企业财务部岗位职责概述

清点营业款并装入签袋写交班簿打印收入报表下班投币并将备用金存保险箱与下班进行交接下班投币并将备用金存保险箱与下班进行交接餐饮、康乐收银上(接)班操作标准1、餐饮、康乐收银员准备下班前先写交班簿,将重要及注意事项书面写在交班本上。2、打印当班收入报表。3、清点营业款并将营业款装入钱袋,同时整理好帐单。4、下班收银到位后再与下班收银进行抽屉钥匙的交接。5、收银员将营业款钱袋、备用金、帐单一同带到前台,进行投币和存放备用金。6、工作完成后下班。(七十)餐饮、康乐收银结账总流程及标准餐饮收银结帐总流程(见下页)Order单第一联收银插单册收银员盖章服务员开Order单Order单第一联收银插单册收银员盖章服务员开Order单客人凭帐单结帐打印帐单结帐时将Order单输电脑客人凭帐单结帐打印帐单结帐时将Order单输电脑餐饮收银结帐总操作标准1、客人到餐厅坐下后,服务员向客人提供餐牌,客人点菜,服务员开Order单。2、Order单一式三联,收银员三联都盖私章,收银员留第一联插入单册(第二联由服务员传入厨房;第三联留在搂面传菜间)。3、客人提出结帐,服务员通知收银员打印帐单,收银员从单册中取出Order单迅速输入电脑。4、收银员打印帐单,服务员将帐单送过去给客人查看,客人凭帐单付款。服务员无向客人提供帐单而直接向客人收款,属于作弊行为。5、收银员收到款后埋单。(七十一)信用卡结账流程及标准信用卡结帐流程客人输密码收银员刷卡客人出示信用卡打印帐单客人输密码收银员刷卡客人出示信用卡打印帐单交还客人信用卡核对签名式样客人签名打印签购单交还客人信用卡核对签名式样客人签名打印签购单结帐埋尾结帐埋尾信用卡结帐操作标准1、收银员打印帐单。2、客人出示信用卡,要求用信用卡结帐。3、收银员在POS机上刷卡。4、如果信用卡有密码,请客人输入密码。5、打印一式三联的签购单。6、客人在签购单上签名。7、收银员核对签名式样。8、核对无误后,将信用卡及签购单客人联还给客人。9、收银员埋尾,并把信用卡签购单客户和存根联订在帐单面上。(七十二)餐饮、康乐收银寓客账(转房账)流程及标准餐饮、康乐收银寓客帐(转房帐)流程服务员请客人出示房卡和房门钥匙客人提出转房帐打印帐单服务员请客人出示房卡和房门钥匙客人提出转房帐打印帐单 传房帐并及时送单客人签名Y传房帐并及时送单客人签名收银员电话咨询客人是否能够签单收银员电话咨询客人是否能够签单请客人用其它方式结帐请客人用其它方式结帐N餐饮、康乐收银寓客帐(转房帐)操作标准1、收银员打印帐单。2、客人提出消费转入房帐一起结算。3、服务员请客人出示房卡和钥匙。4、收银员检查客人房卡是否有效,打电话前台收银处询问该笔消费金额是否能够入房帐。5、如果能够转房帐,请客人签名(并核对房卡上的签名式样);如果客人无签单资格,服务员婉言请客人用其它方式结帐。(七十三)外客挂账结账流程及标准外客挂帐结帐流程结帐埋尾核对签名式样和确认无超信用额客人签名打印帐单结帐埋尾核对签名式样和确认无超信用额客人签名打印帐单外客挂帐结帐操作标准1、收银员打印帐单。2、服务员送给客人签名。3、收银员核对客人签名式样,并检查该客人消费是否超过信用限额。4、核对无误后,收银员结帐埋单。(七十四)餐饮、康乐收银对内部接待签单结账流程及标准餐饮、康乐收银对内部接待签单结帐流程收银结帐埋尾ENT管理人员在帐单上签名并提供审批表打印帐单收银结帐埋尾ENT管理人员在帐单上签名并提供审批表打印帐单餐饮、康乐收银对内部接待签单结帐操作标准1、收银员打印帐单。2、管理人员在帐单上签名并提供业务接待审批表,收银员检查管理人员是否具有签单权,同时检查结帐金额是否超过业务接待审批表上的预算金额;如果该管理人员无签单权或结帐金额超过了业务接待审批表上的预算金额,收银员马上提出来并要求对方补办相关手续。3、如果管理人员电话通知签名或业务审批表后补,收银员要将接电话的时间、对方姓名及简单过程用标签纸记录下来订在帐单上。4、收银员埋尾ENT(内部接待交际费)。(七十五)餐饮、康乐收银备用金的使用流程及标准餐饮、康乐收银备用金的使用流程检查是否需要换零钞使用前清点备用金是否正确上班先到前台取回备用金检查是否需要换零钞使用前清点备用金是否正确上班先到前台取回备用金当班结束后将备用金交回前台保险箱结帐过程中找零钞当班结束后将备用金交回前台保险箱结帐过程中找零钞餐饮、康乐收银备用金的使用标准1、餐饮、康乐收银员每岗1000元零钞备用金,上班前保存于前台客用保险箱处,收银员每人借用一个客用保险箱,收银上班前凭钥匙到前台取回自己的备用金。2、备用金使用前先清点备用金的金额是否正确,根据经验检查零钱是否充分,如不充分应及时向出纳换取。3、客人现金结帐过程中,使用备用金为客人找零钞。4、当班收银下班前,将自己的备用金清点准确后用信封封好后,保存于前台客用保险箱处才能下班。(七十六)餐饮、康乐收银发票的使用流程及标准客人及兑奖联交客人餐饮、康乐收银发票的使用流程客人及兑奖联交客人按付款金额撕下相应金额发票确定客人已经付款按付款金额撕下相应金额发票确定客人已经付款存根联保存交财务部存根联保存交财务部餐饮、康乐收银发票的使用操作标准1、收银员开发票前先确认客人是否已经付款,未收到款不得提前向客人开具发票。2、按客人付款金额向客人开具相应金额的发票,严禁收银员虚开、开大发票。3、存根联订在帐单上交财务部。4、如果客人兑奖联客人刮开后有中奖金额,按照发票背面上的说明先给客人兑奖,收回中奖券登记后连同营业款(相当于营业款)一同上缴财务部(到前台投币)。(七十七)电脑房账号管理流程图及标准电脑房帐号管理流程填写帐户管理申请单部门经理签字操作员权限和岗位发生变化填写帐户管理申请单部门经理签字操作员权限和岗位发生变化 EDP执行管理操作网管审批财务部经理审批EDP执行管理操作网管审批财务部经理审批登记记录登记记录电脑房帐号管理操作标准1、当部门员工操作权限和岗位发生变化后,应及时汇报。2、应该由操作权限和岗位发生变化的员工填写帐户管理申请单。3、该申请单由该员工所属的部门经理签字确认。4、报财务部经理、网管进行审批。5、网管对也应该对申请单进行审批,而且开放适当的权限。6、由于电脑操作员进行权限开放。7、登记此次操作日记。(七十八)电脑设备日常维护流程电脑设备日常维护流程制订日常维护计划制订日常维护计划是否属设备问题准备维护工作维修更换 是 是否属设备问题准备维护工作维修更换 否是否需软件供应商协助故障排除验收是否合格否是否需软件供应商协助故障排除验收是否合格 是远程维护或上门服务签名确认办理维修单 远程维护或上门服务签名确认办理维修单电脑设备日常维护操作标准1、电话接到维修信息.确认发生故障的地点。2、到达故障发生地点,进行现场维修。3、判断故障,是电脑故障还是前台软件引起的故障。4、若由前台PC硬件引起的故障,应及时通知PC供应商,若是由于前台软件引起的故障,应及时通知软件供应商进行远程维护或上门服务。5、故障排除。6、检测故障是否排除.若故障排除,即验收合格。(七十九)客房客人上网故障的处理流程及标准客房客人上网故障的处理流程故障解决可否现场解决到客房维修接到维修信息 是 故障解决可否现场解决到客房维修接到维修信息 否通知网络供应商故障排除验收是否合格通知网络供应商故障排除验收是否合格签名确认办理维修单签名确认办理维修单客房客人上网故障的操作标准1、电话接到维修信息,确认发生故障的地点。2、到达故障发生地点,进行现场维修。3、判断故障,是客人自带电脑的设置问题还是客房网络问题。4、若由客房网络引起的故障,应马上通知联通公司.进行维修。5、故障排除。6、检测故障是否排除。若故障排除,即验收合格。7、到工程部办理维修单.进行维修单的填写工作,记录故障的原因。