公章管理工作制度

PAGE公章管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。（三）基本原则1.严格管理原则：公章保管人员应严格按照规定保管公章，确保公章安全。2.规范使用原则：公章使用必须遵循规定的流程和审批程序，确保用章合法、合规、合理。3.责任追究原则：对违反公章管理规定的行为，将追究相关人员的责任。二、公章种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件等。2.用于公司出具的各类证明、函件等。3.其他需要加盖公司公章的事项。（二）法定代表人章1.用于法定代表人以个人名义签署的文件、信函等。2.经法定代表人授权，在特定情况下代表法定代表人行使职权。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。2.其他与财务相关的文件、凭证等。（四）合同专用章1.专门用于公司对外签订各类合同。2.确保合同签订的合法性和有效性。（五）部门章1.由各部门根据工作需要申请刻制，用于本部门内部文件、资料的往来等。2.不得用于对外签订合同、出具证明等具有法律效力的事项。三、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的刻制，由行政部门统一办理。2.申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制原因、公章种类、使用范围等，并经公司法定代表人或授权代表批准。3.行政部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保公章质量和安全性。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应在公司内部进行公示，明确公章的启用时间、使用范围等。2.同时，应将公章的印模留存备案，包括纸质印模和电子印模。3.公章启用后，原公章如有需要废止，应及时办理相关手续，并在公司内部进行公告。四、公章的保管（一）保管人员1.公司公章由行政部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，部门章由各部门负责人指定专人保管。2.保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。（二）保管地点1.公章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.严禁将公章带出公司办公场所使用，如有特殊情况需要带出，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并办理相关登记手续。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守公章保管制度，不得擅自将公章交予他人使用。2.每日下班前，应检查公章是否妥善保管，如有异常情况应及时报告。3.定期对公章进行维护和保养，确保公章清晰、完整。五、公章的使用（一）使用流程1.用章申请人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、份数、用章时间等，并签字确认。2.将申请表提交给相关部门负责人进行审核，审核通过后签字批准。3.审核通过的申请表提交给公章保管人员，保管人员根据申请表内容进行核对，无误后在用章登记本上进行登记，并加盖公章。4.用章完毕后，保管人员应及时将公章归位保管，并在用章登记本上记录用章归还时间。（二）审批权限1.以公司名义对外签订的合同、协议等重要文件，需经公司法定代表人或其授权代表批准。2.公司出具的各类证明、函件等，根据文件性质和金额大小，由相应的部门负责人或公司领导审批。3.部门内部文件、资料的往来等使用部门章，由各部门负责人审批。（三）用章登记1.公章保管人员应建立用章登记本，详细记录每次用章的时间、申请人、用章事项、文件名称、份数、审批人等信息。2.用章登记本应妥善保管，以备查阅。（四）禁止使用情况1.未经审批的文件、事项不得使用公章。2.空白纸张、空白介绍信等不得加盖公章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用公章。六、公章的更换与挂失（一）更换1.公章因磨损、损坏等原因需要更换时，由保管人员填写《公章更换申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，按照公章刻制与启用的相关规定办理更换手续。2.更换后的公章启用前，应在公司内部进行公示，并将新公章的印模留存备案。（二）挂失1.发现公章丢失或被盗时，保管人员应立即向公司领导报告，并采取必要措施防止公章被非法使用。2.同时，应向公安机关报案，并在公司内部发布公告，声明公章作废。3.根据公安机关的要求，办理公章挂失和重新刻制手续。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对公章管理情况进行审计检查，确保公章使用合法、合规。2.行政部门负责对公章保管和使用情况进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等的监督检查，积极配合提供相关资料。2.对外部监督检查提出的问题，及时进行整改落实。八、责任追究（一）违规行为1.未经审批擅自使用公章。2.超越审批权限使用公章。3.将公章交予他人非法使用。4.因保管不善导致公章丢失、被盗。5.其他违反公章管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、警告等处理。2.对于违规行为造成公司经济损失或不良影响的，责令相关责任人赔偿损失，并给予相应的纪律处分，如降职、撤职等。3