人事档案管理工作操作指南

人事档案管理工作操作指南一、引言人事档案是组织人事管理工作的重要组成部分，是记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。它不仅是个人经历的真实写照，更是组织选拔任用、考核奖惩、评聘职称、落实待遇、解决历史遗留问题的重要依据。因此，规范、科学、严谨地做好人事档案管理工作，对于维护人事档案的真实性、完整性、保密性和安全性，服务于组织人事工作大局，具有至关重要的意义。本指南旨在为从事人事档案管理工作的同仁提供一套系统、实用的操作规范，以期提升人事档案管理的专业化水平。二、人事档案管理的基本原则人事档案管理工作必须遵循以下基本原则，确保工作的正确方向和质量：1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，准确反映个人的实际情况，严禁弄虚作假、涂改伪造。2.完整性原则：档案材料应齐全完整，能够全面反映个人各个时期的主要经历和重要情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，确保档案内容不泄露，维护个人隐私和组织秘密。4.规范性原则：档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、利用、转递、销毁等各个环节都必须严格按照规定的程序和标准进行。5.服务性原则：在确保档案安全和规范的前提下，为人事决策、人才培养、干部选拔等工作提供及时、准确的档案服务。三、人事档案的建立与接收（一）新档案的建立1.适用对象：新进单位的正式员工、聘用人员等，按照国家及单位规定应建立人事档案的人员。2.材料收集：在员工入职后一个月内，负责档案管理的人员应指导或协助员工收集建立档案所需的基础材料，主要包括：*《干部履历表》或《职工履历表》；*个人自传或思想汇报材料；*学历学位证明、专业技术职务任职资格证明、职业资格证书复印件；*奖惩材料（包括奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明等）；*政治历史情况审查材料（包括审查结论、调查旁证材料等）；*党团材料（包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、入团志愿书等）；*体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。3.材料审核：对收集到的材料进行初步审核，确保材料齐全、规范、真实有效。对于不符合要求的材料，应及时通知相关人员补充或完善。4.建档登记：为新建立的档案编制唯一的档案编号，建立档案名册，并及时录入档案管理信息系统（如有）。（二）原有档案的接收1.接收流程：员工原有档案一般由原单位通过机要交通或派专人转递，严禁个人自带。接收时，档案管理人员应认真核对档案转递通知单与档案材料是否相符，检查档案封条是否完好无损。2.材料清点：开封后，仔细清点档案内材料的数量、种类，核对材料是否齐全、有无缺漏或破损。发现问题应及时与原单位联系核实处理，并在接收登记本上注明。3.登记入库：对接收无误的档案，及时办理入库登记手续，更新档案管理信息。四、人事档案材料的收集与鉴别（一）材料收集1.收集范围：凡是反映员工个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况，对考察了解和使用员工具有参考价值的各种形式的材料，均应收集归档。2.收集要求：*及时性：各类应归档材料形成后，相关部门或人员应在规定时间内（一般为一个月内）主动向档案管理部门移交。*完整性：确保收集到的材料是完整的原件或具有同等效力的复印件（复印件需注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章）。*规范性：材料格式、内容、签署、盖章等应符合有关规定。例如，任免审批表须有任免机关的审批意见和公章，奖励材料须有批准机关的奖励决定和颁奖机构的证明等。3.收集方法：档案管理人员应主动与组织人事、纪检监察、财务、业务部门等保持联系，了解材料形成情况，及时催收。定期（如每季度或每半年）对员工应归档材料进行梳理和查漏。（二）材料鉴别1.鉴别内容：*真实性：审查材料是否真实反映客观情况，有无伪造、篡改、虚报等现象。可通过核对笔迹、印章、逻辑关系等方式进行鉴别。*完整性：审查材料是否齐全，要素是否完备，如时间、地点、人物、事件、原因、结果等是否清楚。*有效性：审查材料是否符合规定的格式和要求，是否具有法定效力或证明力。*相关性：审查材料是否与员工个人密切相关，是否对档案的利用价值有贡献。对于重复、过时、无效或与档案无关的材料，经鉴别后可不予归档。2.鉴别处理：*对真实、完整、有效、相关的材料，予以接收归档。*对手续不全、内容不完整的材料，退回形成单位或个人补充完善。*对虚假、无效或重复的材料，不予归档，并做好记录。*对有疑问的材料，应进行调查核实，确保无误后方可归档。五、人事档案材料的整理与归档（一）材料分类按照《干部档案整理工作细则》等相关规定，将收集鉴别后的材料根据其内容性质进行分类。通常分为以下几类：1.第一类：履历材料（如干部履历表、职工履历表等）2.第二类：自传和思想汇报材料（如自传、学习或工作思想总结等）3.第三类：考察考核、鉴定材料（如各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等）4.第四类：学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料（如学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等）5.第五类：政治历史情况审查材料（如审查结论、调查旁证等）6.第六类：党团材料（如入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、入团志愿书等）7.第七类：奖励材料（如各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令、荣誉证书复印件等）8.第八类：处分材料（如处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等）9.第九类：招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料（如录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等）10.第十类：其他有参考价值的材料（如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等）（二）材料排序与编目1.排序：在每一类材料内，按照材料形成的时间顺序或材料内容的逻辑关系进行排列。一般来说，正文在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；批复在前，请示在后。2.编页号：在每份材料的右上角（背面左上角）用阿拉伯数字编写页号，以“件”为单位，每件材料从“1”开始编流水号。空白页不编号。3.填写卷内文件目录：将每份材料的序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注等信息逐项录入卷内文件目录。