(八十)前台电脑突发故障的应急处理流程及标准前台电脑突发故障的应急处理流程接到维修信息接到维修信息维修更换是否属设备问题现场维修 是 维修更换是否属设备问题现场维修 否是否需软件供应商协助故障排除验收是否合格否是否需软件供应商协助故障排除验收是否合格是远程维护或上门服务签名确认办理维修单远程维护或上门服务签名确认办理维修单前台电脑突发故障的应急处理标准1、电话接到维修信息.确认发生故障的地点。2、到达故障发生地点,进行现场维修。3、判断故障,是电脑故障还是前台软件引起的故障。4、若由前台PC硬件引起的故障,应及时通知PC供应商,若是由于前台软件引起的故障,应及时通知软件供应商进行远程维护或上门服务。5、故障排除。6、检测故障是否排除.若故障排除,即验收合格。7、到工程部办理维修单.进行维修单的填写工作,记录故障的原因。8、签名确认维修单。四、财务部管理制度(一)资金管理制度为加强会馆资金方面的管理,严格执行财经纪律,提高使用效率,确保货币资金的安全和完整。 现金的管理:1、现金使用范围:会馆除小额零星支付使用现金外,其日常支付应经过银行进行。正常情况下,超过1000元的支付必须经过银行结算办理。(1)支付员工的薪酬等支出(主要指员工离职结算工资等),若一次支付金额较大的,须经过银行转账方式或开具现金支票;(2)日常管理费用的报销;(3)出差人员必须随身携带的差旅费;(4)零星采购;(5)其它必须用现金支付的款项;(6)如有超出使用范围和超出结算起点以上的支出,确需使用现金的,需经过财务经理的批准。2、现金的内部控制:(1)会馆每天的现金收入必须全数送存所定的收入银行账户。日常的现金支出必须从库存备用金支付,或从银行提取,不得从现金收入中坐支;(2)制定库存现金限额,限额以3-5天的日常见量为准,严格按照既定限额留存现金,超出部分及时送存银行,不足部分可从银行以现金支票补充。现金的存取应派专车接送,以保证会馆资金的安全;(3)现金收付须有严密的审批手续和完备的凭证;严格管理空白收据、支票;对空白票据的领用和保管,应建立完善的管理制度。财务部应对库存现金实行定期和不定期的盘查;出纳人员每日盘点现金,与账目核对,做到日清月结,账款相符;严禁白条抵现金库存;财务部会计每月与出纳人员对现金进行一次共同盘点,编制盘点表并共同签署;(4)切实做好现金安全管理防范措施工作。保险柜密码在经管人员变动后,应立即改动保险柜钥匙,不得随意摆放在办公室,应随身携带。钥匙遗失,应立即更换新钥匙,不能更换的,应将遗失过程详细记录在案;到银行存取现金额较大的,至少两人以上同行;(5)现金收款都应开具收款收据;出纳人员办理收款手续后,应加盖”现金收讫”章;(6)款项支付后应加盖相应”现金付讫”章。银行存款的管理:1、银行帐户的开立:银行账户的开立应向集团公司财务部提出申请,并提交开户审批报备表,经集团财务部审批并备案后办理银行开户手续。(1)基本帐户:是会馆为办理基本的、主要的资金结算业务而开立的主要帐户;(2)一般帐户:是会馆为方便每日营业款缴存而在就近的金融机构开立的基本帐户以外的辅助帐户;原则上只办理资金收入业务;(3)专用帐户:是会馆为办理某些特殊业务或专门业务,按国家规定必须开立的某些有特殊用途的补充帐户。除办理规定的专项业务外,不得办理经营性的资金结算业务,专用账户应做到因特殊业务的开展而开立,因其结束而撤销,且业务结束后一个月内必须清理完毕。2、各银行账户仅供企业收支结算使用,不得出借银行户头给外单位或个人使用,不得为外单位或个人代收代支、转帐套现。3、严格禁止用个人名义开立银行账户。4、超过现金收付限额以上的收付款项,必须经过银行结算。5、银行预留印鉴应分别专人管理,专管人员应恪尽职守,不得托付她人代办,如因离职或因公外出,须办理交接手续以明确责任。6、经办人员因业务需要,要求财务部预先签发银行转账支票或支付货款时,首先必须按规定办理支取手续,经办人领用支票后,须在支票登记簿上签字确认。经办人应于支票领用后10天内至财务办理报销手续,出纳于支票报销后在支票登记簿上注销。未及时办理销账手续者,将按规定予以扣款。7、出纳员应设立支票登记簿,领购、签发转账支票时,应进行详细登记并将支票项目填写齐全。不准签发空头支票,作废支票应加盖作废印章后妥善保管以备核查。当无法明确收款单位名称、金额时,也应把支款用途、签发日期以及预计资金限额填写清楚。8、支付应付供货商账款,应由采购部门按应付金额填制付款审批单,经过往来会计审核核对及规定的审批程序、制证程序后,方可付款。供货商如为个人,办理结算时应由本人持身份证明领取现金或转帐支票,原则上不允许采购代为办理。收款单位必须与合同协议、开具发票单位三方一致,否则应由协议单位或出具发票单位出具加盖公章、法人签字认可的委托其它单位收款的委托书方可办理。9、空白支票及已用支票存根由出纳统一保管,空白支票的保管视同现金。10、严格审核各类银行结账凭证,及时办理银行收付业务。11、及时索取并核对所有账户银行往来对账单。如月末有未达账,应查明原因,编制银行余额调节表,并由财务经理复核。对于较长时间的未达帐项应查明原因,并上报主管领导尽快寻求解决办法。资金计划管理:会馆资金的调度和使用采取计划管理,以达到资金核算与管理的有序性和计划性,同时便于财务部门能够随时掌握资金的增减变动情况,了解资金计划执行情况,从而合理调动资金,有效组织和利用闲散资金参加周转。1、会馆实行资金管理月度计划管理制度;2、财务部每月28号编制下月资金使用计划,经财务经理审批后呈报会馆总经理和集团财务部审阅批复。3、财务部每月1号编制上月资金计划执行情况和月末帐户余额,向集团财务部报送。4、财务部每旬最后一天编制资金旬报,向集团财务部报送。5、财务部根据批准的资金计划做好资金调度和资金占用的分配工作。(二)借款管理制度目的:加强各项费用核算与管理,节约和控制费用开支。内容:1、会馆借款审批权限:总经理对个人累计审批权限不得超过50000元,部门经理级及以上对个人单次不得超过5000元,部门累计借款不得超过0元。超过借款审批权限,需报酒店管理公司财务总监批准。2、所有借款需事先填写借款申请单,注明借支日期、部门、经办人、借支事由、金额,经部门经理签字、参照上述费用审批权限报批。3、费用完成后应立即填写费用支出报销单,附合法有效的报销凭证,按费用报销制度审批后财务予以冲帐。4、所有借支除特殊情况及特殊岗位(如采购员备用金、收银员备用金)外,原则上要求在业务办理完毕5日内,必须办理报销手续,对于未能按时销帐的,财务部每月发放工资时扣除员工已借款项。发生不能及时报帐的特殊情况,需及时与财务部沟通,否则财务部扣发工资直至扣完借款。费用发生后超过一个月不报销者,财务部有权按费用金额90%报销。5、大额现金10000元(含10000元)以上的借支,必须提前一天向财务部报计划,以便财务部做好资金安排。6、借支人再次借支时,必须结清以前借支,否则财务不予借支(除特殊情况外)7、会馆应对个人借款设立明细帐登记发生时间、欠款单位或个人、欠款原因、欠款时间、欠款金额、到期时间、催收责任人等,财务经理应每月24日审核应收明细,安排清收结转工作。(三)费用报销管理制度费用报销审批原则1、费用报销的凭证必须是合法的原始凭证,白条或不合法的凭证一律不准报销;收据一律不能报销(100元以下,经财务经理同意者例外)。属于安装工程款项,一律要开具有效的建筑安装发票才能付款,所有付款一律凭企业有效发票开给转帐支票;如需转付其它单位,需出具供货企业的委托付款通知书。2、取得的正式税务发票和有关单据上客户名称、日期和单位印章等内容填据完备,票据无涂改痕迹,且票据的小写金额与大写金额一致。3、所有财务单据必须用黑色碳素笔填写;所附原始凭证必须由经办人、证明人在原始凭证背面签字、并注明用途,且内容必须与单据所报费用项目相符。4、各部门费用报销时,必须由经办人按规定准确填写费用报销单,各种单据应粘贴整齐,按规定的报销审批程序先由经办人填写费用报销单,注明费用报销事由,经部门经理签字、财务经理审核,总经理审批后方可报账。