电算化工作的组织和管理，这一阶段会计电算化工作主要围绕会计电算化工作的统一规划、组织和管理这一中心展开。1989年，财政部颁发了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，1990年，财政部又颁布了《关于会计核算软件评审的补充规定》，这两个文件是指导我国会计电算化工作的重要法规，有力地推动了会计电算化工作的规范化。而后，通用化和商品化的会计软件问世，相关部门制定出了会计电算化的管理制度和发展规划，会计电算化的理论研究取得了突破性的进展。这一阶段会计电算化工作从单机应用向多用户系统、网络系统扩展；大批企事业单位甩掉了手工账，并实现了由会计核算电算化向财务管理电算化发展；会计人员的培训越来越普及，大批专门从事会计软件开发、研制、推广、销售的专业软件公司不断出现。会计电算化工作的范围不断扩大，水平不断提高，逐步朝着全面业务管理型发展。目前，会计电算化已在大中型企业、金融机构及电力、通信等重要领域得到广泛应用。3．会计电算化的发展趋势随着电子信息技术和网络技术的不断更新升级，电子商务、电子政务、网上银行、网上缴费等应用形式越来越普及。在此环境下，会计资源的信息化进程在逐步加快，会计电算化的也必然朝着更深入、更广阔的方向发展。应用范围进一步扩大随着科技的快速发展，整个社会信息化程度也不断提高，大范围的信息处理网络得以建立。电算化信息处理从形式上看是信息处理手段的变化，实质上是生产方式的转变，是社会进步的表现，因此必将逐步普及。随着经济的发展及人们对电子信息技术认识的加深，各个领域对于会计电算化信息系统的应用将越来越广泛。向开放式网络方向发展信息时代，网络已经成为现代经济发展进程中必不可少的技术条件和重要元素。是现代化会计工作的重要依托。计算机网络是国家之间、地区之间、企业之间进行会计信息资源共享的纽带。在网络条件下，企业内部、企业之间、客商之间所需要的会计数据都可以通过计算机网络及时迅速地获取和传输，并准确地对会计数据进行处理分析。网络会计、网络财务将是未来会计电算化发展的必然趋势。第二节

会计电算化信息系统一、基本概念应用会计电算化信息系统，首先要了解有关会计电算化信息系统的基本概念。1．会计数据数据是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，是对客观事物属性的描述。数据不仅指数字，还可以是文字、图形、，甚至还可以是声音、颜色等。会计数据则是指采用“单、证、账、表”等形式记录会计事项处理所需的各种数字、字母与特殊符号的集合，是产生会计信息的源泉。会计数据主要包括生产经营过程中产生引起会计要素增减变动的原始数据。它的特点是数据量大、结构复杂、动态性强。通常情况下，会计数据不能作为对企业财务状况作出判断和得出结论的可靠依据。进入会计信息系统中的各种原始凭证是会计数据的载体，及时取得合法的原始凭证是收集会计数据的重要手段之一。2．会计信息会计信息是指经过记录、计算、分类、汇总而形成的有用的会计数据，可用数字、符号、文字、图表等形式来表示。会计信息可分为财务信息、定向信息和决策信息。它能反映所监督企业的生产经营活动，并为企业加强生产管理和财务管理提供判断和决策的依据。3．系统系统是由相互作用、相互联系的若干部分构成的，具有特定功能的统一体或有机整体。作为一个系统，必须满足下面3个条件，即目标、机构、功能。任何系统都有其各自针对的目标，要实现其目标，则必须具备完成某项工作的特定功能，功能的完成又是依靠机构来实现的。一个完整的系统由输入、处理、输出、反馈、控制五个基本要素组成。“输入”是指为了输出而给出处理所需的内容和条件；“处理”是根据一定条件对输入的内容进行各种加工；“输出”是处理后得到的结果；“反馈”是将输出的一部分内容返回到输入端供后续处理之用；“控制”是对上述4个基本要素进行的调度和指挥。4．信息系统信息系统是指以信息为处理对象的系统。其主要任务是进行信息的收集、传输、存储、加工，并在必要时向用户提供信息。每个信息系统都有自己的目标，它决定了该系统将接受什么数据，如何加工，以便将这些数据转化为信息，哪些信息将被报告，以及这些报告需采取何种方式等等。信息系统的目标是向信息系统的使用者提供对决策有用的信息。信息系统主要有六种类型，即业务处理系统（TPS）、管理信息系统（MIS）、办公自动化系统（OAS）、决策支持系统（DSS）、总裁信息系统（EIS）和专家系统（ES）。5．管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，支持组织高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。它能实测国民经济及企业的运行情况，能通过对已有数据的分析预测未来，能从全局出发辅助决策，能利用信息控制企业活动，帮助实现企业规划目标。管理信息系统不仅能进行一般的事务处理，替代管理人员的繁杂劳动，还能为管理人员提供辅助决策方案，为决策科学化提供应用技术和基本工具。6．会计信息系统会计信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于收集、存储、传输和加工会计数据，输出会计信息，为预测经济前景、作出经济决策、控制经营过程提供依据的信息系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对企业、事业、机关团体的生产经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。会计的各项活动都与信息有关，收集原始凭证是获取用于生成会计信息的会计数据；设置账户是对会计数据进行分类；填制记账凭证和登记账薄是把会计数据转换成会计信息并进行信息的传递和存贮；编制会计报表是汇总信息；账薄和报表的查询则是会计信息的输出。一系列的会计活动存在着内部联系，它们环环相扣、相互依存、相互衔接，构成了一个有序的数据处理和信息生成的过程。会计活动的每个环节都有信息处理任务，每一过程都服从于一个统一的目标，所有环节以及在各环节中所采用的方法和程序联系起来就形成了一个会计活动的有机整体，这个有机整体就是会计信息系统。7．会计电算化信息系统以计算机为主要信息处理手段的会计信息系统，通常称为会计电算化信息系统。从会计实务的角度来说，会计电算化信息系统是指用计算机代替手工处理会计业务的会计信息系统；从计算机应用的角度来说，会计电算化信息系统是一个计算机信息处理系统。依据会计的职能，会计电算化信息系统相应的划分为电算化会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统，后两部分合并为电算化会计管理系统。通过会计数据处理反映企业经营活动，通过会计管理来监督企业的经营情况，通过会计决策参与企业的经营管理。其中，会计核算系统是基础，一般可分总账处理、报表、工资、固定资产、存货、销售等模块，它们之间以总账处理为核心，机制转账凭证为接口，相互链接起来，构成一个完整的会计电算化信息系统。二、会计电算化信息系统的开发及安装方法1．会计软件的开发方式会计软件的开发方式一般有自行开发和购买软件等方式。自行开发软件可以依据单位的实际情况开发适合本单位特点的软件，但自行开发软件周期长，投资成本较高，更适用于内部管理要求比较高、全面信息化管理的大中型企业。而购买软件比较方便、节省时间、费用低、系统技术水平高，但专业性较差。开发方式的选择需根据单位的资金、人员、技术和外部环境等多方面因素综合考虑。自行开发自行开发软件主要有自主开发、委托开发、合作开发等方式。自主开发，需要组织或单位有较强的技术团队进行会计软件系统的分析、设计、实施、运行和维护。自主开发的优点是开发费用少，系统能够适应本单位的工作需求，系统维护方便。但是由于开发软件的是非专业人员，所以系统不够优化，开发水平较低。委托开发，优点是省时、省事、系统技术水平高，但开发费用高，系统维护还需要开发方长期支持，适合于单位内部没有系统分析、设计和软件开发人员，但资金较为充足的组织或单位。合作开发，系统技术水平高，相对于委托开发可以节约部分资金，还可以培养、增强本单位的技术力量，便于系统使用过程中的维护。但可能出现合作双方沟通方面的问题。合作开发的方式适合一些具备系统开发能力，但技术力量较弱的单位，他们可以通过与专业软件开发人员合作开发系统，提高自身队伍的技术力量，便于日后管理和维护。购买软件目前，我国从事会计软件开发的机构日趋增多，而且软件的开发正向着专业化方向发展。这种方式的优点是通用性强、安全性高、软件质量较好、功能强大易操作。可以满足一般用户的日常需求。其不足之处在于系统不能完全贴近本单位的工作实际，还可能需要二次开发。购买会计软件时有以下几个方面需要注意：①

