福建省档案工作制度

PAGE福建省档案工作制度一、总则（一）目的为加强福建省档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为经济社会发展提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于福建省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。全省档案工作在省委办公厅、省政府办公厅的统一领导下，实行分级负责、属地管理。2.维护档案的完整与安全原则。确保档案的真实、准确、系统、完整，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于社会各方面利用原则。优化档案资源配置，提高档案利用效率，满足社会对档案信息的需求。二、档案机构与人员（一）档案管理机构1.各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织应设立档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位的档案工作。2.档案管理机构应明确职责，配备必要的办公设备和设施，保障档案工作的正常开展。（二）档案管理人员1.档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案业务，经过档案管理专业培训。2.档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规定，保守档案机密，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。3.档案管理人员应定期参加业务培训和考核，不断提高业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机关、团体、企业事业单位和其他组织应按照国家和本省有关规定，收集反映本单位工作活动、具有保存价值的各种门类和载体的档案。2.重点收集以下档案：本单位的重要文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。本单位的业务文件、技术资料、科研成果、产品样本等。本单位的人事档案、财务档案、基建档案等。本单位与其他单位签订的合同、协议、章程等。本单位的荣誉证书、奖状、奖章等。（二）收集要求1.档案收集应及时、完整，确保档案的真实性和准确性。2.对收集到的档案应进行分类整理，编制目录，建立档案检索体系。3.对重要档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源共享。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照国家和本省有关档案分类标准进行，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、基建档案等。3.文书档案应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，科技档案应按照项目、专业、时间顺序进行分类整理，人事档案应按照干部人事档案管理规定进行分类整理，财务档案应按照会计档案管理办法进行分类整理，基建档案应按照工程项目进行分类整理。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理机构应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家和本省有关档案保管的要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。（三）保护措施1.加强档案库房的安全管理，建立健全安全管理制度，配备必要的安全设施和设备，如监控系统、报警系统等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时消除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。4.对电子档案应采取数据备份、存储介质保护等措施，防止数据丢失和损坏。五、档案的利用与开发（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案，但应按照规定办理相关手续。3.公民、法人和其他组织因特殊需要，可以查阅、借阅涉及本人权益的档案，但应按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.查阅、借阅档案应填写申请表，经本单位档案管理机构负责人批准后，方可查阅、借阅。2.查阅、借阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理机构。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得涂改、伪造、损毁档案。4.查阅、借阅档案应及时归还，如需延期使用，应办理延期手续。（三）开发利用1.档案管理机构应积极开展档案信息资源开发利用工作，为经济社会发展提供服务。2.档案管理机构应根据社会需求，编制各种档案资料汇编、参考资料等，为社会提供档案信息服务。3.档案管理机构应利用现代信息技术，建立档案信息网站，开展档案信息在线查询、咨询等服务。4.档案管理机构应加强与其他单位的合作，开展档案信息资源共享，共同开发利用档案信息资源。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则。2.档案鉴定应根据国家和本省有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，对档案进行鉴定。（二）鉴定组织1.各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织应成立档案鉴定工作领导小组，负责本单位档案鉴定工作的组织领导。2.档案鉴定工作领导小组应由本单位分管领导、档案管理机构负责人、业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作应采取直接鉴定法，逐件审查档案的内容和价值，确定档案的保管期限。2.对保管期限已满的档案，应进行鉴定，确无保存价值的，应按照规定进行销毁。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关规定进行保管和处理。（四）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.档案管理机构应根据档案鉴定工作领导小组的销毁意见，编制档案销毁清册，报本单位分管领导批准。3.档案销毁清册应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。4.档案销毁应指定专人负责，在档案管理机构负责人的监督下进行，确保档案销毁彻底。5.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由档案管理机构负责人和监销人签字。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理机构应建立健全档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，统计报表应按时报送上级档案管理部门。3.档案管理机构应根据档案统计数据，分析档案工作的现状和发展趋势，为档案工作决策提供依据。（二）移交工作1.机关、团体、企业事业单位和其他组织因机构改革、撤销、合并等原因，需要移交档案的，应按照国家和本省有关规定进行移交。2.档案移交应编制档案移交清册，明确移交档案的名称、数量、保管期限等内容。3.档案移交应办理交接手续，交接双方应在档案移交清册上签字。4.档案接收单位应按照国家和本省有关规定，对移交的档案进行整理、保管和利用。八、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案工作进行监督检查。2.上级档案管理机构负责对下级档案管理机构的档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况。2.档案机构与人员的配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等情况。4.档案的鉴定与销毁情况。5.档案的统计与移交情况。（三）监督检查方式1.定期检查。各级档案行政管理部门和上级档案管理机构应定期对档案工作进行检查，发现问题及时整改。2.专项检查。各级档案行政管理部门和上级档案管理机构应根据工作需要，对档案工作的重点领域和关键环节进行专项检查。3.随机抽查。各级档案行政管理部门和上级档案管理机构应随机抽取部分单位进行档案工作检查，发现问题及时通报。（四）法律责任