5、对于未履行费用报销审批签字程序的,或与事实经过不相符的情况,财务部有权拒绝办理报销手续。6、财务部应严格按<资金管理制度>规定的现金范围支付现金。7、原则上应尽量减少其它费用支出,所有费用应有明确使用用途,发生前均需向会馆总经理提前申请,经同意后方可发生。票据丢失处理经办人先到原开发票处索要发票存根复印件并由原签发单位盖章证明,然后写出书面申请,经财务总监和会馆总经理批准后,方可报销。如果确实无法取的证明的,如车票等凭证,应由当事人写出详细情况,经财务总监和会馆总经理审批后,方可报销。无合规发票若无合规发票且金额在1000元以上时需出具财务总监和会馆总经理签字确认的报告方可用其它类发票替换。费用报销相关人员职责经手人:对产生费用的真实性,所购物品及服务是否具备付款条件及能否真正为公司产生效益负责;部门负责人:了解费用产生原因,监控费用发生过程,核对票据与经济业务是否一致并为公司真正产生效益负责;财务经理:对数据的准确性、发票的合法性以及是否在预算范围内负责;总经理:了解费用产生原委,保证公司利益最大化,最大可能的规避风险。具体费用管理规定:1、办公费用管理规定:办公所需各种费用支出列入办公费用,会馆各部门除本部门专业性办公费用支出外,其它办公费用由行政人事办公室统一管理,采购统一购买,其它部门不得擅自购买。部门所需的办公设备、日常办公用品和其它用品,在领用时,由财务部负责登记,每月末由财务部根据各部门在总仓库领用办公用品的汇总领料单,计入各部门办公费用核算。会馆购买书籍由总办专人验收后,经手人、保管人和部门负责人在发票和清单上签字,交财务报销,总办负责会馆书籍统一保管并制定相应借阅、保管制度,借阅需办理借阅手续,丢失由借阅人照价赔偿。总办设专人将原有及新购书籍登记造册(及时更新),方便其它部门借阅,书籍要保证至少每年清点一次。2、交通费用管理规定:交通费指市内公干发生的费用,报销时参照<差旅费报销制度>。3、差旅费管理规定:差旅费指因工作需要出差在外发生的交通费、住宿费、用餐费。报销时参照<差旅费报销制度>。4、通讯费用报销规定:每年年初预算时,办公室组织各部门负责人共同制定个人手机费、部门固定电话的报销标准,财务总监审核,报会馆总经理审批后执行。财务部按批准的标准于每月月底前预存下月手机费。月初电话预存余额超过本人月标准者,不予预存。超标准部分由个人担负,非财务预存不及时导致的停机情况,要追究个人责任。部门固定电话在标准之内据实报销,超标准部分由部门负责人承担。需要采用银行委托收款方式支付话费的,需经会馆总经理审批。年度中,公司员工因工作需要,需报销手机话费的或需调整报销标准的,应由本人提出申请,部门经理审批同意,财务经理审核,报会馆总经理审批,经批准的手机费报销标准转财务一份备案。财务部门每月将预存手机及固定电话缴费单汇总,经会馆总经理批准后报销。如在公司报销话费的员工辞职,人力资源部门应及时通知财务部,财务部停止费用的缴纳。5、业务招待费管理规定:业务招待费是为公司顺利开展工作发生的招待支出,各部门应根据工作需要合理安排,尽量减少内部招待费用支出。考虑效益收益对等的原则,开展对外招待工作原则上在本会馆安排。会馆总经理为业务招待费的第一责任人,对业务招待费的使用效果负责。招待费管理具体参照<业务招待费报销管理制度>(1)严格控制业务招待费开支。各部门业务招待费开支应本着节约实效的原则,所有招待业务原则上要求在本会馆进行,且尽可能选择一些成本较低的招待项目(如客房、康体项目等);(2)确因特殊情况需在本会馆以外的场所进行宴请招待的,凭真实合法有效的发票办理报销手续,且需在发票背面左下角注明经办人、招待事由及招待单位,非工作需要的业务招待费一律不予报销;(3)会馆业务招待费开支必须事先填写招待申请单,报财务总监和总经理审批后方可进行。特殊情况来不及填报招待申请单的,必须事先请示总经理和财务经理的口头同意,由总经理口头或书面通知接待部门,并于次日补填招待单履行审批手续,财务凭批准的招待申请单审核入帐;(4)经批准的人员能够以会馆的名义宴请客人,未经批准的宴请,所有费用将由其个人完全承担;(5)会馆对各部门的业务应酬费实行计划预算控制,年初根据业务特点、范围核定各部门分月的业务应酬费计划控制额度,各部门申请宴请必须在计划额度之内,财务部按月检查通报各部门业务应酬费的累计预算执行情况。确因工作需要可超过月度控制额度的20%,财务部门提出超预算预警,再超出部分暂时冻结报销;(6)餐饮部、康体娱乐部对顾客赠送的果盘,计入餐饮成本,不做宴请招待费用;(7)餐饮部对住店客人提供的免费早餐,由财务部按实调整房费收入。娱乐赠送果盘必须控制限额数量;(8)参加陪同人数一般为1-2人。6、员工培训费:员工培训费主要包括培训师资费、外派培训费、培训器材及资料费等相关费用,会馆各部门的培训费用归集到人力资源部开支。人力资源部对员工培训时,可能安排会馆管理人员进行培训,如因培训内容的实际需要,需外请培训老师或外派培训的,应事先提交培训申请报告及培训费用预算,报总经理批准后方可进行。每次培训组织之前,应有培训计划、培训方案以及培训预算,属于年度计划之内的项目,经人力资源经理核准后方可组织,计划外项目经财务经理、会馆总经理核准后方可组织。7、广告/推广费:会馆各部门的广告、宣传、推广费用归集到营销部开支。销售部要进行此项费用开支时,必须每年末提出下年度营销计划和费用预算报告,经总经理核准后上报会馆管理公司审批。每季度末营销部门拟定详细的广告宣传活动计划,经财务部审核符合年度预算后,报会馆总经理审批,并上报会馆管理公司核准后,营销策划部根据批准的广告宣传计划开展广告宣传活动。广告宣传活动原则上应签署协议,并尽量采取置换方式,以减少会馆资金支付。实际执行时销售部凭批准的计划及协议、发票、证明广告费用实际发生的依据(报样、照片)等相关原始单据到财务报销。预算外广告支出需以专题报告的方式,报会馆财务经理和总经理批准后,上报会馆管理公司核准,方可执行。8、汽车费用:包括汽车修理费、汽油费、通行费,停车费、年检费和保险费等。电瓶车维修由工程部负责,费用归集在所属部门。汽车费用按车辆编制预算进行管理,总办应根据上年车辆的实际行驶状况,编制本年的交通费预算。会馆车辆维修必须到会馆签订协议定点的维修站,具体管理办法按车辆管理制度执行,特殊情况需提出书面申请,经会馆总经理和财务经理同意后办理。会馆车辆装饰费用由司机提出申请,总办根据会馆总体车辆装饰水平拟定装饰标准,报会馆总经理批准后办理。车辆保险纳入汽车费用管理,按车辆管理规定执行。司机的过桥过路费原则上每月报销一次,长途出车发生的油费、维修费和过桥过路费应在回来后5日之内报销。汽车费用报销时需由总办核实车辆使用情况。每月末,财务部根据车辆管理员归集的部门用车记录明细表将相应费用分配至各部门。具体费用报销管理见<汽车费用报销及收入结转制度>9、装饰费用:主要由营销部开支。营销部根据会馆经营活动需要做好装饰方案,由采购部协同采购装饰物品或美工用品,事后凭发票和已批准的采购申请单办理报销手续。10、工资、福利、保险费、员工膳食费:工资、奖金、福利费用每月由人力资源部按规定时间分部门制作工资明细表及汇总表,交财务部工资核算员核对无误后送财务经理、总经理审批后,财务部按汇总表中实发合计开具转帐支票,连同磁盘一同交银行转帐。员工保险费用由人力资源部每月填写付款申请单,附会馆员工社保交纳明细表,部门经理签字,送财务经理审核,总经理审批后,财务方可付款。员工保险费用中需由员工自己承担的部分,人力资源部需从每月工资中扣除,财务凭工资表中扣除数冲帐。11、客用品、印刷品、清洁用品、洗涤用品:由各使用部门领用时需填写领用申请单,部门经理签字后送财务部,成本控制主管根据各使用部门月使用量、已领用数量、及本月业务量等情况确定本次发放数量,仓管员根据成本控制主管审批数量发货。