软件是否通过财政部门的评审②

软件是否适合本单位的实际需要③

软件的安全可靠性④

软件运行的软硬件环境⑤

软件开发商的信誉和售后服务2．会计软件的系统安装用友ERP－U8要求的运行环境系统运行环境会计软件系统对计算机的软硬件环境是有一定要求的，为保证运行的可靠性，必须按照会计软件运行要求配置硬件环境，准备系统软件。硬件条件主要是对CPU速度、内存和硬盘容量、网络的带宽等方面的要求。我们以用友ERP－U8为例，具体介绍财务软件的运行环境。安装前准备首先，仔细阅读软件操作说明，检查计算机硬件配置是否符合要求，检查已安装的操作系统及数据库系统是否正常运行。其次，检查并清除计算机病毒。删除磁盘上不需要的文件或目录。重整磁盘文件，利用磁盘整理程序将文件不连续的区域连接在一起，以提高用户使用磁盘的效率。必要时可以对硬盘进行格式化或重新安装系统。再次，会计软件直接使用计算机系统时钟将会计数据记录到相应的会计期间，所以必须校准计算机系统时钟，以保证会计数据记录的正确性。最后，正版的会计软件都有加密卡，安装软件之前通常应先将加密卡安装在打印机接口上，再将打印机电缆接到加密卡上，而且操作须在切断电源的情况下进行。系统的安装我们以用友ERP—U8管理软件为例，讲解会计软件的安装方法。在此之前，我们需首先安装SQLServer2000数据库软件。SQLServer2000有多个版本，我们以SQLServer2000个人版为例：（1）执行SQLServer2000安装文件Setup后，打开SQLServer2000，选择【安装SQLServer2000组件】选项，在“安装组件”界面选择【安装数据库服务器】，打开安装向导安装向导（2）单击【下一步】按钮，打开“计算机名”对话框，选择【本地计算机】单选框。（3）单击【下一步】按钮，打开“安装选择”对话框，选择【创建新的SQLServer实例，或安装客户端工具】单选框。（4）单击【下一步】按钮，在“用户信息”对话框中按提示输入姓名和公司名称。用户信息（5）单击【下一步】按钮，打开“软件许可证协议”对话框，阅读许可证协议后，单击【是】按钮，在打开的“安装定义”对话框中，选择【服务器和客户端工具】单选框。单击【下一步】按钮，打开“实例名”对话框，采用系统默认。（6）单击【下一步】按钮，在“安装类型”对话框中，选择【典型】，并选择文件的安装路径。安装类型（7）单击【下一步】按钮，打开“选择组件”对话框，采用系统默认。（8）单击【下一步】按钮，在“服务账户”对话框中选择【对每个服务使用同一账户。自动启动SQLServer服务】，将服务设置为“使用本地系统账户”服务账户（9）单击【下一步】按钮，在“身份验证模式”对话框中选择【混合模式】身份验证，选中“空密码”复选框。（10）单击【下一步】按钮，打开“开始复制文件”对话框，开始安装，待显示“安装结束”，单击【完成】。SQLServer2000安装完毕后，重新启动计算机，准备安装用友ERP－U8管理软件。（1）以系统管理员身份登录计算机，运行安装盘下的Setup；提示安装用友ERP-U8管理系统需要的下列系统补丁；选择【确定】按钮；（2）在安装欢迎界面单击【下一步】按钮，打开“许可证协议”对话框，阅读许可证协议后，单击【是】按钮；（3）在打开的“客户信息”对话框中，输入用户名和公司名称，用户名默认为本机的机器名；（4）单击【下一步】按钮，打开“选择目的地位置”对话框，选择文件地安装路径（也可单击【浏览】修改安装路径）；（5）单击【下一步】按钮，在“安装类型”界面中选择所要的安装类型，系统提供了七种类型，建议选择“单机版安装”。（6）单击【下一步】按钮，选择要安装的组件，进入“选择程序文件夹”，默认程序文件夹为“用友ERP－U8普及版3.0”；（7）单击【下一步】按钮，进入“开始复制文件”界面，查看相关信息；单击【下一步】按钮，开始安装，安装完成后，系统提示是否重启计算机，建议选择【是】，单击【完成】。安装类型产品安装完后需选择重启计算机，重启后在右下角能看到U8服务的图标，

