科技档案管理工作制度

PAGE科技档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司生产、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各项目组在科技活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：科技档案应如实反映公司科技活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集科技活动中形成的各种载体的档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案内容准确无误，数据可靠，符合相关标准和规范。5.安全性原则：采取有效措施，确保科技档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善公司科技档案管理工作制度，并组织实施。集中管理公司科技档案，对各部门、各项目组的科技档案工作进行监督、指导和检查。负责科技档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。负责科技档案的保管、保护和统计工作，定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全。负责科技档案的开发利用工作，为公司的生产、科研、管理等提供档案信息服务。负责组织对到期科技档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性。2.各部门、各项目组负责本部门、本项目组科技档案的形成、积累和整理工作，确保档案的完整、准确。明确专人负责科技档案的管理工作，按照公司档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交公司档案管理部门。在科技活动中，严格执行档案管理制度，确保档案的质量和安全。二、科技档案的归档范围（一）科研项目档案1.科研项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复等。2.科研项目研究过程中形成的各类文件，如实验记录、研究报告、测试报告、技术总结等。3.科研项目成果文件，包括专利证书、软件著作权登记证书、科技成果鉴定证书、获奖证书等。4.科研项目相关的合同、协议、合作意向书等。5.科研项目经费预算、决算文件，经费使用情况报告等。（二）产品研发档案1.产品设计文件，包括产品设计图纸、设计说明书、技术要求等。2.产品开发过程中形成的各类文件，如工艺文件、工装图纸、质量控制文件等。3.产品试制、试验文件，包括试制报告、试验记录、测试报告等。4.产品定型文件，包括产品鉴定证书、产品标准等。5.产品改进、升级文件，包括改进方案、升级记录等。（三）设备仪器档案1.设备仪器购置文件，包括设备仪器采购合同、发票、验收报告等。2.设备仪器安装、调试文件，包括安装图纸、调试记录等。3.设备仪器操作规程、维护保养手册等。4.设备仪器运行记录、维修记录、故障处理记录等。5.设备仪器报废文件，包括报废申请、审批文件、报废清单等。（四）基本建设项目档案1.基本建设项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.基本建设项目设计文件，包括初步设计、施工图设计等。3.基本建设项目施工文件，包括施工组织设计、施工记录、工程变更通知等。4.基本建设项目监理文件，包括监理规划、监理月报、监理通知等。5.基本建设项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算报告等。（五）信息技术档案1.信息系统开发项目档案，包括项目立项文件、需求分析报告、设计文档、测试报告、用户手册等。2.信息系统运行维护记录，包括系统日志、故障处理记录、维护计划等。3.信息资源管理文件，包括数据备份与恢复方案、数据安全策略等。4.信息技术相关的合同、协议等。三、科技档案的形成与积累（一）形成要求1.各部门、各项目组在科技活动中应及时形成各种文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹清晰，图像完整，签字盖章手续完备。3.对重要的科技活动，应同步做好录音、录像、拍照等工作，形成多媒体档案。（二）积累措施1.建立科技文件材料形成积累责任制，明确项目负责人和相关人员的职责，确保文件材料的及时收集和整理。2.在科技项目实施过程中，定期对文件材料进行清理和核对，发现问题及时整改。3.加强对科技人员的档案意识教育，提高其对档案工作重要性的认识，自觉做好文件材料的积累工作。四、科技档案的整理（一）整理原则1.遵循科技档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。2.便于保管和利用，按照一定的分类标准和方法进行整理。（二）分类方法1.按项目分类：将科研项目、产品研发项目、基本建设项目等分别作为一个类别，对每个项目形成的档案进行集中整理。2.按阶段分类：在每个项目类别下，按照项目的立项、研究、试验、验收等阶段进行分类整理。3.按文件类型分类：将每个阶段形成的文件材料按照文件类型进行细分，如文件、图纸、图表、数据等。（三）编号规则1.项目编号：采用统一的编号格式，如“[项目类别代码][项目顺序号]”，项目类别代码根据公司实际情况设定，项目顺序号为项目申报时的编号。2.文件编号：在项目编号后，按照文件形成的先后顺序进行编号，如“[项目编号][文件顺序号]”。（四）编目要求1.编制科技档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包含案卷编号、案卷题名、编制日期、保管期限等内容。3.卷内文件目录应包含文件编号、文件题名、日期、页号、备注等内容。（五）装订要求1.对纸张规格不一致、破损的文件材料进行裱糊、修补，使其规格统一，字迹清晰。2.按照一定的顺序将文件材料进行排列，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。五、科技档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的科技档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、通风设备等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，对重要的档案应进行备份。2.纸质档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行分类存储，同时建立电子档案目录，便于检索。（三）保管期限1.根据科技档案的重要性和利用价值，确定保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重大科研项目档案、重要产品研发档案、基本建设项目档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，短期保管的档案保管期限为10年以下。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对科技档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如对破损的档案进行修复、对丢失的档案进行查找等。3.建立检查记录，记录检查时间、检查人员、检查情况等，并存档备查。六、科技档案的利用（一）利用范围1.为公司的生产、科研、管理等工作提供档案信息支持。2.为公司的对外合作、技术交流等活动提供档案资料。3.为公司的知识产权保护、成果转化等工作提供档案依据。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可查阅科技档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅：确因工作需要借阅科技档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可对科技档案进行复制，复制时应填写复制申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，注明复制日期、复制人等。（三）利用审批1.查阅、借阅、复制科技档案应严格履行审批手续，确保档案的安全和合理利用。2.审批人应根据利用者的申请，认真审核利用目的、利用范围等，确保利用行为符合公司规定。（四）利用登记1.档案管理部门应建立科技档案利用登记制度，对利用档案的情况进行详细记录。2.利用登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、查阅内容、借阅期限、复制份数等。七、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。2.鉴定小组负责对到期科技档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据科技档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，制定鉴定标准。2.对保管期满且失去利用价值的档案，可进行销毁；对仍有利用价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期科技档案进行清理，编制档案鉴定清单。2.鉴定小组对档案鉴定清单进行审核，逐卷逐件进行鉴定，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档