合同管理工作规范执行情况自查报告

合同管理工作规范执行情况自查报告为落实集团公司合规管理委员会关于新版《合同全生命周期管理工作规范》落地执行的专项检查要求，全面排查本单位合同管理全流程的风险漏洞，夯实合规管理基础，我们于2024年3月10日至4月10日组织开展了全口径合同管理工作规范执行情况专项自查。本次自查严格遵循“不走过场、不留死角、边查边改”的原则，覆盖本单位2021年1月1日至2023年12月31日期间完成签署、正在履行以及已终止归档的全部合同，共计1247份，其中我方作为甲方的合同892份，作为乙方的合同355份，涵盖工程建设、物资采购、服务外包、资产租赁、合作开发五大类。自查工作由单位合规管理部牵头，联合财务资产部、工程管理部、采购中心、法务办公室四个业务核心部门组建专项自查组，对照新版规范明确的12个核心管控节点，对每份合同从立项到归档的全流程资料逐一比对核查，对金额超过100万元的76份重大合同实行双人复核，确保自查结果真实准确，不隐瞒问题、不回避矛盾。自2023年初新版合同管理工作规范推行以来，本单位先后组织3次全员宣贯培训，针对业务部门经办人员开展2次专项实操训练，梳理修订原有配套制度5项，优化审批流程6个，逐步将原来线下分散管理的合同全部纳入集团合规管理系统统一管控，实现了全流程线上留痕。从本次自查的整体结果来看，本单位合同管理规范执行情况总体向好，1247份合同中符合规范全部要求的合同共计1128份，整体合规率达到90.46%，较2022年上一轮自查提升了4.3个百分点，说明新版规范的推行已经取得了明显成效，大部分核心管控节点已经落实到位。但同时也排查出了多个环节的违规问题，共计涉及违规合同119份，占总合同数的9.54%，具体自查情况及问题分类统计如下：问题类别涉及违规合同份数占全部违规合同比例涉及合同总金额（万元）风险等级前期立项与相对方资质核查不合规2218.49%1248.7中高文本起草与审核流程不合规3126.05%2156.3中签署与用印管理不合规86.72%789.2高履行跟踪与变更解除不合规4134.45%3721.5中高归档与资料管理不合规1714.29%542.8低从具体问题表现来看，合同全流程各环节的违规情况各有不同：在前期立项与相对方资质核查环节，违规问题主要集中在三个方面，一是11份应急类零星合同存在“先履约后补手续”的问题，比如2022年3月园区自来水主管道爆裂抢修项目，因情况紧急需要尽快恢复供水，业务部门直接安排合作单位进场施工，项目完工三个月后才补做立项审批和合同签署，虽然项目未出现质量和价格争议，但完全违反了“先立项、后签约、再履约”的管控要求，一旦出现纠纷我方缺乏合同依据，维权难度极大；二是9份合同存在相对方资质存档不全的问题，仅存档了对方的营业执照，未按规范要求存档有效期内的资质证书、央行征信报告或国家企业信用信息公示系统的信用报告，其中一份2022年8月签署的园区消防改造工程合同，对方提供的消防专业承包资质证书2022年6月已经到期，经办人员未核对有效期，也未要求对方提供续期证明，直到本次自查才发现问题，事后核实对方已经完成续期，未造成实质风险，但如果对方未取得新资质，该合同将被认定为无效，发生安全事故我方需要承担连带责任；三是2份重大合同未按要求开展相对方现场尽调，仅通过对方提供的电子版资料完成审核，存在潜在风险。在合同文本起草与审核环节，违规问题主要表现为：一是14份金额小于10万元的零星服务合同未按要求使用集团统一发布的示范文本，经办人员自行从网络下载模板修改使用，部分模板存在付款条款、违约责任不对等的问题，比如一份绿植租赁合同中，约定我方逾期付款每天按千分之二支付违约金，而对方逾期更换枯株的违约责任仅为每年千分之一，明显权利义务不对等；二是12份合同存在逆流程审批问题，也就是先找单位负责人签字同意，再补合规审核和法务审核，合规和法务审核流于形式，无法发挥前置风控的作用；三是5份非示范文本合同未按要求走专项备案流程，直接签署生效，另外还有31份合同的审核修改记录未完整存档，仅保留了最终版本的合同文本，修改过程中的意见没有留痕，一旦出现条款争议无法追溯审核责任。在合同签署与用印管理环节，虽然整体违规占比不高，但多为高风险问题：一是5份合同对方签约人的授权委托书超过有效期，经办人员未核对授权期限就完成签署；二是3份合同未按规范要求加盖骑缝章，其中一份2023年签署的物料采购合同，对方换走了其中一页修改了交货时间条款，我方直到备货的时候才发现，及时要求对方纠正才避免了交货违约风险；三是2份合同存在预先加盖空白印章的违规操作，因对方要求先盖章带走走内部流程，我方经办人员为了方便对方，在未填写完整合同内容的空白纸上预先加盖了单位合同专用章，虽然事后补了正式合同，对方也没有挪用空白纸张，但该行为严重违反用印管理规范，一旦空白纸张被挪用于其他交易，我方将承担不必要的法律责任。