表示SQLServer数据服务管理器安装成功，

表示U8加密服务管理器安装成功。计算机启动完毕后，U8服务器会自动运行，单击【确定】。服务管理对话框根据应用需要配置服务，在“数据库服务器名”后的编辑框中输入数据库服务器的机器名，再输入数据库管理员SA的密码。配置完数据库后，系统将提示是否启动相关联的预警服务，如果您的企业不用预警功能，则可以不启用，启用预警服务对业务没有负面影响。配置服务界面

预警服务对话框安装完成后，选择“开始”→“所有程序”→“用友ERP－U8”→“系统服务”→“系统管理”菜单，启动系统管理。第二章

系统管理与基础设置系统管理基础设置第一节

系统管理系统管理是会计电算化信息系统的控制中心，是其他子系统运行的基础，对整个系统的公共任务进行统一的管理。一、系统管理概述1．系统管理功能概述系统管理的功能主要是对信息系统的每个子系统进行统一的操作管理和数据维护，其具体功能有以下几个方面。账套管理账套是指在财务管理系统中为每一个独立核算的单位建立的一套完整的账务体系，是一组相互关联的数据。每个独立核算的单位都可以在系统中建立一个账套，一个管理系统可以建立多个账套，不同的账套之间彼此独立、互不影响，应用的数据和资源则可以通过系统实现共享。账套管理功能一般包括账套的建立、修改、引入和输出等。操作权限的集中管理为确保系统和数据的安全性和保密性，系统管理提供了对操作员及操作权限的集中管理功能。通过对各类操作人员的分工、权限进行控制和管理，可以避免无关人员进入系统，同时还可以对系统中其他操作进行协调，使权责明确，保证工作流程顺利进行。操作权限的集中管理包括设置角色、用户，以及为用户设置功能权限。年度账管理在财务管理系统中，不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以存放不同年度的会计数据，这样对不同核算单位、不同时期的数据操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，极大地方便了企业会计数据的管理。年度账管理包括年度账的建立、年度账的引入和输出、结转上年数据、清空年度数据。设立统一安全机制为了保证企业系统运行安全和数据存储安全，系统管理提供了强有力的安全保证机制，包括清除系统运行异常、设置自动备份计划、形成上机日志等。2．系统管理基本操作流程系统管理的基本操作流程如图所示。以系统管理员的身份注册进入系统管理，设置操作员，建立一个新的账套并为操作员设置权限。系统管理基本操作流程二、账套管理账套管理是指对账套的建立、修改、输出、引入和维护等操作过程。建立新账套前须首先启动系统管理并进行操作员设置。1．启动系统管理和设置操作员启动系统管理在进行系统管理的各项操作之前，首先要启动系统管理，其具体步骤如下。（1）单击【开始】按钮，选择“所有程序”→“用友ERP－U8”→“系统服务”→“系统管理”菜单，打开系统管理窗口。系统管理窗口（2）选择【系统】→【注册】菜单，打开“注册[系统管理]”对话框。“服务器”文本框中默认为本地计算机名。在“操作员”文本框中输入系统默认的系统管理员“admin”注册系统管理（3）为了保证系统的安全性，在“注册”对话框中选中“改密码”复选框，单击【确定】按钮，打开“设置操作员口令”对话框，如图所示。在“新口令”和“确认新口令”后输入密码，单击【确定】按钮，口令设置成功，进入系统管理窗口。（4）此时，系统管理窗口左下角的状态栏中显示“操作员[admin]”。设置操作员口令设置操作员只有系统管理员有权力设置操作员，因此，在设置操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入系统管理，接下来可执行如下步骤。（1）选择【权限】→【用户】菜单，打开“用户管理”对话框，如图所示。“用户管理”对话框（2）单击【增加】按钮，打开“增加用户”对话框。输入编号、姓名、口令和所属部门等信息，在“所属角色”列表中为操作员分配角色，如图所示。（3）单击【增加】按钮，出现空白“增加用户”对话框，表明前一个操作员的资料设置已经被保存，继续设置其他操作员。（4）待全部设置完成，须再次单击【增加】按钮，出现空白“增加用户”对话框，以保存前面所做全部设置。最后单击【退出】按钮，返回“用户管理”窗口。再单击【退出】按钮，回到系统管理界面。“增加用户”对话框2．新建账套以系统管理员的身份进入系统管理，选择【账套】→【建立】菜单，打开“创建账套”向导，依次设置账套信息、单位信息、核算类型等。设置账套信息在“账套信息”页面中输入账套的基本信息，如图所示，各栏说明如下：设置账套信息已存账套：系统将已经存在的账套以下拉列表框的形式显示出来，用户只能查看，不能输入或修改，目的是为了避免重复建账。账套号：账套号是账套的唯一标识，必须输入，且不能重复。账套号可以输入3个数字（001～999）。首次建立账套，系统自动显示账套号为001。账套名称：一般用来描述账套的基本特性，必须输入。通常以独立核算单位的简称或账套的用途作为账套名称。账套路径：用来指明新建账套在计算机系统中所要被存放的位置。系统默认的路径为“C：\U8SOFT\Admin”，用户可以对其进行修改，也可以单击“

