食堂采购询价流程制度文件

第一章总则第一条目的与依据为规范食堂采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资的质量与安全，保障食堂运营的顺利进行，防止采购过程中的不当行为，依据国家相关法律法规及本单位财务管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位食堂所有食材、调料、日用品等物资的采购询价活动。凡涉及食堂物资采购的计划、询价、比价、定标、采购等环节，均须遵守本制度。第三条基本原则食堂采购询价工作应遵循以下原则：1.公开透明原则：采购信息、询价过程、结果等应在规定范围内公开，接受监督。2.公平竞争原则：对所有符合条件的供应商一视同仁，提供平等的竞争机会。3.公正诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商进行诚实信用的合作。4.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的价格采购到所需物资，实现性价比最优。5.质量第一原则：严格把控采购物资的质量关，确保食品安全。第二章组织与职责第四条组织架构食堂采购询价工作在单位统一领导下，由食堂管理部门（或指定负责人）牵头组织实施，相关部门（如财务、后勤等）予以配合与监督。可根据实际情况设立采购询价小组，负责具体的询价、比价和评审工作。第五条职责分工1.食堂管理部门（或指定负责人）：*负责提出食堂物资采购需求计划。*组织成立临时或常设采购询价小组（如需）。*负责供应商的初步筛选、信息收集与管理。*组织实施具体的询价、比价工作。*根据评审结果，提出供应商选择建议。*负责采购合同的洽谈与签订（如需）。*组织物资的验收、入库工作。*负责采购过程中相关资料的整理、归档。2.采购询价小组（如有）：*负责对采购需求的合规性进行审核。*负责制定详细的询价方案。*具体执行询价、报价接收、开标（或报价开启）、比价分析和综合评审等工作。*向食堂管理部门提交评审报告和供应商推荐意见。3.财务部门：*负责采购预算的审核与控制。*负责采购资金的支付与结算。*对采购合同的财务条款进行审核。*参与采购过程的监督，对采购资金使用的合规性进行检查。4.监督部门（如单位设有）：*对采购询价全过程的合规性进行监督检查。*受理采购过程中的投诉与举报，并进行调查处理。第三章采购询价流程第六条需求提报与审批1.食堂管理员根据库存情况、每日（或每周）用餐人数及菜单计划，编制《食堂物资采购需求单》，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计单价、预计金额、交货时间等。2.《食堂物资采购需求单》须经食堂管理部门负责人审核，按单位规定的审批权限报批。大额或大宗物资采购需报单位分管领导或主要领导审批。第七条供应商选择与询价1.供应商信息库建立：食堂管理部门应建立合格供应商信息库，收集至少三家以上符合资质要求的供应商信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证明、产品质量证明、供货能力、信誉状况等。供应商资质应包括营业执照、食品经营许可证（针对食品类供应商）等。2.询价单制作：根据审批通过的《食堂物资采购需求单》，制作《食堂采购询价单》，明确采购物资的详细信息、质量标准、报价要求（含报价有效期）、交货地点、交货方式、付款方式、报价截止时间及报价单返回地址或联系方式等。3.询价方式：*公开询价：适用于金额较大、市场竞争充分的常规物资采购。可通过单位内部公告栏、指定信息平台等方式发布询价信息，邀请符合条件的供应商报价。*邀请询价：适用于日常小额、紧急或特殊物资采购。从合格供应商信息库中随机选取至少三家及以上供应商发出书面或电子《食堂采购询价单》进行询价。*严禁向单一供应商询价（特殊情况除外，需书面说明理由并经严格审批）。4.询价通知：将《食堂采购询价单》以书面、传真、电子邮件或其他约定方式送达选定的供应商，并确保供应商确认接收。第八条报价接收与开启1.供应商应在规定的截止时间前，以密封（针对重要或大额采购的书面报价）、加盖公章的书面形式或指定的电子形式（如加密邮件）回复《报价单》。