12、布草、制服、厨房用品、玻璃器皿、瓷器:由各使用部门领用时需填写领用申请单,部门经理签字后送财务部,会计根据各使用部门已领用数量、使用周期、变更处理情况、现有数量等情况确定本次发放数量,仓管员根据会计审批数量发货。13、水费、电费、燃料:能耗管理主要由工程部负责。每月能耗费用由工程部填写费用报销单,附能耗发票,工程部经理确认后报财务经理审核、总经理审批后财务部办理付款事宜。每月财务部门负责向能耗超标准的部门发出预警。14、报刊及杂志:每年年未,各部门根据本部门实际需要及下一年报刊杂志费用预算,向总办提交报刊及杂志订阅申请单,由总办汇总审核,报财务经理审核及总经理审批后统一办理手续。15、行政收费:会馆上交主管部门的行政管理费用,由各相关部门根据缴费通知单填写费用报销单,按费用报销程序办报销手续。16、绿化费:各部门根据本部门区域实际需要决定植物租摆数量17、维修及保养:维修保养费除汽车、电子计算机系统外由工程部开支,各部门如有维修需要,先填写工程维修单,经部门经理同意后报工程部维修。18、保险费、电视收视费、卫生费:会馆保险费、电视收视费、卫生费由总办提出付款申请、报财务经理审核、总经理审批后方可开支。19、音乐及娱乐:前厅部购背景音乐碟片、各部门活动演艺的演出费用均归集于音乐及娱乐费用。音乐及娱乐费用需事先提出费用开支申请及费用开支预算,经部门经理签字、财务经理审核、总经理审批后方可开支。(四)差旅费报销管理制度为规范差旅费用报销的程序,严格控制差旅费用,加速审批周期,提高工作效率,制定会馆差旅费报销管理规定。市内交通费的报销规定1、员工在本地公干,应乘坐公共交通工具,并由各部门设置<零星交通费用登记表>,由员工公干后3个工作日内按实际开支逐一登记,列明公干日期、办事内容、乘坐交通工具类别及起讫地点等,指定专人每月一次或两次汇总,附上公共交通发票,填写<费用报销单>,经部门总监或经理核签后到财务部办理报销手续。2、员工特殊情况下(如拜访重要客户、交通不便、加班、总值班至晚上11:00以后等)乘坐出租车,需提前报部门总监\经理、总经理批准,并附上出租车票等原始凭证,填写”费用报销单”,注明日期、办事内容、起讫地点,经部门负责人核签后到财务部办理报销手续。员工本地公干由公司派车的,不得报销交通费。3、会馆原则上对销售人员派公车进行对外销售活动,在无公车可派的状况下,销售人员外出公干需提前报销售部经理批准,凭有效交通费凭证与相关外出销售报告实报实销。3、市内交通费用报销由部门按月汇总进行报销,每月3日前报销上月部门市内交通费用。外地差旅费用报销规定1、申请程序:(1)每项商务出差应与年初的预算配合执行,在预计出差的一周前须提交<出差审批单>报总经理审批;具体申请的内容包括以下要件:1)出差目的地;2)出发日期及行程;3)出差目的及理由;4)出差的每项费用预算。(2)若须暂借备用金的,在出差前三天提交经财务总监、总经理批准后的<出差审批单>及<现金借款单>至财务部出纳处办理借款手续,同时复印一份作为出差后报销冲帐的原始凭证。2、国内各项差旅费标准:国内差旅费开支明细标准:(上限)职级交通费最高标准住宿伙食费补贴标准总经理经济仓、软卧轮船二等舱400元/间.天50元/天总监、部门经理经济仓、硬卧轮船三等舱200元/间.天30元/天其它员工经济仓、硬卧轮船三等舱150元/间.天20元/天备注3、详细说明:(1)住宿费的标准按天计算,在规定标准内凭票按实报销。住宿费超过标准的,超出部分不予报销;原则上要求组合住宿,因出差人员组合实际情况确须住单人间的,可在相应住宿标准基础上提高50%;(2)因特殊原因乘坐超标准交通工具,须说明原因,经总经理批准。交通费凭单据报销,长途距离也应尽量利用公共交通设施,长途出租票据原则上不予报销,市内乘坐出租据实报销,但须对每张报销凭证注明事由;(3)一般工作人员随领导出差,若膳食和住宿无法分开时参照领导的标准;(4)来往地点使用地面交通工具时间不多于5小时或列车行驶里程不超过1000公里,则应采用地面交通工具来往;(5)因公出差到居住所在地,一律不得报销住宿费;(6)出差人员的住宿费按其职务档次实行”限额凭据报销”的办法,按出差的实际住宿天数(不包括在途天数)计算。伙食补助费实行”限额凭据报销”的办法,按出差的自然天数计发(自然天数算头不算尾);(7)出差补助以实际在外天数计算(含出发、返回日),当天来回的出差,四小时以内的不报销补助,四小时以上八小时以内的报销50%补助,八小时以上的报销1天补助;(8)出差期间如费用由客户负担或参加会议已由举办单位负担的,该费用不能报销。4、出差费用报销审批程序:(1)员工因工作原因出差返回会馆工作5天内,须向财务部提交经部门负责人核签的<差旅费报销单>及附上经会馆审批的<出差审批单>所有的原始发票;(2)按项目填列每项费用总数(包括伙食补贴);(3)注明已借的备用金以及应退或还须报销的实际金额;(4)财务部费用会计对所提交的<差旅费报销单>、发票及相关凭证进行审核后,报财务总监、总经理审批;(5)团体出差考察人员统一填好<差旅费报销单>,报总经理批准,到财务部核报。附则:1、财务部在执行本规定时,须严格审查出差人员的<出差审批单>及报销单据,如有不符,有权拒绝办理报销手续。2、本规定自下发日起实施,财务部有解释、跟进执行、以及根据会馆实际情况修订的权利。3、本制度经会馆审批后开始执行。(五)车辆费用报销及收入结转制度目的:加强车队财务管理,防止漏洞产生执行程序:车辆维修及保养 1、车辆维修或保养须由车辆管理员填制维修单,注明车型、牌照、司机姓名、行驶公里数、出车日期及时间,内容注明”车辆维修”或”车辆保养”,交总办主任签批。2、维修单一联交财务备档,一联车队备存,一联交维修商结算用。3、车辆维修或保养须在会馆指定维修商处,否则将不予报账,由负责该车的司机自行承担。特殊情况报总办主任同意后书面报财务部备案。4、车辆原则上每5000公里保养一次。由该车司机提出书面申请。并由车辆管理员对该车车况进行检查。并对将要发生的保养费用进检查,经检查后结果报财务部审核。5、维修及保养费用在1000元以内的,情况特别紧急的,可由车队队长直接报总办主任同意后执行,事后至财务部办理报账手续。金额在1000元以上的必须报财务部审核后方可执行。6、车辆维修及保养由车辆管理员、该车司机共同验收并签认。更换或购买配件1、更换或购买汽车配件必须严格按会馆采购制度进行,否则将由该执行人自行承担。2、如有特殊情况,金额在1000元以下的,可由车队队长报总办主任同意后先行更换或购买。金额在1000元以上的必须报财务部审批后执行。行驶公里核算1、由车队提供常见地点出车标准的公里数表至财务部审核后共同执行。2、如派车单上公里数有明显错报、虚报的经审核后超出的公里数按出私车处理。由该车驾驶员自行承担,以当月工资中扣除。(小车按5元/公里计算)3、所有派车单必须由申请出车的部门经理签认,每月由财务部将派车单汇总审核后将当月用车情况在办公网上发部门经理确认,并报会馆总经理。4、财务部有权随时对出车记录进行抽查,任何人或部门均不得推诿、阻挠。5、每月派车单须在当月2号前由总经办汇总至财务部审核。油费核算1、汽车油费只允许司机本人本车使用。如有故意给她人加油,则处以两倍罚款并给予以书面警告直至开除的行政处罚。2、每月由财务部结算行驶公里数,油耗量及车辆油耗分析表报会馆管理层,并与车队绩效考核挂钩。车辆出差1、由使用部门填写派车单,由出车人填写起码公里数与结束公里数。2、出差期间,如特殊情况需检修的,金额在1000元以内,可电话报将情况报总办主任及财务经理,同意后可先行维修。3、出差期间油可单独核算费用计入出车部门。车辆出租1、车辆出租一律由前厅部填制派车单,根据客人需要填写出车地点,并根据会馆车辆出租价目表填写价格。如无制定价格,则由前厅部经理临时定价,并报财务部核算。2、出租业务必须使用现金,信用卡、支票、会员卡或签有挂账协议的指定签单人签字及限额内的客房挂账,不允许无挂账协议的单位挂账,否则该笔费用将由相关责任人自行催讨,由相关责任人当月工资中直接扣除。