目录应置于每类材料之首。4.填写档案材料移交清单：对于新增或补充的材料，应填写移交清单，由移交人和接收人双方签字确认。（三）装订与装盒1.材料修整：对破损、卷角、折皱的材料应进行修补、托裱、平整；对过大的材料应按标准尺寸折叠；对过小的材料应粘贴在标准规格的衬纸上。去除材料上的金属物（如大头针、回形针、订书钉等）。2.装订：按照材料分类顺序和卷内目录，将材料整理整齐，采用线装或符合档案管理要求的装订方式进行装订，做到结实、整齐、美观，便于翻阅。3.装盒：将装订好的档案材料装入标准的档案盒内，填写档案盒封面、盒脊各项内容（如姓名、档案编号、起止页码、材料类别、存放位置等）。不同类别的材料一般应分装不同的档案盒，如材料较少，也可将几类材料装入同一档案盒，但需在盒内做好区分标识。六、人事档案的日常管理（一）档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.档案存放：档案应按照档案编号顺序或姓氏笔画等规则有序存放于档案柜中。档案柜应坚固耐用，并有明显的存放标识。定期对档案进行清点核对，确保账物相符。3.安全保密：严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。（二）档案库房管理1.温湿度控制：库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。每日记录库房温湿度，及时调整。2.清洁卫生：保持库房内外环境整洁，定期进行清扫和消毒，防止虫蛀、霉变。3.设备维护：定期检查和维护库房内的空调、除湿机、消防器材、监控设备等，确保其正常运行。（三）档案保密1.保密教育：定期对档案管理人员进行保密纪律教育，增强保密意识和法制观念。2.涉密材料管理：对于涉及党和国家秘密的档案材料，应按照涉密档案管理规定进行管理，严格控制接触范围。3.信息安全：对于采用信息化管理的档案，应加强信息系统的安全防护，设置严格的访问权限和密码，定期进行数据备份，防止信息泄露、丢失或被篡改。七、人事档案的利用（一）利用范围与权限1.利用范围：因考察、任免、考核、奖惩、调动、工资调整、职称评聘、政审、入党、参军、升学、出国、公证、党史编撰、编史修志等工作需要，可以查阅相关人员的人事档案。2.利用权限：查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。*查阅本单位管理的干部员工档案，须由所在部门或组织人事部门提出申请，经档案管理部门负责人批准。*查阅上级单位管理的干部档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经上级档案管理部门批准。*公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经档案管理部门主管领导批准。*严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案内容。（二）利用程序1.提出申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅对象、查阅内容、查阅时限等，并按规定履行审批手续。2.审核批准：档案管理部门负责人根据利用范围和权限对申请进行审核，批准后安排查阅。3.查阅登记：查阅人在《档案查阅登记簿》上签字，注明查阅时间、单位、姓名、证件号码、查阅内容、档案编号等信息。4.提供查阅：档案管理人员根据批准范围提供相应的档案材料。查阅地点一般应在指定的阅档室。5.查阅要求：*查阅档案时，必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*不得将档案材料带出阅档室。确因工作需要借出档案的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。*查阅涉密档案，必须在符合保密要求的场所进行。6.复制与摘录：经批准复制、摘录档案材料的，须由档案管理人员负责复制、摘录，并加盖档案管理部门的证明章。复制件视同原件管理。7.归还注销：查阅完毕或档案借出到期后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员认真核对档案材料无误后，在借阅登记簿上注销。（三）利用反馈对档案利用过程中发现的问题或产生的疑问，档案管理人员应积极协助核实。重要的利用结果可适当记录，作为改进档案管理工作的参考。八、人事档案的转递（一）转递条件员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休、升学、参军等原因离开本单位，其人事档案应按照规定及时转递至新的档案接收单位。（二）转递方式档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。对于暂时无接收单位的档案，应按规定移交当地人才交流服务中心或相关机构保管。（三）转递程序1.材料清理：转递前，档案管理人员应将员工在本单位形成的所有应归档材料收集齐全、整理完毕，确保档案材料的完整性。2.填写《干部（职工）档案转递通知单》：详细填写档案接收单位名称、地址、邮编、联系人、联系电话，以及档案内材料份数、页数、档案编号、转递原因等信息。3.密封包装：将档案材料和《干部（职工）档案转递通知单》一同装入档案袋，认真核对无误后，用专用封条密封，并在封条骑缝处加盖档案管理部门的公章。4.办理转递手续：通过机要部门转递的，填写机要邮寄单；派专人送取的，须由接收单位在《档案转递通知单》回执上签字盖章后带回存档。5.登记备案：及时在档案管理信息系统和档案名册中注销转出档案信息，并将《干部（职工）档案转递通知单》回执妥善保管，以备查考。九、人事档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由组织人事部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已故人员档案、长期未使用档案或已超过保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定内容：主要鉴定档案的保存价值和保管期限。对于具有永久保存价值的档案，应继续妥善保管；对于具有定期保存价值的档案，确定其具体保管期限；对于无保存价值的档案，予以销毁。3.鉴定程序：鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，报单位主管领导审批。（二）档案销毁1.销毁范围：经鉴定确认为无保存价值且已超过规定保管期限的档案材料。2.销毁程序：*对批准销毁的档案，由档案管理部门编造《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的编号、姓名、形成时间、销毁原因、鉴定意见、批准人等。*档案销毁须经单位主管领导批准后执行。*销毁档案时，必须有两人以上负责监销。监销人应认真核对销毁档案与《档案销毁清册》是否相符，在销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁时间、地点、方式。*严禁个人私自销毁档案材料。严禁将销毁的档案材料作为废纸出售或挪作他用。3.销毁方