”按钮进行选择。启用会计日期：指开始应用财务管理系统进行业务处理的初始日期，必须输入。启用会计日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不能更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要进行会计期间设置，即确认会计月份的起始日期和结束日期。设置单位信息单击【下一步】按钮，打开“单位信息”页面，输入本单位的基本信息，如图所示，各栏说明如下：设置单位信息单位名称：用户单位的全称，必须输入。单位的全称只在打印发票时使用，其余情况均使用单位的简称。单位简称：用户单位的简称，建议最好输入。其他栏目都属于任选项，可根据实际情况适当填写。设置核算类型单击【下一步】按钮，打开“核算类型”页面，输入本单位的基本核算信息，如图所示，各栏说明如下：设置核算类型本币代码：新建账套所用的本位币的代码，必须输入。系统通常默认为RMB(人民币)。也有软件提供以外币作为本位币的功能。为了满足多币种核算的需要，系统还提供了设置外币及汇率的功能。本币名称：新建账套所用本位币的名称，必须输入。本币名称与“本币代码”对应。企业类型：是区分不同企业业务类型的必要信息，用户必须从下拉列表框中选择输入。系统提供了工业和商业两种类型，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。选择工业模式，则系统不处理委托代销业务；选择商业模式，委托代销和受托代销都可以处理。行业性质：表明企业所执行的会计制定，用户必须从下拉列表框中选择输入，系统将会按照用户所选择的行业性质预置科目。账套主管：在此设置新建账套的账套主管，账套主管的姓名必须从下拉列表框中选择输入。如果还需要指定其他操作员为该账套的账套主管，则须在建账完成后，通过权限管理进行设置。按行业性质预置科目：如果用户需要按所选行业性质预置所属行业的标准一级科目，则选中此复选框，进入系统后，系统显示已自动设置的会计科目。如不选中此项，会计科目则由用户自己设置。设置基础信息单击【下一步】按钮，打开的“基础信息”页面，在此进行基础信息的设置。如果单位的存货、客户、供应商较多，则可以对他们进行分类核算；如果有外币业务，可选择外币核算。设置基础信息如果此时不能确定是否进行分类核算，则可以在建账完成后，由账套主管在“修改账套”功能中进行设置。单击【完成】按钮，系统提示“可以创建账套了么？”。单击【是】按钮，系统按所设置的信息建立账套。接下来系统将依次弹出两个对话框，让用户设置分类编码方案和数据精度。设置分类编码方案编码方案是预先设置某些基础档案的编码规则，用来规定各种编码的级次和各级次编码的长度，以便用户对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。（1）在“分类编码方案”窗口中，按实际需要修改系统默认值，如图所示。（2）输入完毕，单击【保存】按钮，再单击【退出】按钮，打开“数据精度定义”窗口。设置分类编码方案定义数据精度数据精度是指数据的小数保留位数。在会计核算过程中，各企业对数量、单价的核算精度要求不一致，所以要明确定义数据精度，保证数据处理的一致性。（1）在“数据精度定义”对话框中，采用系统默认值，如图所示。设置数据精度（2）单击【确认】按钮，系统弹出提示对话框，提示账套建立成功，如图所示。创建账套成功此时单击【是】按钮，可直接进入企业门户，进行系统的启用设置；单击【否】按钮，返回系统管理。3．修改账套账套建立完成后，用户可以根据业务需要，通过修改账套功能，查看或修改账套信息。但是，只有账套主管才能对账套进行修改，具体步骤如下。（1）以账套主管的身份注册，选择需要修改的账套，进入系统管理。选择【账套】→【修改】菜单，打开“修改账套”向导，如图所示，系统自动列出所选账套的信息，用户可在此进行修改。文本框显示为白色表明信息可以修改，显示为灰色，则不允许修改。修改账套（2）依次单击【下一步】按钮，对“单位信息”、“核算类型”、“基础信息”进行修改。（3）修改完毕，单击【完成】按钮，系统提示“确认修改账套了么？”，单击【是】按钮，打开“分类编码方案”对话框，修改后单击【退出】按钮。（4）接下来打开“数据精度定义”对话框，修改后单击【确认】按钮，系统提示修改账套成功。4．输出和引入账套输出账套输出账套是将系统产生的账套数据备份到硬盘或其他存储介质中。定期输出备份账套数据，可以保证数据的安全。账套的输出功能为企业集团化管理提供了方便，集团下属公司的账套数据可以定期输出，以满足总公司各项财务工作的需要。输出账套的具体步骤如下。（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理，选择【账套】→【输出】菜单，打开“输出账套”对话框。（2）从“账套号”下拉列表框中选择要输出的账套，单击【确认】按钮，系统提示“压缩进程，请等待”，压缩完毕后打开“选择备份目标”对话框选择备份目标（3）选择将要存放账套数据备份文件的文件夹，单击【确认】按钮，系统提示“硬盘备份完毕”，单击【确定】按钮，完成账套的输出。（4）如果要删除选中账套，在“输出账套”对话框中，选中“删除当前输出账套”复选框，在账套输出完毕后，系统提示“真要删除该账套吗？”，单击【是】按钮，账套即被删除。引入账套引入账套是把系统外的账套引入到系统中的过程。如果系统数据受损，可以通过账套的引入功能恢复备份文件，保证工作正常进行。通过账套的引入功能，企业集团下属公司的账套数据可以定期被引入到总公司的系统中，以便对有关数据进行分析、统计。引入账套具体步骤如下。（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理，选择【账套】→【引入】菜单，打开“引入账套数据”对话框，如图所示。引入账套数据（2）选择要引入的账套数据备份文件，单击【打开】按钮，系统提示“此项操作将覆盖[001]账套当前的所有信息，继续吗？”，单击【是】按钮，系统进行数据恢复及账套引入。操作完毕后，系统提示“账套[001]引入成功！”，单击【确定】按钮，完成账套引入。三、权限管理在应用财务管理软件时，需要明确指定系统授权的操作人员，并对操作人员进行岗位职责的规定和操作权限的设置，以方便控制和管理，避免越权操作，确保整个系统及账套数据的安全性和保密性。系统管理“权限”功能包括了角色管理、用户管理和权限管理，具体介绍如下。1．角色管理角色是指在企业管理中具有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由同一类职能的人员构成的虚拟组织。如实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们可以是一个部门，也可以不是一个部门，而是工作职能相同的角色统称)。角色设置（1）选择【权限】→【角色】菜单，进入“角色管理”界面。（2）单击【增加】按钮，打开“增加角色”对话框，输入角色编码、角色名称等信息，在“所属用户名称”栏在选择归属该角色的用户，如图所示。（3）单击【增加】按钮，保存设置。角色设置角色修改（1）在“角色管理”界面，选择需要修改的角色，如“资产总管”。（2）单击【修改】按钮，打开“修改角色信息”对话框，在此对该角色信息进行修改，如图所示。（3）修改完毕，单击【修改】按钮，保存修改信息。（4）若须删除设置的角色，可选择该角色，单击【删除】按钮。修改角色信息2．用户管理用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员。系统只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。设置用户后，系统会对登录操作进行相关的合法性检验。用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置，但就自动传递权限来说，通常情况下应该首先设定角色，然后分配角色权限，之后再进行用户的设置。这样在设置用户时，选择其归属某一个角色，用户就自动具有该角色的权限。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色，同时用户还可以额外增加角色中没有包含的权限。用户管理主要包括用户的增加、删除、修改等维护工作，其详细介绍如下。增加用户我们在建账前进行操作员设置时，已经介绍过增加用户的操作，此处不再赘述。需要注意的是，用户的编号在系统中必须唯一，用户一旦被引用，则不能进行修改和删除。修改和删除用户（1）以系统管理员或账套主管的身份注册进入系统管理，选择【权限】→【用户】菜单，打开“用户管理”窗口。（2）选择要修改信息的用户，单击【修改】按钮，打开“修改用户信息”对话框。（3）对用户的姓名、口令、所属部门、所属角色等信息进行修改，如图所示。（4）修改完毕，单击【修改】按钮，保存并返回“用户管理”窗口。（5）如需删除某一用户，可在“用户管理”窗口选中要删除的用户，单击【删除】按钮。但是，已经启用的用户不能删除。修改用户信息3．权限管理随着企业对管理要求的不断提高，系统权限管理也朝着更细、更深的方向发展。管理系统提供了权限的集中管理功能，包括功能权限管理、数据权限管理和金额权限管理。功能权限管理提供划分更为细致的功能级权限管理功能。包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。在完成建账后，应首先进行功能权限设置，规定每个操作员对各模块及细分功能的操作权限。数据权限是针对业务对象进行的控制。数据权限管理可以通过字段级权限控制和记录级的权限控制两个方面进行查询和录入的权限控制。金额权限管理主要用于完善内部金额控制，对具体金额数量进行级别划分，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量。数据权限和金额权限的设置，必须在功能权限分配之后才能进行。数据权限和金额权限需在“企业门户”→“基础信息”→“数据权限”中设置，因此，我们将在基础设置一节中对其操作进行介绍。本节只介绍功能权限设置的具体操作。设置角色权限角色设置完成后，便可以为角色定义权限。用户被设置为某一角色，便具有该角色的权限。角色管理可以方便控制操作员权限，可以根据职能统一进行权限的划分，其操作如下。（1）选择【权限】→【权限】菜单，打开“操作员权限”窗口。（2）选中“用户类型”为“角色”的用户，如“资产管理”。（3）单击【修改】按钮，打开“增加和调整权限--[角色0089]”对话框。（4）在“产品分类-权限选择”列表中选择该角色拥有的权限，如图所示。（5）单击【确定】按钮，“操作员权限”窗口右侧列表框中即显示该角色拥有的权限。如果要取消某一角色的权限，可在“产品分类-权限选择”列表中单击相应权限前的复选框，取消“

