某法律事务所案件管理制度

某法律事务所案件管理制度一、总则

(一)目的：依据《律师法》《诉讼费用交纳办法》等行业法规及企业服务质量提升战略，针对案件管理中存在的案件来源分散、指派不及时、进度跟踪滞后、归档不规范等问题，旨在规范案件承接、指派、执行、归档等环节，防控执业风险，提升服务效率，实现案件质量与客户满意度双提升。

1、明确案件承接、指派、执行、归档全流程管理标准；

2、建立案件进度跟踪与质量监控机制；

3、规范案件资料管理，确保信息完整性与安全性。

(二)适用范围：覆盖所内所有律师、律师助理、行政人员及法律咨询、诉讼、非诉等业务领域，正式员工、实习律师适用本制度，特定涉外案件由部门负责人报总经理审批例外。

1、所有案件承接、指派、执行、归档活动适用本制度；

2、律师助理、行政人员按职责分工协同执行；

3、特殊情况（如紧急委托、重大敏感案件）经总经理审批可简化流程。

(三)核心原则：遵循依法合规、客户导向、效率优先、责任到人原则，结合案件管理特点补充“全程跟踪、闭环管理”专项原则。

1、所有案件管理活动须符合法律法规及所内规定；

2、优先保障客户合理需求，及时响应客户咨询；

3、明确各环节责任主体，确保问题可追溯；

4、建立持续改进机制，定期复盘优化流程。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，与《人事管理制度》《财务收费制度》《档案管理制度》等关联，冲突时以本制度为准，特殊情况报总经理审批。

1、本制度由业务管理部负责解释与修订；

2、与《人事管理制度》关联，明确律师绩效考核中的案件质量指标；

3、与《财务收费制度》关联，确保收费标准与案件复杂程度匹配；

4、与《档案管理制度》关联，统一案件归档标准。

(五)相关概念说明

1、案件承接：指接受客户委托，签订委托代理合同的过程；

2、案件指派：指根据案件类型、律师专长、工作量等因素分配案件；

3、案件执行：指律师及团队完成案件代理全过程的活动；

4、案件归档：指案件办结后的资料整理、立卷、入库管理。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：确立总经理（决策层）、业务管理部（执行层）、各业务部门（执行层）、律师助理（执行层）、行政人员（执行层）的层级关系，遵循精简高效原则，确保权责清晰。

