税务局档案工作制度

PAGE税务局档案工作制度一、总则（一）目的为加强税务局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在税收工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合税务局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于税务局机关及所属各单位在税收征管、行政管理、信息化建设等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作实行统一领导，由办公室负责集中管理，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.完整准确原则。确保档案内容真实、完整，能够全面反映税收工作的历史全貌和发展过程。3.系统规范原则。按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学分类、编号和整理，保证档案管理的规范化和标准化。4.安全保密原则。采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局领导为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调全局档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室作为档案管理的职能部门，负责制定档案管理制度，组织档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作；指导各部门档案工作；负责档案信息化建设；负责向同级国家综合档案馆移交档案。（三）各部门各部门负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向办公室移交档案。指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案工作的具体实施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收征管类档案：包括税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、发票管理等方面的文件材料。2.行政管理类档案：包括机关公文、会议记录、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件材料。3.信息化建设类档案：包括系统开发、数据维护、网络安全等方面的文件材料。4.其他类档案：包括各类荣誉证书、合同协议、审计报告等具有保存价值的文件材料。（二）收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。对于重要文件材料，应实行跟踪收集，防止遗漏。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为税收征管、行政管理、信息化建设、其他等四大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如2023ZG001，表示2023年征管类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管(一)保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。(二)保管方式1.纸质档案：按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案：采用磁带、磁盘、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。电子档案应按照一定的命名规则进行命名，确保文件名的规范性和可读性。(三)保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分标准按照国家有关规定执行。(四)档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。五、档案的利用(一)利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则。在确保档案安全和保密的前提下，为税收工作和社会公众提供优质高效的档案利用服务。(二)利用方式1.查阅：单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人员等信息。(三)利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称及编号等。六、档案的鉴定与销毁(一)鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室、业务部门和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。(二)鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。(三)销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核，报局领导批准。3.销毁实施：按照批准的销毁清册，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。4.监销：销毁过程中，应指定专人进行监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。七、档案信息化管理(一)信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。(二)数字化加工对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求。扫描后的图像应进行图像处理，确保图像清晰、完整。同时，对数字化档案进行元数据著录，建立档案数据库。(三)系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。系统应设置用户权限管理，确保不同用户只能访问其权限范围内的档案信息。(四)数据安全加强档案信息化管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、防火墙等技术措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。八、档案工作人员职责(一)档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，负责档案管理的具体工作。2.负责档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，确保档案的完整、准确和安全。3.指导各部门档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案信息化建设，维护档案管理系统的正常运行。5.做好档案统计工作，及时向上级部门报送档案工作情况。(二)兼