报价单应清晰列明各项物资的单价、总价、品牌、规格、交货期及其他承诺。2.食堂管理部门或询价小组指定专人负责接收报价，做好接收记录，包括供应商名称、接收时间、报价方式等。3.报价截止后，由食堂管理部门负责人（或询价小组）组织相关人员在规定时间、地点集中开启报价（如为密封报价）。开启过程应做好记录，参与人员签字确认。第九条比价与评审1.报价有效性审查：首先对供应商的报价进行有效性审查，包括报价是否在有效期内、是否完整响应询价要求、供应商资质是否符合等。对无效报价应予以剔除，并记录原因。2.比价分析：对有效报价进行汇总，填写《食堂采购询价比价表》。比价应以同质同量为基础，综合考虑以下因素：*报价的合理性（单价及总价）；*物资质量、规格、品牌是否符合要求；*供应商的资质信誉、供货能力、交货及时性；*售后服务保障；*付款条件；*以往合作情况等。3.综合评审：询价小组（或食堂管理部门组织相关人员）根据比价结果及上述综合因素进行评审，形成评审意见。原则上应选择报价合理、质量有保障、信誉良好的供应商。对于最低报价明显低于市场平均价格或成本的，应要求供应商作出书面说明，如不能合理解释或保证质量，则不予采纳。第十条确定供应商与合同签订1.根据评审结果，确定中标（成交）供应商，编制《食堂采购询价结果审批单》，附《询价单》、《报价单》、《比价表》、评审意见等相关材料，按原审批权限报批。2.审批通过后，食堂管理部门应及时向中标（成交）供应商发出《成交通知书》，同时通知未中标供应商。3.对于金额较大或长期合作的采购项目，应与供应商签订书面采购合同，明确双方权利义务、物资质量标准、数量、价格、交货时间、验收方式、付款方式、违约责任等。合同文本应符合单位合同管理规定，必要时由财务部门或法律顾问审核。第十一条采购执行与验收1.供应商按照合同约定或《成交通知书》要求组织供货。2.物资送达后，食堂管理员（或指定验收人员）会同使用人员依据采购合同（或订单）、《采购需求单》及相关质量标准对物资的数量、规格、质量、保质期等进行查验。对食品类物资，还需查验生产日期、保质期、检验合格证明等。3.验收合格后，在送货单上签字确认，办理入库手续，登记《食堂物资入库台账》。验收不合格的，应拒绝接收，并及时通知供应商处理，同时做好记录。第十二条付款结算1.财务部门根据审批通过的《采购询价结果审批单》、采购合同（如有）、验收合格单、正式发票等凭证，按照合同约定的付款方式和单位财务管理制度办理付款结算手续。2.付款应与实际采购数量、验收合格情况及合同约定价格严格核对。第十三条资料归档采购活动结束后，食堂管理部门应将《采购需求单》、《询价单》、《报价单》、《比价表》、评审记录、《结果审批单》、《成交通知书》、采购合同（如有）、验收单、发票复印件、付款凭证等所有相关资料整理成册，妥善归档保存，保存期限不少于三年。第四章特殊情况处理第十四条紧急采购因突发事件或不可抗力因素导致急需采购物资，无法按正常询价流程办理时，经单位分管领导或主要领导批准后，可采用单一来源采购或直接采购方式，但事后须补办相关手续，并书面说明情况。第十五条单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购需提供充分的理由和证明材料，按单位最高审批权限报批。第十六条询价失败出现下列情况之一的，可视为询价失败：1.有效报价供应商不足三家的；2.所有供应商报价均超过采购预算，且无法调整预算或供应商不同意降价的；3.所有报价均被认定为无效的。询价失败后，应分析原因，重新组织询价或报单位领导批准后采取其他采购方式。第五章监督与责任第十七条监督检查单位财务部门、监督部门及食堂管理部门负责人应对采购询价全过程进行监督检查，确保制度得到有效执行。检查内容包括采购程序的合规性、资料的完整性、价格的合理性、物资质量的可靠性等。第十八条责任追究1.采购人员及相关责任人在采购询价过程中，应严格遵守本制度及廉洁自律规定，不得有下列行为：*擅自改变采购计划或技术参数；*与供应商串通，泄露询价信息，索取或收受回扣、贿赂；*无故拒绝符合条件的供应商报价；*不按规定进行比价评审，或在评审中弄虚作假；*采购物资质量不合格仍签字验收；*其他违反采购纪律和法律法规的行为。2.对违反上述规定的，一