办公室档案管理规范手册

办公室档案管理规范手册第一章总则一、目的与依据为规范本单位办公室档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案信息资源，确保单位各项工作的顺利开展，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本手册。二、适用范围本手册适用于单位内部各部门及全体员工在日常工作中形成、接收、处理和保管的各类档案材料的管理。凡涉及单位职能活动、具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均纳入本规范管理范畴。三、基本原则档案管理工作遵循以下原则：1.统一领导，分级负责：档案工作实行统一领导、归口管理的体制，各部门指定专人负责本部门档案的初步整理和移交。2.完整准确，真实可靠：确保档案材料的形成、积累、整理和归档过程规范有序，保证档案内容的真实性、完整性和准确性。3.科学管理，安全保密：运用科学的方法对档案进行分类、编目、保管，建立健全安全保密制度，严防档案损毁、丢失和泄密。4.依法利用，服务工作：在遵守国家法律法规和单位保密规定的前提下，积极提供档案利用服务，为单位决策和各项工作提供支持。四、管理机构与职责1.综合管理部门为本单位档案工作的统一管理机构，负责统筹规划、组织协调、监督指导全单位的档案管理工作，具体包括：*贯彻执行国家及上级有关档案工作的方针政策和法规标准；*制定和完善单位档案管理制度及工作细则；*负责对各部门档案工作进行业务指导和培训；*接收、整理、保管、统计和提供利用永久、长期保管的档案；*组织档案的鉴定、销毁和移交工作。2.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、预归档，并按规定向综合管理部门移交正式档案。第二章文件材料的形成与收集一、文件材料的形成各部门在各项工作活动中形成的文件材料，必须符合国家和单位关于公文处理的规定，做到格式规范、内容真实、字迹清晰、手续完备。手写文件应使用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔或易褪色的墨水。二、文件材料的收集1.收集范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等材料，均属收集范围，主要包括：*上级机关下发的与本单位相关的重要文件、指示、决议、批复等；*本单位对外发出的正式文件、函件、报告、请示等；*本单位内部形成的各类会议纪要、工作计划、总结、规章制度、调研报告、统计报表等；*本单位在各项业务活动中形成的合同、协议、凭证、记录、图纸、技术资料等；*本单位人员任免、奖惩、工资、职称、考核等人事材料（按人事档案管理规定执行）；*其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求：*及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后交本部门兼职档案员。年度结束后，应及时进行年度文件材料的收集汇总。*完整性：确保应收集的文件材料齐全完整，每份文件的正件、附件、定稿、正本、副本及重要的修改稿均应收集齐全。*准确性：收集的文件材料必须是办理完毕、内容准确、手续齐全的正式材料。第三章档案的整理与归档一、整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。二、分类根据单位实际情况，可采用年度-组织机构（或问题）-保管期限的分类方法。1.年度：将文件材料按其形成或处理的年度进行划分。2.组织机构（或问题）：在年度内，按文件材料形成的部门（组织机构）或反映的主要内容（问题）进行划分。3.保管期限：在组织机构（或问题）下，按文件材料的价值确定其保管期限。三、鉴定与保管期限划分1.鉴定：根据文件材料的历史价值、现实利用价值和长远保存价值，对其进行鉴定，确定保管期限。2.保管期限：分为永久、定期两种。定期一般分为长期和短期。*永久保管：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。*定期保管：凡是在一定时期内对单位工作具有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管的期限根据实际需要确定。四、编号与排列1.编号：按照分类方案和排列顺序，对每份文件或案卷赋予唯一的档号。档号编制应规范、有序，便于检索。2.排列：在同一类目内，按照文件材料的形成时间、重要程度或逻辑关系进行系统排列。五、编目与装订1.编目：按照规定格式逐件或逐卷填写档案目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等项目。目录应清晰、准确。2.装订：归档文件材料应去除金属装订物，采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，做到整齐牢固，便于翻阅。