3、前厅部填制杂项收费单交前台收银员入账。4、租车业务收入计入前厅部,相关费用也计入前厅部。5、每次出租业务须单独记录并核算,由费用会计编制月车辆出租分析表报总办主任,财务经理及总经理。(六)合同管理制度目的:加强会馆合同管理,提高经济效益。用法律来维护会馆利益,对合作双方有效进行监督和制约,确保会馆经济利益不受损失。执行程序:1、为了加强会馆合同管理,使各类合同遵守国家法律,达到加强管理及提高经济效益的目的,特依照<中华人民共和国合同法>制定本规定。2、经济合同是指法人之间为了实现一定的经济目的,明确双方的权利及义务而签订的协议与合约,包括购销、建筑工程承包、加工、承揽、仓储保管、货物运输、供用电、财产租赁、科技协作及其它内容而订立的合同 。3、会馆除补仓及小金额零星购买商品外,其它经济活动均应订立合同。其内容应包括:合同 主体、标的、数量、质量、价格、双方的权利及义务、合同期限、付款方式、验收办法、保修条款、违约处罚等。4、合同申办实行归口管理:(1) 物资采购——由需要或使用部门申请,其合同含报价单由采购部申办;(2) 工程合同——由工程部申办(3)广告合同——由销售申办;(4) 物业租赁合同——由行政人事办申办;(5)借款、保险合同——由财务部申办;(6) 维修、水电合同——由工程部申办;(7) 绿化、清洁合同——由客务部申办;(8) 销售、信贷合同——由销售部申办;(9)其它合同由相关部门申办。5、合同申办的原则和责任:(1) 坚持”货比三家,价比三家,就近择优”的原则;(2)申办部门对合约对方的经营资质(营业执照、市场情况、履约能力等)考核认定负责;(3)对部分稳定的供应商实行收取保证金制度。6、合同订立应遵循以下程序:(1)申办部门根据需要填制”合同审批表”,并附合同稿本及选择合约方的有关说明,送财务部负责人、总经理签审;(2)财务部负责人在三个工作日内,会同有关部门对合同内容与条款进行审核,并签署意见;(3)重大经济合同征求律师意见后,送总经理办公会签署意见;(4)经批准后的合同稿本送财务部盖会馆合同专用章;(5)会馆财务部将盖章生效的合同进行登记、编号,正本存财务部,副本或复印件送申办部门和总办各一份。7、合同履行情况监管:(1)申办部门和使用部门对合同的履约期限和质量、数量等负有督办、质量验收的责任;(2)财务部对合同的付款、结算负有监管责任;(3)合同文本必须规范严谨,不得以报价单、发票、收款收据或收款通知单以及无合同条款内容的文书信件等形式代替合同,否则一律不予登记报审;(4)属于会馆固定资产投资、技术改造等资本性支出的,均须报集团审批。8、本制度从批准之日起执行。9、本制度由财务部负责解释和修订。(七)固定资产管理制度为了加强对会馆固定资产的保管与使用管理,保证会馆资产的安全和完整,如实反映固定资产的增减变动情况,明确财产的经济责任,提高资产的使用效率和管理水平,特制定本办法。固定资产的管理范围固定资产,是指使用期限超过1年,单位价值元以上,并在使用过程中保持原有实物形态的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。非生产经营的主要设备、用具,单位价值在元以上,而且使用年限超过2年的,也应当作为固定资产。不符合上述两个条件的资产列为低值易耗品,低值易耗品管理模式同固定资产。会馆的固定资产管理范围和分类如下:1、房屋建筑物类:包括公司购买或自建的房屋及建筑物。2、通用设备类:(1)办公设备:复印机、碎纸机;(2)电脑及外围设备:电脑(成套)、打印机、扫描仪、电脑服务器、小型机、光盘机、磁带机等;(3)电器设备:空调、冰箱、抽湿机、咖啡机、红外线测温仪、音响设备、电视机、电视卫星接收系统、影碟机、投影仪、照相机、摄录机等;(4)家具设备:成套家具、床、沙发、文件柜、写字台、办公椅等;(5)地毯。3、专用设备类:(1)供电系统设备:变压器、高低压开关机、发电机等;(2)供热系统设备:蒸汽锅炉、热水锅炉、烤炉、管道;(3)中央空调系统设备:制冷机组、冷却管、水泵、风机盘管;(4)通讯通信设备:程控电话、传真机等;(5)洗涤设备:洗衣机、温衣机、干洗机、烘干机、脱水机等;(6)工具:电焊设备、升降机等;(7)厨房设备:洗碗机、万能蒸柜、冰箱及冰柜(厨房用)等;(8)电梯:客梯、货梯;(9)消防设备:消防设备、消防器材;(10)高级乐器:钢琴、电子琴、高级管弦乐器;(11)游乐场设备;(12)健身房设备;(13)泳池设备;(14)其它机器设备;4、运输设备类:(1)普通运输车辆:小轿车、客车、货车等普通运输设备;(2)工具运输车:工程车、餐车、行李车。5、其它设备:(1)工艺摆设:高级屏风、高级工艺品、名贵字画;(2)其它。会馆的固定资产卡片分类编码原则及对照表:固定资产卡片编码共9位,其中:前3位为分类编码,第45位为责任管理部门编码,后4位为流水号。分类编码对照表如下:表一:固定资产大类类别分类卡片编码管理部门房屋建筑物1房屋101财务部(06)2建筑物102财务部(06)通用设备1办公设备201行政办、工程部(01或05)2电脑及外围设备202财务部(06)3电器设备203使用部门4家具设备204使用部门5地毯205使用部门专用设备1供电系统设备301工程部(05)2供热系统设备302工程部(05)3中央空调系统设备303工程部(05)4通讯通信设备304工程部、使用部门(05或其它)5洗涤设备305工程部、房务部(05或09)6工具306工程部(05)7厨房设备307餐饮部(10)8电梯308工程部(05)9消防设备309工程部(05)10高级乐器310使用部门11健身房设备311康乐部(11)12泳池设备312使用部门13其它专用设备313使用部门运输设备1普通运输车辆401行政人事办(01)2工具运输车402工程部(05)其它设备1工艺摆设501使用部门2其它502使用部门固定资产的管理部门和职责会馆的固定资产原则上按类别实行归口管理和分级管理(其管理类别见表一)。各归口管理部门及其职责如下:1、会馆财务部:负责会馆固定资产的资金预算制定、增减审批、帐务处理,牵头组织每年定期的实物盘点清查工作,并对公司及会馆的资产的保管、使用、转移、调拨、外借、变卖、报废等工作进行监督与检查,以保证资产的安全完整。2、使用部门:负责部门固定资产预算购置审核,并负责相应固定资产的实物管理,登录其部门固定资产台帐,并对其分管固定资产进行实物盘点。上述各归口管理部门除以上职责外必须同时具有以下的职责:1、对固定资产购置、调拨、报废的管理,并每月定期报送会馆财务部固定资产收、发、结存一览表,保证财务帐与实物台帐的一致性。2、定期或不定期对所属管理资产的使用部门实物台帐进行核对,以保证实物台帐的一致性。3、定期或不定期对所属管理资产进行实物清查,保证实物台账与资产的一致性。各归口管理部门必须设立一名责任心强对专管资产较为熟悉的人员作为固定资产专管员进行一级实物管理,资产专管员负责制订归口管理的固定资产购置计划、实物保管、登记固定资产实物台帐,并会同财务部对归口管理固定资产进行实物盘点。固定资产购置对固定资产的购建、出售、清理、报废和资产调拨、内部转移等,都应当办理会计手续,并应当设置固定资产明细台账进行明细核算。固定资产购置程序如下:1、申请:申请部门(指固定资产各使用部门)以报告阅批件详细说明现有的相关设备配置情况、申购原因和购置需求,会馆工程部、会馆电脑房等技术鉴定部门,会馆财务部投资计划预算管理与控制部门根据实际需要予以审批,并附列采购部询价结果及建议采购价;每年末会馆须制定下年固定资产购置计划报上级公司审批,经审批后年度内按已批复预算具体实施,不再另行申报;年度预算外固定资产的购置需以专项报告的形式报上级公司批准后购置。2、购置:经报批的各类固定资产由会馆采购部门负责购置。