”，即将该角色的此项权限取消。设置角色权限设置用户权限设置账套主管账套主管可以对本账套的操作员进行权限设置，系统默认账套主管自动拥有所管辖账套的所有权限。只有系统管理员可以指定或取消账套主管。（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理，选择【权限】→【权限】菜单，打开“操作员权限”窗口。（2）在账套下拉列表框中选择要指定主管权限的账套，在操作员列表框中选择要赋予账套主管权限的操作员，选中“账套主管”复选框，如图所示。设置账套主管（3）系统提示“设置用户：[0002]账套主管权限吗？”，单击【是】按钮，用户“冯秀兰”即被赋予了账套主管的权限。（4）如需取消账套主管，可在操作员列表框选中要取消的账套主管，单击“账套主管”前的复选框，取消

，系统提示“取消用户：[0002]账套主管权限吗？”，单击【是】按钮，账套主管的权限即被取消。设置操作员权限在管理系统中，系统管理员和账套主管都可以给操作员赋予权限，其具体步骤如下。（1）在“操作员权限”窗口中选择要被赋予权限的操作员，单击【修改】按钮，打开“增加和调整权限--[用户：0002]”对话框。（2）在“产品分类－权限选择”列表中选择要赋予操作员的权限，如图所示。（3）单击【确定】按钮，“操作员权限”窗口右侧列表框中即显示该操作员拥有的权限。重复此操作，完成其他操作员的权限设置。（4）如果要取消某操作员的某项权限，可在“产品分类-权限选择”列表中单击相应权限前的复选框，取消“