1、总经理负责重大案件类型确定、核心律师资源调配及制度最终审批；

2、业务管理部负责案件统一承接、指派、进度跟踪及质量抽查；

3、各业务部门负责人负责本部门案件分配、律师工作量协调及初步质量把关；

4、律师助理负责案件资料整理、进度汇报及协助律师执行；

5、行政人员负责案件档案管理、系统维护及后勤保障。

(二)决策与职责：总经理决策范围包括重大案件类型准入、核心案件指派、制度修订等，采用简易议事规则，每月召开一次业务管理会议，决策结果即时公示。

1、总经理每月听取业务管理部案件复盘报告，决策重大指派；

2、总经理审批金额超过50万元的案件指派方案；

3、总经理对制度修订提出方向性意见，部门负责细化执行。

(三)执行与职责：按部门及岗位明确具体职责，跨部门协同需主责部门主导，配合部门限时响应。

1、业务管理部：统一受理委托，3日内完成案件分类评估，提出指派建议；

2、部门负责人：收到指派建议后2日内确认接收，明确对接律师，24小时内向业务管理部反馈；

3、律师：接到指派后4小时内签署接受确认书，每日16:00前提交进度报告，重大事项即时汇报；

4、律师助理：负责案件资料清单核对，每周五汇总未完成案件进度，提交业务管理部；

5、行政人员：案件办结后5个工作日内完成档案整理，移交档案室，系统标注归档状态。

(四)监督与职责：业务管理部每周抽查案件执行进度，每月进行质量回访，结果与绩效考核挂钩，重大问题即时上报总经理。

1、业务管理部每周五随机抽取5%案件，核对进度报告与实际执行偏差；

2、每月15日对已结案案件进行客户满意度回访，得分低于80分的启动改进程序；

3、监督结果分为整改、警告、绩效扣减三级，连续两次整改不合格的启动调岗或培训。

(五)协调联动：建立跨部门信息共享机制，每周五召开案件协调会，聚焦疑难案件分配、执行异常案件，无需复杂涉外协调。

1、业务管理部主持会议，各业务部门负责人、核心律师参会；

2、会议记录由业务管理部整理，存档备查，重大协调事项即时更新系统数据库；

3、配合部门需在2小时内响应主责部门提出的协调请求。

三、案件承接与评估流程

(一)承接渠道管理：明确电话、官网、合作渠道等承接渠道，建立统一受理机制，确保信息完整。

1、所有委托通过业务管理部统一登记，电话咨询需记录时间、内容、联系方式；

2、官网在线咨询需行政人员即时响应，24小时内转交业务管理部；

3、合作渠道转委托需签订三方协议，明确责任划分。

(二)案件评估标准：采用“五要素评估法”，包括案件金额、复杂程度、风险等级、客户信用、律师匹配度，评估结果分为优先、一般、限制三级。

1、案件金额：10万元以下为一般，50万元以上为优先；

2、复杂程度：简单纠纷为一般，涉及多法域为优先；

3、风险等级：低风险为一般，重大诉讼为优先；

4、客户信用：AAA级为一般，有不良记录为优先；

5、律师匹配度：核心律师擅长领域为优先，初次合作需业务管理部审批。

(三)指派流程规范：根据评估结果及律师排班，实行差异化指派，特殊情况需总经理审批。

1、优先案件：由业务管理部直接指派给核心律师，24小时内确认；

2、一般案件：按部门工作量均衡分配，48小时内确认；

3、限制案件：需部门负责人会商，可指定1名律师试办，1个月后评估效果；

4、律师提出指派异议的，由业务管理部重新评估，总经理最终裁决。

(四)指派确认与变更：指派结果即时通知律师，变更需书面说明，紧急变更需即时沟通。

1、指派确认通过系统平台完成，律师未确认前可调整指派方案；

2、变更指派需填写《案件指派变更单》，由业务管理部审批；

3、紧急变更通过电话沟通，事后补办确认手续。

四、案件执行与进度跟踪

(一)执行要求与标准：明确律师每日提交执行日志，包含工作内容、进展情况、客户沟通要点，每周五提交周报，重大事项即时汇报。

1、执行日志需包含案件节点完成情况、证据收集清单、法律文书草稿等关键信息；

2、周报需附案件进度对比图（简易手绘即可），分析风险点及应对措施；

3、客户沟通需形成记录，重要会谈由律师助理整理会议纪要。

(二)进度跟踪机制：业务管理部建立电子台账，每月汇总案件进度，对延误案件启动预警程序。

1、台账记录案件状态、预计结案时间、实际偏差及原因分析；

2、预警分为三级：黄色（偏差5-10天）、橙色（偏差10-20天）、红色（偏差超过20天）；

3、橙色预警需律师提交书面说明，红色预警由部门负责人介入协调。

(三)执行质量抽查：业务管理部每月抽取10%案件进行文书质量抽查，行政人员配合核对证据链完整性。

1、抽查重点包括代理词、法律意见书等关键文书，核对事实认定、法律适用准确性；

2、行政人员需核对证据清单与实际材料一致性，检查电子签名有效性；

3、抽查结果分为合格、需改进、不合格三级，不合格案件启动整改程序。

(四)执行支持管理：明确律师助理对证据收集、文书送达等环节的辅助职责，行政人员提供系统支持。

1、律师助理需在律师提出需求后4小时内完成资料整理、送达安排；

2、行政人员负责案件管理系统维护，确保数据准确，每月进行系统备份；

3、支持效果纳入律师助理绩效考核，每月进行1次简易评估。

五、案件归档与质量评估

(一)归档范围与标准：明确所有案件需归档材料清单，包括委托代理合同、授权委托书、主要法律文书、证据材料清单及电子版，纸质材料按卷号排序。

1、卷内材料按时间顺序排列，重要文件如判决书、调解书等单独置放；

2、电子版材料需与纸质版对应，存储在案件管理系统指定路径，命名规范为“案号-文书类型”；

3、归档需经律师、律师助理双重确认，业务管理部抽查核对。

(二)归档流程规范：案件办结后30日内完成归档，行政人员现场验收，系统标注归档状态。

1、律师负责整理归档材料，律师助理复核完整性，2日内提交行政人员；

2、行政人员检查材料符合性，3日内完成系统录入，并通知档案室接收；