预算内资产的购置严格按预算审批执行,预算外资产的购置需经会馆总经理、上级公司批准后执行。具体实施办法如下:(1)固定资产的年度预算先报会馆财务部,由会馆财务部审核后统一报经会馆总经理、上级公司审批后方能购置,先落实资金后实施;(2)固定资产购置程序按上述办法执行,绝不允许先购置后补办法手续的作法;(3)单次购买总价在3万元以下的零星资产采购,由采购部凭阅批件购置;(4)单次购买总额在3万元以上的设备采购必须签订购货合同,合同的签订须有使用部门、归口管理部门、财务部的参与确认,实行经济合同会签制度;(5)对于经常性采购的设备,各归口管理部门可确定几家对口供应商并签订合作协议,采取更优惠的价格和更灵活的付款方式。1、登记:固定资产购置后,归口部门应填制”资产验收调拨登记单”(附件一)与其它单据一起报销,此单一式三联,一联由财务部门留存据以登记固定资产卡片帐,其它两联分由归口管理部门和使用部门留存并登记实物帐。固定资产使用与维护管理会馆所有资产实行分级管理制,财务部和归口部门负责帐务及实物的一级管理,同时根据”谁使用谁管理”的原则,固定资产分别交由各使用部门具体负责二级管理,建立使用单位与个人的保管责任制度。各资产的使用部门应设立一名责任心强、对本部门情况较为熟悉的人员作为固定资产专人(即资产管理员)进行二级管理。并应将资产落实到具体使用人员,以明确其责任。资产管理员的其主要职责是:1、严格执行公司及会馆有关固定资产管理的规章制度,按制度要求进行资产管理。2、结合本部门实际制定符合会馆规定的二级资产管理办法。3、组织编制本部门固定资产购置预算、维修计划,并负责跟踪预算的实施。4、负责本部门固定资产的验收、转移、封存、启用、调拨、报废等工作。5、负责本部门固定资产的的建档、立帐工作;并定期或不定期与资产归口管理部门进行实物台帐核对,以保证实物台帐的一致性。6、及时向部门领导及上级资产管理部门汇报资产管理中的困难与问题,保证资产管理的顺利进行。7、对违反公司资产管理规定的行为有权制止,并及时向部门领导及上级资产管理部门报告。固定资产调拨为合理有效利用资产,公司资产会在部门之间进行调拨。公司内部各部门之间的资产调拨,应填写”资产验收调拨登记表”(附件一),此表一式四联,分由财务部门、实物归口管理部门、调入部门、调出部门留存并据以登记相关帐簿。职工离职、部门间调动等,所引起的固定资产在不同部门之间进行调拨的应填写”资产验收调拨单”;所引起的固定资产在同一部门、不同的使用人之间的调拨不用填写”资产验收调拨单”,由该部门资产管理员负责调整相应实物台帐的使用人名称。固定资产清理各使用部门应定期对资产进行清理以掌握资产使用状况,对闲置资产应退回归口管理部门以便合理调剂安排,对应维修资产及时送修,对需报废资产应进行报废处理。为保障会馆资产的正常、安全工作,延长资产的使用寿命,资产必须进行合理的维护与修理。资产使用部门应合理安排资产的维修(特别是贵重资产的大修理项目),并将维修计划纳入公司年度预算。资产报废要从严掌握、谨慎处理。确须报废,应须由使用部门以阅批件形式提出,并详细说明报废原因和残值回收情况,报业务归口管理部门和财务部核准,再以会馆名义专项上报上级公司批准后,填写”资产报废清理单”(附件二)进行处理,此单一式三联,分由财务部门、归口管理部门、使用部门据以登记资产帐簿。资产由于闲置、更新或其它原因,需要变价处理的,使用部门应提交申请报告,经归口部门同意后由财务部审核,报会馆领导批准后,再以会馆名义专项上报上级公司批准方可执行,并填写”固定资产报废清理单”进行处理。变价处理应遵循公开、公平交易原则,清理收入应缴公司财务部入账。未经总经理批准,公司资产不得对外出租或出借。出租与出借的资产应比照内部资产调拨程序办理”固定资产调拨登记表”并交相关部门登记。固定资产清查公司对固定资产实行定期和不定期清查制度,每年在编制年度财务决算前进行一次全面清查,另外财务部根据需要可随时进行清查,以保证固定资产的真实、安全与完整。资产清查由财务部牵头会同归口管理部门共同进行,各使用部门应予以积极配合。对盘盈、盘亏、毁损的固定资产,应当查明原因,写出书面报告,并根据公司的管理权限,经领导批准后,在期末结账前处理完毕(包含财务账与实物台帐)。固定资产折旧规定(年月始用)表二:固定资产大类类别折旧年限净残值率房屋建筑物1房屋205%2建筑物205%通用设备1办公设备55%2电脑及外围设备55%3电器设备55%4家具设备55%5地毯55%专用设备1供电系统设备105%2供热系统设备105%3中央空调系统设备105%4通讯通信设备55%5洗涤设备55%6工具55%7厨房设备55%8电梯105%9消防设备55%10高级乐器55%11健身房设备55%12泳池设备55%13其它专用设备55%运输设备1普通运输车辆55%2工具运输车55%其它设备1工艺摆设55%2其它55%罚则固定资产应正确使用、妥善保管,对于因管理不善造成固定资产丢失或毁损的,公司将酌情追究相关责任部门及使用部门领导人的责任,并按丢失资产的价值的100％进行处罚。由于不按管理办法执行,造成资产间的调拨混乱,无法查对相应资产的,应分别对专管理人员及资产使用人处以一定的罚款,罚款金额按固定资产原值的50％计算,以上罚款在绩效考核工资中给予扣除。附则本制度由会馆财务部负责解释和修订。本制度由会馆总经理审批后开始执行。(八)低值易耗品管理制度低值易耗品是会馆资产的重要部分,它具有使用范围广、品种繁多、流动性大、易损坏、易流失等特点,为了加强会馆低值易耗品的管理,保障会馆资产的完整,减少浪费,提高经济效益,特制定本制度。低值易耗品的标准和范围 凡单位价值在元(含元)以下,使用年限两年以下的各类办公家具、工器具、金属餐具、玻璃器皿、工艺品、布草、印刷品、服装、包装材料、维修配件等都属于低值易耗品范围。1、低值易耗品分两类:(1)实物性低耗品:指在使用过程中,能保持其实物形态不变而且使用年限相对较长,不易破损的,单位价值在200元—元(含元)之间的不足以计入固定资产进行核算管理的家具用具、工器具、金银器、摆设摆件、小家电、清洁设备等;(2)消耗性低耗品(即物料用品):指在使用过程中,会逐渐改变或失去其实物形态,而且使用年限相对较短,易破损的,单位价值在200元(含200元)以下的,或附于其它设备中的,包括印刷品、办公文具、一次性和非一次性客用品、清洁用品、维修材料、服装等。2、具体分类、编码见表:低值易耗品大类类别分类卡片编码管理部门器皿用具1金银器D11餐饮部2不锈钢器皿D12餐饮部3铝铁类D13餐饮部4其它厨房用具D14餐饮部布件5客房布件D21房务部6宿舍布件D22人力资源部7餐饮布件D23餐饮部8工作服D24房务部工具9度量衡器具D41工程部10维修工具D42工程部家具11办公家具D5112客用家具D52工程部13宿舍家具D53人力资源部14餐饮家具D54餐饮部运输设备15非营业用运输设备D61餐饮部16营业用运输设备D62餐饮部电器设备17非营业用电器D71人力资源部18营业用电器D72房务部通信设备19电信设备D81工程部20通信器材D82工程部其它21标识标牌D91工程部22音视频设备D92工程部23办公设备D93行政部24网络电脑配件D94财务部25工艺品D95行政部26其它用具D99财务部会馆低值易耗品编码在分类编码前加单位编码JD。低值易耗品的管理部门和职责消耗性低耗品(即物料用品)由各使用部门管理,领用时,采用一次摊销的核算方法由各部门承担费用。实物性低耗品的管理实行分级归口管理的办法。1、财务部:为低值易耗品的综合管理部门,负责低值易耗品的全面综合核算。负责编制会馆低值易耗品的年度预算,低值易耗品的核算以及低值易耗品的增减审批。定期到使用部门进行实物盘点和清查核对,并实行对低值易耗品的保管、使用、转移、调拨、出售、报废和外借等进行严格的监督。负责制定低值易耗品目录和编号,对低值易耗品实行总量控制,合理确定低值易耗品的最底库存量和最高储备量。