”，即将操作员的此项权限取消。设置操作员权限四、年度账管理所谓年度账，是指将每个账套中的会计数据按年度进行划分，并将这些不同年度的会计数据存放在不同的数据库中。年度账可以作为系统操作的基本单位。由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，也方便了企业利用历史数据进行查询和分析。年度账管理功能主要包括年度账的建立、引入和输出，结转上年数据，清空年度数据。1．建立年度账新的年度开始时，通常应该首先建立新一年度核算体系，再进行与年度有关其他操作。年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过建立新年度账，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中，其操作步骤如下。（1）以账套主管的身份注册，选择需要进行建立新年度的账套及上年的时间，进入系统管理。（2）选择【年度账】→【建立】菜单，系统弹出建立年度账界面，其中有两个栏目，都为系统默认，无需进行任何操作。账套：自动显示为用户注册进入系统时所选的账套。会计年度：自动显示为所选会计账套当前会计年度加1的年度。（3）如果确认可以建立新年度账，单击【确定】按钮；如需调整，可单击【放弃】按钮，重新注册登录选择。2．引入和输入年度账年度账引入和输出与账套引入和输出的含义基本一致，其作用都是对数据进行备份和恢复。二者的区别是所引入或输出的数据范围不同，年度账操作中引入或输出的是账套中某一年度的年度数据，而不是整个账套的所有数据。年度账引入和输出的操作与账套引入和输入的操作基本一致，不同之处在于引入备份文件的类型不同，年度账备份文件的前缀名为UfErpYer。输出年度账操作时，“输出年度数据”界面需要选择具体年度。3．结转上年数据通常情况下，企业的会计工作都是连续性的，每到年末都需要启用新年度账，将上一年度相关系统的余额及其他信息结转到新的年度账中。以账套主管的身份注册，选择账套，进入系统管理。选择【年度账】→【结转上年】菜单，选择相应模块结转功能进行上年数据的结转。4．清空年度数据在年度账管理过程中，如果发现年度账中错误过多，或者不希望将上一年度的余额和其他信息全部转到下一年度，即可使用清空年度数据功能。“清空”并不是将年度账的数据全部清除，而是要保留一些信息，如基础信息、系统预置的科目报表等，保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。以账套主管的身份注册，选择账套，进入系统管理。选择【年度账】→【清空年度数据】菜单，完成清空年度数据。第二节

基础设置在会计电算化信息系统中，可以建立多个账套，每个账套由若干个子系统构成，这些子系统在业务处理过程中共享公共的基础信息，因此在启用新账套前，要根据企业的实际情况和业务要求，进行基础信息设置。基础信息设置主要包括基本信息设置、基础档案设置、数据权限设置和单据设置等。一、基本信息设置基本信息包括系统启用、编码方案及数据精度。在基本信息设置过程中可以进行系统启用设置，还可以对建账时设定的编码方案和数据精度进行修改。1．系统启用系统启用是对已安装的管理系统中各子系统进行启用设置，并记录开始使用的时间。所有系统在进入时都要判断系统是否已经启用，未启用的系统不能登录，只有设置了系统启用的子系统才能进行相应的系统操作。系统启用的方法有两种：一是在创建账套完成时进行系统启用设置；一是在企业门户中进行设置，其具体步骤如下。（1）选择“开始”→“程序”→“用友ERP－U8”→“企业门户”菜单，打开“注册[企业门户]”对话框，输入账套主管的编号或姓名，在“账套”下拉列表中选择要进行基础信息设置的账套，更改“操作日期”，单击【确定】按钮，进入企业门户窗口，如图所示。（2）在“设置”页签中选择【基本信息】→【系统启用】菜单，打开“系统启用”对话框。