3、档案室验收合格后，系统生成归档凭证，存档期限按《档案法》执行。

(三)质量评估方法：采用“三阶评估法”，包括内部抽查、客户回访、绩效关联，评估结果分为优秀、合格、需改进三级。

1、内部抽查由业务管理部每月进行，重点检查文书质量、证据链完整性；

2、客户回访通过电话进行，问题率低于5%为优秀，10%以下为合格；

3、评估结果与律师绩效考核挂钩，优秀案件奖励500元，需改进案件强制培训。

(四)评估结果应用：评估报告每月5日提交总经理，优秀案例汇编成册，需改进案件纳入整改计划。

1、报告内容包括案件数量、成功率、客户投诉率、文书错误率等核心指标；

2、优秀案例汇编由业务管理部负责，每季度更新一次，供新律师学习；

3、整改计划需明确责任人、完成时限，业务管理部跟踪落实。

六、案件风险防控与应急预案

(一)风险识别标准：建立“五类风险清单”，包括法律风险、客户信用风险、证据风险、执行风险、声誉风险，标注高/中/低风险等级。

1、法律风险：涉及法律适用争议的为高风险，程序问题为中等风险；

2、客户信用风险：有诉讼失信记录的为高风险，一般逾期为中等风险；

3、证据风险：关键证据缺失的为高风险，证据瑕疵为中等风险；

4、执行风险：涉及执行异议的为高风险，执行程序瑕疵为中等风险；

5、声誉风险：可能引发负面舆情为高风险，一般投诉为中等风险。

(二)风险防控措施：根据风险等级制定简易防控措施，高风险需业务管理部备案。

1、法律风险：高风险案件由合伙人复核，每月召开风险分析会；

2、客户信用风险：逾期案件启动预警程序，3次逾期不予新委托；

3、证据风险：高风险案件需行政人员协助证据保全，每月培训证据收集技巧；

4、执行风险：执行案件配备律师助理全程跟踪，每周汇报进展；

5、声誉风险：负面信息即时上报，业务管理部制定应对方案。

(三)应急预案设计：针对突发风险制定简易预案，包括证据丢失、客户反悔、重大诉讼败诉等场景。

1、证据丢失：立即启动二次取证程序，行政人员协助公证或调取公证书；

2、客户反悔：1小时内与客户面谈，3日内解除委托，无需复杂赔偿；

3、重大败诉：48小时内召开案件复盘会，分析原因，启动改进措施；

4、预案需每年演练一次，业务管理部负责组织，总经理监督。

(四)风险报告与改进：每月汇总风险事件，形成报告，重大风险需即时上报。

1、报告内容包括风险事件、应对措施、效果评估、改进建议；

2、报告由业务管理部提交总经理，总经理提出改进要求；

3、改进措施需明确责任部门、完成时限，业务管理部跟踪落实。

七、系统管理与其他事项

(一)案件管理系统使用规范：明确系统操作权限，律师助理负责日常维护，业务管理部负责数据备份。

1、律师需每日登录系统更新进度，助理每周检查数据准确性；

2、系统密码需定期修改，行政人员负责密码重置，每月1日进行；

3、数据备份由行政人员负责，每周五进行，存档3个月。

(二)信息保密要求：所有案件信息严格保密，非授权人员不得查阅，离职人员需交回系统权限。

1、查阅需经业务管理部审批，记录查阅时间、内容、人员；

2、离职人员需在离职前一周交回系统权限，业务管理部核对；

3、违反保密规定的，按《律师法》处理，情节严重的解除劳动合同。

(三)制度适用与调整：本制度适用于所有案件管理活动，总经理每年评估一次，必要时修订。

1、适用范围包括所有案件类型，特殊涉外案件由总经理审批例外；

2、修订需经业务管理部提出方案，总经理审批；

3、修订后即时公示，旧制度作废，存档备查。

(四)实施与培训：制度实施首月，业务管理部对全体人员进行培训，考核合格后方可执行。

1、培训内容包括系统操作、风险防控、归档规范等；

2、考核采用笔试形式，满分100分，80分及以上为合格；

3、未考核或考核不合格的，由助理带教，3个月后复测。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定案件质量、客户满意度、效率、风险防控四项核心指标，权重分别为40%、30%、20%、10%，采用评分法，60分及以上为合格。

1、案件质量：满分100分，依据文书规范性、法律适用准确性、证据充分性评分；

2、客户满意度：满分100分，依据回访得分、投诉率评分；

3、效率：满分100分，依据案件平均周期、紧急案件响应速度评分；

4、风险防控：满分100分，依据风险事件发生率、预案有效性评分；

5、考核对象为所有律师、律师助理，每月考核一次。

(二)评估周期与方法：考核周期为每月，采用评分法，由业务管理部组织，部门负责人配合。

1、考核前5日，业务管理部下发考核通知，明确考核重点；

2、考核采用自评与互评结合，律师提交自评表，助理互评案件支持情况；

3、部门负责人复核，总经理审批，结果于次月5日公布。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环，按一般/重大分类。

1、一般问题：责任人3日内整改，业务管理部复核，2日内销号；

2、重大问题：启动专项整改，责任人5日内提交方案，业务管理部评估，总经理审批；

3、逾期未整改的，绩效扣减10%，连续两次启动调岗或培训。

(四)持续改进流程：基于考核、检查、业务变化优化制度，每年至少评估一次。

1、建议收集通过每月例会收集，业务管理部整理；

2、评估由业务管理部提出方案，总经理审批；

3、修订后即时培训，考核合格后方可执行。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括优秀案件、客户表扬、风险防控突出贡献等，奖励类型为奖金或荣誉证书，按贡献程度设定等级。

1、优秀案件奖励金额500-2000元，客户表扬奖励300-1000元；

2、奖励程序：个人申请，部门推荐，业务管理部审核，总经理审批；

3、奖励公示于次