2、使用部门:(1)负责按”物资管理制度”、”存货管理制度”的要求办理低值易耗品使用过程中的申购、报废、领用手续;(2)负责制定本部门在用低值易耗品的保管制度;(3)建立在用低值易耗品的实物台帐,做好定期盘点清查核对工作。低值易耗品的会计核算1、低值易耗品的会计核算根据规定,应设置”低值易耗品”科目进行”在库”、”在用”核算,但会馆的低值易耗品基本上是按需采购、到货即领,在库待领很少,为简化核算,”在用”低值易耗品采用与”物料用品”科目一并核算的简便方法。即在相关”费用”科目下设置”物料低耗品”科目作为费用归集科目进行核算。2、低值易耗品的摊销:低值易耗品采用”一次性摊销法”进行摊销,即在领用时。按帐面价值一次直接计入成本中,在”营业费用”或”管理费用”中列支。若一次领用数量大,价值高的,可经过”待摊费用”科目分期均衡摊销。摊销期不得超过一年。3、低值易耗品的计价方式:按实际购入成本(包括运杂费、仓储费等)同其它存货核算方法一样,采用加权平均法计价。低值易耗品的新增、购置、调拨和减少1、低值易耗品的新增:(1)低值易耗品的购置、审批程序:1)使用部门每月编制本部门的消耗计划,报本部门总监\经理审批后报采购部,采购部根据库存情况,编制月采购汇总表(附详细购置清单),申报月采购计划以阅批件的形式报财务总监审核,总经理批准后实施采购;2)凡预算内一次性费用金额达两万元以上或预算外一次性费用金额两千元以上的支出,由总经理签署批准,实施采购。(2)低值易耗品的验收、入库、申领:按<会馆物品验收、入库、申领制度>中的规定执行;(3)低值易耗品接受捐赠、盘盈、盘亏处理。1)接受捐赠的低值易耗品,由接受捐赠的部门凭有关发票等凭证办理入库手续。(注明捐赠);2)盘盈、盘亏的低值易耗品经由盘点部门填列低值易耗品盘盈、盘亏表,据以办理入库手续。2、低值易耗品的调拨:(1)使用部门之间的调拨:经填列”资产调拨单”分别由调入调出部门主管签字同意后进行调拨,将调拨单分别交于调入调出部门和归口管理部门以及财务部,便于调整台帐。(2)部门内部调拨:由各部门财产管理员填列”内部调拨单”,经主管领导同意后,调入调出责任人分别签字认可后进行调拨,并同时更改相关资料,将”内部调拨单”分别交归口管理部门和财务部备查。3、低值易耗品的减少:(1)长期闲置或需报废的低值易耗品由使用部门填列”资产报废申请单”报工程部确认报废理由后,报财务总监审核,报总经理批准后方可进行处理;(2)对报废或变卖的低值易耗品的收入交财务部办理入帐手续,对清理低值易耗品所发生的费用凭审核批准的”资产报废单”和发票办理报销手续。低值易耗品的清查1、定期清查:(1)每月末各使用部门对低值易耗品实行盘点,使帐实相符。将盘点结果报财务部、工程部;(2)每季或年末财务部会同使用部门进行全面清查、盘点和帐实核对,对盘盈、盘亏、损坏的低耗品,查明原因明确责任人,写出书面处理意见报财务总监审核,总经理批准后,进行处理并作帐面调整。2、不定期清查:财务部、工程部还实行不定期对低耗品进行抽查、清点,并将抽查、清点结果报会馆总经理。附则1、本规定由会馆财务部负责解释。2、本规定经会馆总经理审批后开始执行。3、本规定在会馆实际运作中,视具体情况再加以修改、完善。附表:序号类别属性包括内容1文具用品损耗性印刷品、文具、纸品等2水电配件损耗性灯、锁、开关、线管、电池、水龙头、镇流器等3物业资料损耗性扫帚、清冼用品、垃圾袋、标牌等4通讯材料损耗性电话线、电话本5服装损耗性服装6包装材料损耗性包装膜、线、盒等7电脑配件损耗性内存、硬盘、UPS、传真卡、显卡、CPUCD/DVD光驱、软驱、鼠标、键盘、机箱、CPU、风扇、光盘片、色带、色带架、墨水、油墨、碳粉、打印头、墨盒、鼓、UPS、PC电源、稳压电源、网卡8家具实物性办公桌椅床具衣柜写字台及客用家具9电脑设备实物性打印机、扫描仪、POS充电器、UPS、手写笔、交换机、该录机、光纤收发器、线器、显示器10通信设备实物性传呼机传真机手机11电器设备实物性彩电冰箱洗衣机微波炉热水器消毒柜开水器等(九)业务应酬费用报销制度为规范业务应酬费用报销的程序,严格控制业务应酬费用,加速审批周期,提高工作效率,制定会馆业务应酬费报销管理规定。申请及审批程序:1、执行人原则上限于经营班子和职能部门经理人员、销售人员,其它人员必须取得授权后方可宴请。2、执行人必须按<业务接待申请表>(附表1,一式二联,财务联和部门联各一)内容详尽填写,审批后方可执行。部门留存,便于核对、控制接待费用额度。财务联在内部接待时交收银结帐,外部接待时交费用会计报销。3、部门总监或经理在签署时须审查宴请申请之必要性与费用预算等因素。4、<接待申请表>经部门负责人签署后必须由财务总监、总经理审批。经审批后<接待申请表>送回有关部门执行。5、会馆领导班子每月应酬费(含内部签单:包括餐饮、康乐、免费房、其它消费和会馆外消费)应由总经理和财务总监联签单据。6、每月招待费的使用必须控制在月度预算内,不允许超过当月预算,由财务控制费用进度,招待费月度预算按年度预算平均至各月。业务应酬费的使用范围:1、业务招待、宴请首先考虑在会馆内执行以望最大可能降低费用;如在店外执行,必须事先请示总经理,经同意后方可进行。2、业务应酬费在这里限接待餐费、烟、酒、糖、水果,以及非公司统一订购的礼品费用。3、应酬费用执行标准(店内店外)如下:A类:人均200元,限于A类VIP,主管会馆行业的各职能部门领导,重要攻关活动。B类:人均100元,限于B类VIP,主管会馆行业的各职能部门工作人员,一般应酬活动。C类:人均50元,限于C类VIP,及各种情况下普通的工作餐。店内宴请招待执行及报销程序:1、消费标准须严格按照已审批之预算标准执行。2、原则上实际消费金额不得超过消费申请额,如因事前无法预见或紧急情况等原因造成超额需在事后以书面报告说明,该说明须经部门负责人、财务总监、总经理审批签署后方为有效。3、所有接待帐单必须由执行人签字确认,附已审批”接待申请表”,否则收银和稽核将不予受理或转入签单人的私人帐上,当月从签单人的工资中全额扣除。4、超额部分经总经理签批的费用归属批复入总经理或部门交际费,未批复的超额部分从部门责任人的工资中扣除。5、特殊重要接待活动发生的交际费用,由财务总监、总经理联签单据,费用的归属按总经理的批复处理;未由总经理签批的,需以报告的方式报财务总监及总经理审批。6、所有交际费用,如因情况紧急,可在电话请示财务总监和总经理后先行招待,次日再补签相关招待手续,单据留补签的时效为发生日后三个工作日内,签回财务部做帐务处理,超期财务将转为私人帐,全额从经办人工资中扣除。7、每月月终,稽核应将留存于该处已由经办人签认,但尚未办理审批手续的帐单,全部列表连同帐单,一式两份,一份送人力资源部,一份交会计挂帐。被其所消费的金额要在签单者当月工资中扣回,由人力资源部门办理。会馆外宴请招待执行及报销程序:1、消费标准须严格按照已审批之预算标准执行,未超额度的直接到费用会计处报销即可。2、原则上实际消费金额不得超过消费申请额,如因事前无法预见或紧急情况等原因造成超额需在事后以书面报告说明,该说明须经部门负责人、财务总监、总经理审批签署后方为有效。3、出差期间确因业务需要宴请时须行电话请示财务总监和总经理,同意后方可执行,差旅完毕返回会馆工作５日内,须填列<接待申请表>补办申请手续,并在申请表中注明电话请示情况。4、经办人及时填写<费用报销单>,附上后审批的接待申请表、所有的原始发票。由部门负责人核签后,交财务部费用岗会计核实,经会计经理复核后,最后报财务总监、总经理审批。具体审批流程如下:会计经理部门总监或经理业务经办人填制<费用报销单>业务审核会计经理部门总监或经理业务经办人 酒店总经理财务总监会计核算审核财务管理审批批准酒店总经理财务总监出纳付款费用会计编制凭证出纳付款费用会计试餐:1、餐饮部因业务需要到其它会馆试餐,需事先填写”外出试餐申请表”(附表2),经财务总监、总经理批准后,方可前往,试餐后填写外出试餐情况报告。