企业门户（3）单击“GL总账”复选框，弹出“日历”对话框，在此选择系统启用的时间，如图所示。（4）单击【确定】按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击【是】按钮，再单击【退出】按钮返回。“系统启用”对话框2．编码方案建立账套时已经对编码方案进行了相应的设置，在基本信息设置中可对其进行修改。修改时应遵循从末级向上级的修改原则。“分类编码方案”中列出了系统要求的“最大级数”、“最大长度”和“单级最大长度”的限制，设置编码时须遵循此限制。3．数据精度数据精度已在建立账套时设置完成，在基本信息设置中可对其进行修改。定义数据精度小数位只能设置0～6，系统默认为2，用户可根据实际需要进行设置。二、基础档案设置基础档案设置是指企业内部各种基础信息数据的设置，是计算机系统运行必需的基础数据。在进行基础档案设置前，通常应手工整理出一份基础资料，这样有助于初始建账的顺利进行。系统将基础档案划分为机构设置、往来单位设置、存货设置、财务设置、收付结算设置及其他等类别。由于基础信息之间存在前后承接的关系，因此，基础档案的设置应遵循一定的次序。1．机构设置部门档案部门档案设置包括部门的编码、名称、负责人和部门属性等信息的设置，其操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中，选择【基础档案】→【机构设置】→【部门档案】菜单，打开“部门档案”窗口。（2）单击【增加】按钮，依次输入部门编码、部门名称等信息，如图所示。输入完毕，单击【保存】按钮。部门档案设置职员档案职员档案设置用于记录本单位的职员信息，其操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【机构设置】→【职员档案】菜单，打开“职员档案”窗口。（2）在部门列表中选择要填加人员的部门，单击【增加】按钮，打开“增加职员档案”对话框。（3）输入职员代码、职员名称等信息，如图所示。职员档案设置（4）单击【保存】按钮，增进下一个职员档案。要修改新增职员档案，可单击【首张】、【上张】、【下张】或【下张】按钮。需要注意的是，修改职员档案后，要单击【保存】按钮保存修改结果。（5）企业所有职员档案输入完毕，单击【退出】按钮，返回“职员档案”窗口。再次单击【退出】按钮，退出“职员档案”窗口。2．往来单位设置客户分类如果企业需要对客户进行分类，可通过此功能进行设置。用户可以按行业或地区等分类标准对客户进行分类管理，操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【往来单位】→【客户分类】菜单，打开“客户分类”窗口。（2）输入客户编码、类别名称，如图所示。客户分类设置客户档案客户是企业的重要资源，在进行基础设置时，需全面整理并输入客户档案，以便有效地对客户进行服务和管理。客户档案设置的操作与职员档案设置相似，其中分为“基本”、“联系”、“信用”和“其他”几个页签，企业可根据实际情况分别输入档案，如图所示。客户档案设置供应商分类供应商分类主要是将供应商按行业、地区等进行划分，建立供应商的分类体系。如果在建立账套基础设置中选择了对供应商进行分类，在设置供应商档案之前必须先设置供应商分类，否则，在添加供应商档案时系统会提示“没有供应商分类，不可添加。”供应商档案供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。在用户填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货商档案。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立供应商档案。地区分类地区分类是企业以依照实际需要对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，建立地区分类体系，从而对客户及供货单位按地区进行统计、管理。3．存货设置存货分类存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。如果在建立账套基础设置中选择对存货进行分类，在添加存货档案前必须先设置存货分类，否则，在添加存货档案时系统会提示“没有存货分类，不可添加。”计量单位计量单位主要用于设置对应存货的计量单位组和计量单位信息。存货档案存货档案主要是完成对存货目录的设立和管理。随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应在存货档案中设置。4．财务设置财务设置是基础档案设置中较为复杂和重要的部分，也是系统应用的基础，其中包括会计科目、凭证类别、外币设置、项目设置和被查科目设置。会计科目会计科目是对会计工作内容进行科学分类核算的项目，用于分门别类地反映企业的经济业务，同时也是登记账簿、编制会计报告的基础。一般的财务软件中都预置了现行会计制度规定的一级会计科目和部分二级会计科目。用户可根据企业实际需要补充明细科目或修改科目属性。增加会计科目系统内已经预置了行业一级科目，用户可以按企业实际需要增加明细会计科目，操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【财务】→【会计科目】菜单，打开“会计科目”窗口。（2）单击【增加】按钮，打开“会计科目_新增”窗口，输入科目编码、科目名称等信息，如图所示。增加会计科目科目编码：是按科目编码方案对每一科目进行编码定义，以便于查询和管理。设置一级科目编码应符合会计制度的统一编码方案要求。明细科目编码设置要依照建账时设置的编码规则，各级科目的编码必须唯一。科目名称：分为“科目中文名称”和“科目英文名称”，用户至少输入一种。在命名科目时，只需要命名本级科目名称，不必带上上一级科目名称，且科目名称须定义明确、规范、避免重名。科目类型：即是按科目性质划分会计科目。会计科目分为资产、负债、权益、成本、损益五大类。一级科目编码的首位数字与科目类别依次对应，因此，可根据科目编码识别科目类型。一级以下科目类型系统会按照所属的上一级科目类型自动设置。账页格式：是会计科目开设账簿的明细账格式。通常分为金额式、外币金额式、数量金额式和数量外币式。各栏目说明如下：助记码：是帮助记忆科目的符号，是输入会计科目的辅助形式。通常可用科目名称的首字母作为助记码。外币核算：主要用以指定科目外币核算的类型，并对外币种类进行选择。数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及进行数量金额核算科目的数量计量单位，如吨、件、个等。汇总打印：只能在科目修改时设置。只有末级科目可以设置汇总打印，且汇总到的科目须设置成该科目本身或其上一级科目。封存：只能在科目修改时设置。设置为封存的科目在制单时不可使用。科目性质（余额方向）：科目发生额增加时登记在借方的科目，科目性质为借方；科目发生额减少时登记在贷方的科目，科目性质为贷方。只有一级科目可以设置科目性质，下级科目的性质与其上一级科目性质相同。已经输入数据的科目不能再修改科目性质。辅助核算：即辅助核算的账类。用于说明本科目除了总账、明细账核算外，是否有其他核算要求。辅助核算设置项目包括了部门核算、个人往来、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务，将会登记在总账和辅助明细账上。日记账：根据企业管理需要对所选科目记日记账。银行账：对于银行科目需要设置银行账。如果设置了银行账，在填制凭证时，则需要输入辅助核算信息，以方便日后进行银行对账。受控系统：为加强各功能模块系统间的无缝连接，在其他功能模块中将可以使用总账系统的会计科目。这些会计科目就成为其他系统的受控科目，其他系统即为该科目的受控系统。修改和删除会计科目修改：通常需要对会计科目进行修改的情况有三种：一是系统预置的科目中未指定辅助核算内容，则需要在修改中进行辅助修改；二是系统中预置的会计科目不完全符合企业的实际情况，需要修改；三是需要在修改中设置“汇总打印”和“封存”。修改步骤如下。（1）在“会计科目”窗口中选择要修改的会计科目，单击【修改】按钮，或双击要修改的会计科目。打开“会计科目_修改”窗口。（2）单击【修改】按钮，对会计科目信息进行相应的修改。删除：未经使用的会计科目，可以通过“删除”功能来删除，删除会计科目时应遵循自下而上的顺序。删除操作与修改操作方法相似。指定会计科目指定会计科目是指定出纳所专管的项目。通常是现金科目和银行存款科目。指定会计科目后，才能执行出纳签字，查询现金日记账及银行存款日记账，实现现金、银行管理的保密性。其操作步骤如下。（1）在“会计科目”窗口中选择【编辑】→【指定科目】菜单，打开“指定科目”窗口。（2）单击“现金总账科目”单选钮，从“待选科目”列表框中选择“1001现金”，单击“

”按钮，将现金科目添加到“已选科目”列表中，如图所示。（3）单击【确认】按钮保存。（4）“银行总账科目”和“现金流量科目”的指定与此操作相似。指定会计科目凭证类别为了便于管理和填制凭证，通常要对记账凭证进行分类编制，用户可按照本单位的需要选择不同的分类方式进行凭证分类，其操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签选择【基础档案】→【财务】→【凭证类别】菜单，打开“凭证类别预置”对话框，如图所示。（2）单击要选择的凭证类别单选钮，如“收款凭证