对于页数较少的文件，可采用左上角装订；对于页数较多的，可采用左侧装订。六、归档1.归档时间：各部门应在每年第一季度内，将上一年度形成的、已整理完毕的档案材料向综合管理部门移交归档。专业性较强或有特殊要求的档案，可根据实际情况确定归档时间。2.归档手续：档案移交时，交接双方应认真核对档案数量、质量，填写《档案移交接收登记表》，双方签字盖章，各执一份备查。第四章档案的保管一、库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”措施。2.库房内严禁存放易燃易爆物品、腐蚀性物品及与档案无关的杂物。3.库房应保持清洁卫生，定期进行环境监测和调控，保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。二、设备与装具1.档案库房应配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫防霉药剂等。2.档案装具（如档案柜、档案盒）应选用符合国家标准、质地优良、不易老化的材料，样式统一，便于存放和管理。三、档案存放1.档案应按档号顺序入柜存放，做到科学排列、标识清晰。柜内档案应放置有序，便于取放。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、声像档案、电子档案等应采取相应的保管措施。四、库房安全与保密1.严格执行库房出入制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。2.库房钥匙由专人保管，不得随意转借。3.定期检查库房安全设施，确保其完好有效。下班前应检查门窗、水电，确保安全。五、档案清点与核对档案管理人员应定期对所保管的档案进行清点核对，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的修复与复制对已破损、褪色或字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。修复和复制应遵循保持档案原貌的原则，采用先进技术和材料，确保修复复制质量。第五章档案的利用一、利用范围与方式1.单位内部人员因工作需要查阅档案，须凭有效身份证明和部门负责人签字批准。2.外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证明，经综合管理部门负责人批准。3.利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。二、利用手续1.查阅档案须填写《档案利用登记表》，注明利用目的、档案名称、档号、查阅人、单位、联系方式等。2.档案一般在指定的阅档室查阅。确因工作需要借出档案的，须经综合管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，不得转借、复制、勾画、涂改、抽换、增删档案内容。三、利用要求1.查阅档案时应爱护档案，保持档案整洁，不得在档案材料上勾画、涂改、抽取、撤换、增删。2.查阅保密档案，必须严格遵守国家和单位的保密规定，不得泄露档案内容。3.复制档案须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。4.查（借）阅完毕，应及时将档案归还档案管理人员，当面点清。档案管理人员在《档案利用登记表》上注明归还日期。四、利用反馈利用者在利用档案后，可根据需要填写《档案利用效果反馈表》，以便总结档案利用经验，改进档案工作。第六章档案的鉴定与销毁一、档案鉴定对于已到保管期限的档案，由综合管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对其进行重新鉴定，确定其是否继续保存或销毁。鉴定工作应定期进行。二、销毁程序1.经鉴定确无保存价值的到期档案，由档案管理人员编造《档案销毁清册》，详细列出销毁档案的文号、题名、形成日期、数量、保管期限等。2.《档案销毁清册》须报单位主管领导审批。3.档案销毁前，应提前通知相关部门，对拟销毁档案进行最后核对。4.档案销毁时，须有两人以上负责监销。监销人应在档案销毁前认真核对，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和地点。《档案销毁清册》及鉴定记录应永久保存。第七章档案的信息化建设一、电子文件管理1.积极推进电子文件的规范化管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家相关电子文件管理标准。重要电子文件应同时保存其纸质版本或制成缩微品。二、档案数字化1.逐步对传统载体档案进行数字化加工，建立档案信息数据库。数字化扫描应符合相关技术标准，保证扫描图像的清晰度和准确性。2.档案数字化成果应与纸质档案内容一致，并进行严格的质量检验和备份。三、档案管理系统建立和完善档案管理系统，实现档案的计算机辅助管理，提高档案检索、利用和管理的效率。加强档案管理系统的安全保密措施，防止信息泄露和丢失。第八章责任追究对于在档案管理工作中做出显著