2、试餐费用每月不得超过1000元人民币,超标或特殊情况须以报告方式呈总经理审批后方可报销费用。3、经办人报销试餐费用,填写<费用报销单>,附上<外出试餐申请表>、<外出试餐情况报告>、原始发票,报总经理审批后到财务部办理报销手续。本制度经会馆批准后开始执行。盛江南会馆接待申请单(附表一)部门申请人Applicantofdepartment接待地点Receiveaplace日期Thedate人数Number标准Standard时间Time应酬对象(单位、姓名)Dinnerpartymarriagepartner(uintname)应酬原因Dinnerpartycause会馆参加人员Thehotelparticipatesinapersonnel部门经理意见Departmentmanager0pinion财务经理签批Financialmanagersigns总经理签批Thegeneralmanagersigns注:一式二联第一联:交财务(内部接待交收银结帐,外部接待交会计报销)第二联:部门留存;便于核对,控制接待费额度。Remarks:Onetwodyadiccoupletsthefirst:tothefinancialdepartment(TheinsideisreceivedgiveittoReceivesilverclosingentries,TheoutsideisreceivedgiveittoThecostaccountantclaimsreimbursement)thesecond:Thebranchremains;itiseasytocheckandControlcostforeheaddegree.

盛江南会馆外出试餐申请单(附表二)部门申请人ApplicantofDepartment试餐地点theplaceoftryameal日期Thedate人数Number标准Standard时间Time会馆参加人员Thehotelparticipatesinapersonnel注:一式二联第一联:交财务(内部接待交收银结帐,外部接待交会计报销)第二联:部门留存;便于核对,控制接待费额度。Remarks:Onetwodyadiccoupletsthefirst:tothefinancialdepartment(TheinsideisreceivedgiveittoReceivesilverclosingentries,TheoutsideisreceivedgiveittoThecostaccountantclaimsreimbursement)thesecond:Thebranchremains;itiseasytocheckandControlcostforeheaddegree.(十)会馆物资报损管理制度为了加强会馆对物资的统一管理,维护会馆的利益,现对各部门报废、报损物品管理及降低物资报损管理做出如下规定:正常经营过程中报损管理1、客房与餐饮在日常经营过程中的报损按照以下比例执行:(1)客房部:1)报损核销比例:布草:营业收入0.3%;一次性消耗品(主要包括客用一次消耗品)营业收入0.2%;瓷器、玻璃器皿营业收入0.1%2)核销采用直接核销法:当月核销数=当月营业收入*核销率3)超过正常报损比例的人为损坏,由房务部落实个人责任并赔偿损失;4)住店客人人为损坏客房内用品,按照房务部的物品赔偿价格进行赔偿。(2)餐饮部:1)报损核销比例:布草营业收入0.4%瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%银器、不锈钢器具营业收入0.02%2)核销采用直接核销法:当月核销数=当月营业收入*核销率;3)超过正常报损比例的人为损坏,由餐饮部落实个人责任并赔偿损失;4)用餐客人人为损坏餐饮用品,按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。(3)康乐部:1)报损核销比例:布草营业收入0.4%瓷器、玻璃器皿营业收入0.5%不锈钢器具营业收入0.02%2)核销采用直接核销法:当月核销数=当月营业收入*核销率;3)超过正常报损比例的人为损坏,由康乐部落实个人责任并赔偿损失;4)用餐客人人为损坏餐饮用品,按照餐饮部的物品赔偿价格进行赔偿。2、定额内损耗,由部门填”报损申请单”,报财务部审批后并最终报总经理审批执行。原材料及物料途中损耗的管理途中损耗原材料及物料在购进和其它因素而造成的损耗责任,属供货单位因包装不符合规定而造成破损或数量不足,应向供货单位追索损失,在供货单位未偿付损失金额前,所损耗原材料不能进入库存管理。自然损耗物品:物品在运输途中所发生的损耗,如鲜活商品、易碎物品等经核定非人为造成的损耗,在验收时应向供货单位追偿损失。人为损耗:原材料在运输途中,由于装卸不负责任,造成破损或失所产生的损耗,应查明原因,根据当时的实际情况,由经办人员负经济责任或部门负经济责任。物品残损、霉坏的管理各种物品出现残损霉变,需要销价处理或报损、报废,必须填制”报损申请单”,严格审查原因,经有关领导审批处理。报损、报废的规定:原材料发生霉坏、变质,失去使用价值,需要作报损、报废处理时,由保管人员填写”报损申请单”,据实说明变坏原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门总监、财务部审批。对核实并获准报损、报废的商品、原材料的残骸,由报废部门送交房务部进行集中清理。仓库管理员在日常仓库上班过程中,由于缺乏专业知识、操作技能及缺乏工作责任心造成原材料的霉坏、变质,将追究仓库管理员个人责任,要求赔偿。报损物资处理及降低物资报损的管理物品类:(1)会馆所有的报损设备、家具、软片、各种残损品的处理,全部统一由财务部负责;(2)各部门破损的设备、家具、软片等,本着修旧的原则,由各部门统一放在工程部指定的位置内,由工程部负责维修。如经过鉴定不能维修的,由财务部统一处理(有关部门配合);(3)保安部必须严格把关,决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理报损物品,任何个人不得私自处理残损品。食品类(仓库):保管员对库原材料要经常检查,本着”先进先出,,定期翻垛”的原则,检查食品保质期,在保质期前两月通知供货商调换食品,发现霉变,破损等情况时,及时填写”物资报损单”。具体管理规定:(1)要随时记录并反映库存食品的报损数量,金额和原因,如实填写,字迹工整,不准用铅笔填写;(2)财务部根据此表反映报损食品情况进行实地检查,确定该食品是否属于报损的食品之列;

(3)报损表格一式三联,要有仓库领班、成本控制主管及财务总监签字批准然后将”物资报损单”交由成控部备档;(4)仓库应与厨房一起建立库存标准量,以便定时补仓,可随时与行政总厨、厨师长到库房协同检查食品库存情况及质量,以便做出调整或安排使用。对于库存时间过长的调料或食品,应及时向有关部门提出建议和意见,特别是对于厨师更换后调味的补货需更慎重,应及时将库存的信息反馈,以便能掌握库存情况,更好做出采购判断;3、食品类(后厨部):厨房的报损是隐性报损,原材料的损坏不轻易被发现,应加以控制,报损主要原因为:(1)原材料存放在冰库里,层层积压,极少清仓,导致里面货物积压过多、过久而变质变味,将追究餐饮部厨房责任;(2)厨房调料过期变质,特别是在更换厨师后原采购的调味被闲置不用,而导致积压变质,将追究餐饮部厨房责任;(3)贵重食品如:干鲍、燕窝、鱼翅、辽参的调配、泡发或出品时因制作人员技术,而发生变质的,将追究制作人员责任。厨房应提供干货泡发后的标准份量,以备检查;(4)采购质量不过关,验收时未把好关,让低劣产品进入使用,而导致失效、过期或变质、变味,将追究采购部责任。对以上现象厨房应加