付款凭证

转账凭证”，单击【确定】按钮，打开“凭证类别”窗口。“凭证类别预置”对话框（3）单击【修改】按钮，双击某一类别凭证对应的“限制类型”栏，在下拉列表框中选择限制类型。（4）在“限制科目”栏中输入或参照选择科目，如图所示。凭证类别设置外币设置企业如果有外币业务，则应进行外币及汇率的设置。在填制凭证时如果汇率变动，也应先在此进行外币汇率设置，操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【财务】→【外币设置】菜单，打开“外币设置”窗口。（2）单击【增加】按钮，输入外币符号、外币名称、汇率等信息，如图所示。外币设置项目目录项目目录是用于项目大类的设置及项目目录和分类的维护。一个企业通常会有多种不同种类的项目，因此可以将具有相同核算特性的一类项目定义成一个核算项目目录，并对这些项目进行分类处理与核算。定义项目大类定义项目大类包括项目大类名称、定义项目次级和定义项目栏目，操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【财务】→【项目目录】菜单，打开“项目档案”窗口，如图所示。项目档案（2）单击【增加】按钮，打开项目大类定义向导，在“项目大类名称”页面中输入新项目大类名称，并选择属性，如图所示。定义项目大类名称（3）单击【下一步】按钮，打开“定义项目级次”页面，定义项目级次，如左图所示。（4）单击【下一步】按钮，打开“定义项目栏目”页面，采用系统默认定义项目栏目。如右图所示，单击【完成】按钮返回。定义项目级次

定义项目栏目指定核算科目指定核算科目是为设置了项目辅助核算的科目指定具体要核算的项目，建立项目与核算科目之间的对应关系，操作步骤如下。（1）在“项目大类”下拉列表中选择项目大类的名称，如“产品”，单击【核算科目】选项卡。（2）在“待选科目”列表框中选择需要核算的科目，单击“

”按钮，将其添加到“已选科目”列表框，如图所示。（3）选择完毕，单击【确定】按钮，完成科目指定。指定核算科目定义项目分类（1）选择“项目分类定义”页签，单击【增加】按钮，在文本框中输入项目的分类编码和分类名称，如图所示。（2）输入完毕，单击【确定】按钮。定义项目分类定义项目目录定义项目目录用于设置每个项目分类中所包含的具体项目，操作步骤如下。（1）选择“项目目录”页签，单击右侧【维护】按钮，打开“项目目录维护”窗口。（2）单击【增加】按钮，输入具体项目的“项目编号”、“项目名称”、“所属分类”等信息。（3）输入完毕，单击【退出】按钮，在“项目档案”窗口中显示设置完成的项目目录，如图所示。定义项目目录备查科目设置备查科目设置用于定义需要设置备查资料的科目。5．收付结算设置结算方式结算方式设置是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。会计电算化信息系统中设置的结算方式与财务结算基本一致，如现金结算、支票结算等，其操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【收付结算】→【结算方式】菜单，打开“结算方式”窗口。（2）单击【增加】按钮，输入结算方式编码和结算方式名称，如图所示。设置完毕，单击【保存】按钮。结算方式设置付款条件付款条件即现金折扣，是企业为了鼓励客户偿还贷款，允诺在一定期限内给予规定的折扣优惠。例如：付款条件显示为2∕5，n∕30,其信用天数为30天，其意义是表示5天内偿还贷款，可得到2％的折扣，信用天数内偿还贷款，则需按照全额支付贷款。系统最多同时支持四个时间段的折扣，如图所示。付款条件开户银行开户银行用于维护及查询企业的开户银行信息，系统支持多个开户银行及账号的情况。6．其他设置常用摘要用户在输入单据或凭证的过程中，由于业务的重复性发生，会有许多摘要完全相同或大部分相同，系统提供常用摘要功能，可以将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用。自定义项系统为各类原始数据和常用基础数据设置了自定义项和自由项，用户可以在此设置一些特殊信息。自定义表结构自定义表结构用于定义表的结构信息和属性，对于已有档案，只允许对科目备查资料进行增加字段的操作。三、数据权限设置1．数据权限控制设置数据权限控制设置是数据权限设置的前提，用户可先在“数据权限控制设置”窗口中选择需要进行权限控制的业务对象，在进行数据权限设置时，系统将自动在“业务对象”下拉列表中显示已选对象。如果没有在此选择业务对象，在数据权限设置中将无法设置，其操作步骤如下。（1）在企业门户“设置”页签中选择【基础档案】→【数据权限】→【数据权限控制设置】菜单，打开“数据权限控制设置”窗口。（2）选择“记录级”或“字段级”页签，选中要进行数据权限设置的业务对象，如图所示。（3）单击【确定】按钮返回。数据权限控制设置2．数据权限设置进行数据权限设置，必须先在系统管理中定义角色和用户，并完成功能权限的设置。数据权限分配包括记录权限分配和字段权限分配。记录权限分配是对具体业务对象进行权限分配，使用前必须在数据权限控制设置中至少选择一个记录级业务对象。字段权限分配是对单据中包含的字段进行权限分配。数据权限设置的操作步骤如下。（1）选择【基础档案】→【数据权限】→【数据权限设置】菜单，打开“权限浏览”窗口。（2）在“业务对象”下拉列表中选择业务对象，如“科目”，在“用户及角色”列表中选择用户名，单击【授权】按钮，打开“记录权限设置”对话框。（3）在“禁用”列表框中选择科目，单击“

”按钮，选入“可用”列表，如图所示。（4）单击【保存】按钮，系统提示“保存成功”，单击【确定】按钮返回“权限浏览”窗口。（5）使用同样方法可设置字段级权限。数据权限设置3．金额权限分配金额权限分配主要用于设置用户可使用的金额级别和金额权限。设置金额级别（1）在企业门户“设置”页签中选择【设置】→【数据权限】→【金额权限分配】菜单，打开“金额权限设置”窗口。（2）单击【级别】按钮，打开“金额级别设置”窗口。（3）单击【增加】按钮，进行金额级别的设置，如图所示。金额级别设置设置金额权限1）在企业门户“设置”页签中选择【设置】→【数据权限】→【金额权限分配】菜单，打开“金额权限设置”窗口。（2）单击【增加】按钮，参照选择一个用户，选择已设置好的金额级别，如图所示。金额权限设置四、单据设置在日常业务处理中，各个企业所使用的单据都会有所不同，用户可以根据系统预置的单据模板，定义本企业所需要的单据格式。每一种单据格式设置分为显示单据格式设置和打印单据格式设置。在单据设置中，用户可以根据企业业务中使用各种单据的不同需求，设置各种单据类型的编码生成原则。第三章