在合同履行与变更解除管理环节，违规问题占比最高，达到全部违规合同的三分之一以上，主要问题包括：一是24份合同没有完整的履行跟踪记录，工程类合同缺少节点验收记录，服务类合同缺少月度考核记录，付款时仅靠业务部门的一纸申请就完成支付，无法确认履约是否符合合同要求；二是19份合同的变更、解除未按要求签署书面补充协议，仅为口头约定，比如2021年签署的园区景观绿化工程合同，施工过程中对方提出增加三个停车位的绿化改造，项目负责人口头同意增加工程量，未签署补充协议，结算时对方上报增加费用18万元，我方审核后认定合理费用为12万元，双方僵持一个多月才达成一致，耽误了结算进度，也留下了争议隐患；三是8份合同存在超额支付预付款的问题，违反了规范要求的“预付款不得超过合同总金额30%”的规定，其中一份装修工程合同预付款支付比例达到45%，虽然经分管领导口头同意，但未按要求走例外事项审批流程，不符合规范要求。在合同归档与资料管理环节，主要问题是10份合同签署后超过15天的归档期限才移交档案管理部门，最长的一份拖了3个月，因经办人员岗位调整交接不清，导致合同差点遗失，另外7份合同归档资料不全，仅存档了最终签署的合同正本，缺少立项审批单、审核意见、资质文件等过程资料，不利于后续风险追溯。针对本次自查排查出的问题，我们从管理层面深入分析了问题产生的核心原因，主要体现在四个方面：一是一线经办人员合规意识薄弱，考核导向偏差，目前业务部门的绩效考核中业务完成指标占比高达90%，合规指标仅占10%，导致大部分经办人员存在“重进度、轻合规，重业务、轻风险”的错误认知，尤其是小额零星合同，普遍认为流程太麻烦，没必要严格执行规范，部分新入职的经办人员未接受系统的合同管理培训，对新版规范的要求不熟悉，不知道每个节点需要准备哪些资料，无意识违规占比超过60%；二是流程管控弹性不足，原来的流程设计没有考虑应急项目、零星项目的实际需求，常规流程需要经过3-5个审批环节，耗时1-2天，应急项目赶进度等不及，导致大家只能先干活后补手续，同时对违规行为的问责机制不健全，过去发生违规问题大多只是口头提醒，没有和个人绩效挂钩，违规成本低，大家对规范要求不够重视；三是信息化管控存在漏洞，虽然大部分合同已经纳入线上系统管理，但原来规定金额小于5万元的零星合同可以线下走流程，线下流程没有强制留痕要求，很容易出现资料缺失、流程倒置的问题，同时系统没有自动提醒功能，资质到期、归档到期、付款节点到期都需要人工记忆，很容易出现遗漏；四是全生命周期管控不到位，过去我们大部分精力放在合同签署前的审核环节，对履行过程的动态跟踪管控不足，没有建立定期排查机制，导致变更不规范、资料不齐全等问题不能及时发现，积累到结算阶段才暴露，增加了处置难度。针对上述问题，我们已经启动了分类整改工作，截至目前，所有一般性违规问题已经全部整改到位：针对资质、资料缺失的问题，已经通知原经办人在规定期限内补齐了全部缺失的12份相对方资质、31份审核记录、14份归档资料；针对口头变更的19份合同，已经完成17份补充协议的补签，剩余2份已经履行完毕对方不愿意补签的，已经整理全部沟通记录、会议纪要、验收资料归档，由业务部门负责人签字确认风险，纳入风险台账动态跟踪；针对预先用印、逆流程审批等高风险问题，已经对相关经办人和部门负责人进行了约谈，作出书面警告，扣减了当月绩效分，并在全员合规大会上通报，起到了警示作用。同时我们已经对本单位《合同管理实施细则》进行了修订，新增了应急项目绿色通道流程，应急项目可以走线上简化审批，24小时内完成立项审批，允许事后3个工作日内补全纸质资料，既解决了应急项目赶进度的需求，又符合规范的管控要求；我们还调整了绩效考核权重，将合规指标的权重从10%提高到20%，合同管理违规直接扣除对应部门和个人的绩效分数，提高了违规成本；我们已经联系集团信息中心开通了合规系统的自动提醒功能，资质到期、归档到期、付款节点到期都会自动推送提醒给经办人和部门负责人，同时取消了线下审批的权限，所有合同不管金额大小全部纳入线上系统管控，强制留痕，从源头避免了流程倒置、资料缺失的问题。下一步，我们将以本次自查为契机，持续深化合同管理工作规范的落地执行，不断提升合同管理的合规水平：一是强化分层分类培训，每季度组织一次一线经办人员的实操培训，培训后进行考核，考核合格才能办理合同业务，同时将规范要求拆解为可视化的操作流程图，编制口袋版操作手册发放给所有经办人员，整理本次自查发现的典型违规案例，编制成合规警示手册，组织全员学习，提高一线人员的风险意识；二是完善差异化管控体系，针对不同金额、不同类型的合同制定不同的管控标准，金额小于5万元的零星合同可以简化审核环节，但必须保留完整的线上留痕和基础资料，金额大于100万元的重大合同必须开展相对方现场尽调，必须经过合规委员会审议，不得简化环节，同时严格落实违规问责机制，对多次违规、造成风险的严肃追究责任；三是建立动态管控机制，每季度由合规部联合业务部门对正在履行的合同开展一次全面排查，建立风险台账，对存在变更不规范、对方资质过期等问题的合同及时处置，把风险消灭在萌芽阶段；四是深化信息化融合，推动合同管理系统与财务付款系统、采购系统对接，实现数据互通，付款时必须调用合同系统内的验收记录、审批记录，资料不全的系统自动锁定付款流