河北大学文件工作制度

PAGE河北大学文件工作制度一、总则（一）目的为加强河北大学文件工作的规范化、制度化建设，提高文件处理效率和质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北大学各部门、各单位在工作中形成、处理、管理的各类文件，包括纸质文件、电子文件等。（三）基本原则1.准确规范原则文件的起草、审核、印发等环节要严格遵循国家法律法规、学校规章制度以及语言文字规范，确保文件内容准确无误，格式规范统一。2.及时高效原则文件处理要注重时效性，严格按照规定的程序和时限要求进行流转，提高工作效率，确保文件能够及时传达、执行和反馈。3.安全保密原则加强文件的安全管理，严格保密制度，防止文件丢失、泄露、篡改等情况发生，确保学校机密信息的安全。4.精简实用原则文件的制定要坚持精简原则，注重实际效果，避免冗长繁琐、形式主义，切实提高文件的针对性和可操作性。二、文件的种类与格式（一）文件种类1.学校文件以河北大学名义印发的各类规范性文件、决策性文件、指导性文件等，如学校章程、发展规划、年度工作计划与总结、重要会议纪要等。2.部门文件学校各部门、各单位依据工作职责和实际需要印发的文件，包括工作安排、通知、报告、请示、批复等。3.会议文件各类会议形成的文件材料，如会议通知、会议议程、会议记录、会议决议、领导讲话等。4.专项工作文件针对学校某项专项工作或活动印发的文件，如项目实施方案、工作方案、应急预案等。（二）文件格式1.页面设置一般采用A4纸型，页边距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字体字号标题一般用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。如有特殊格式要求，按照相关规定执行。3.排版要求段落间距一般为1.5倍行距，首行缩进2个字符。页码一般位于页面底端居中。4.文号格式文号由发文机关代字、年份、序号组成，如“河大党字〔20XX〕XX号”。年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。5.附件格式附件应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件与正文一起装订时，页码连续编排。三、文件的起草与审核（一）起草1.明确职责文件起草工作由相关部门或单位负责，起草人员应熟悉国家法律法规、学校政策和工作实际情况，确保文件内容合法合规、准确可行。2.内容要求起草文件应主题明确、逻辑清晰、表述准确、文字简洁。文件应包括标题、主送单位、正文、附件、发文机关署名、成文日期等要素。涉及重大事项、重要政策等文件，应进行充分调研、论证，广泛征求意见。3.格式规范起草文件应严格按照本制度规定的格式要求进行排版，确保文件格式统一、规范。（二）审核1.初审文件起草完成后，起草部门或单位应进行初审，重点审核文件内容的合法性、准确性、完整性以及格式的规范性等。初审通过后，将文件送学校办公室进行审核。2.审核要点学校办公室对送审文件进行全面审核，主要审核以下内容：是否符合国家法律法规、学校规章制度以及上级文件精神；文件内容是否准确反映学校工作实际，是否具有针对性和可操作性；文件格式是否规范，文字表述是否通顺、准确；文件的发文范围、密级、紧急程度等标注是否恰当；涉及其他部门职责的，是否已征求相关部门意见并达成一致。3.审核反馈学校办公室审核后，如发现问题，应及时与起草部门或单位沟通，提出修改意见。起草部门或单位应根据审核意见进行修改完善，再次送审，直至审核通过。四、文件的印发与传递（一）印发1.审批程序审核通过的文件，由起草部门或单位填写《河北大学文件印发审批表》，经相关领导审批后，送学校办公室印发。2.印发方式文件一般采用纸质印发和电子印发相结合的方式。纸质文件由学校办公室统一编号、排版、印刷；电子文件通过学校办公自动化系统或其他指定渠道发布。3.印发份数根据文件的性质、内容和发送范围确定印发份数，确保文件能够及时、准确地传达给相关部门和人员。（二）传递1.传递渠道纸质文件一般通过机要交换、专人送达、邮寄等方式传递；电子文件通过学校办公自动化系统、电子邮件等方式传递。2.传递要求传递文件要确保安全、及时、准确，严格履行签收、登记手续。机要文件应按照机要文件管理规定进行传递，专人负责，确保文件不丢失、不泄露。五、文件的签收与登记（一）签收1.签收主体各部门、各单位收到学校印发或传递的文件后，应由专人负责签收。2.签收要求签收人员要认真核对文件的名称、文号、份数、密级、紧急程度等信息，确认无误后在文件签收单上签字。如发现文件有缺页、破损、错发等问题，应及时与学校办公室联系。（二）登记1.登记内容各部门、各单位应建立文件登记台账，对收到的文件进行详细登记，登记内容包括文件名称、文号、来文单位、发文日期、密级、紧急程度、签收人、收文日期等。2.登记方式文件登记可采用纸质登记或电子登记方式，确保登记信息准确、完整、可查。六、文件的传阅与办理（一）传阅1.传阅范围根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅文件应严格按照规定的范围进行传递，不得擅自扩大或缩小传阅范围。2.传阅方式文件传阅一般采用专人传递或通过学校办公自动化系统进行。传阅过程中，传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期，确保文件传递的连续性和可追溯性。3.传阅要求传阅文件要及时、迅速，不得积压。传阅人员应在规定时间内将文件传至下一位传阅人，不得擅自截留文件。如遇紧急文件或重要事项，应优先阅办。（二）办理1.办理原则各部门、各单位收到需要办理的文件后，应按照“谁主管、谁负责”的原则，及时进行办理。办理文件要严格遵守法律法规和学校规章制度，确保办理结果合法合规、符合实际。2.办理程序承办人收到文件后，应认真阅读文件内容，明确办理要求和时限。承办人根据文件要求，结合工作实际，提出具体办理意见或方案，并填写《河北大学文件办理单》。办理意见或方案应明确、具体、可行，涉及多个部门的，应协商一致后提出。承办人将填写好的《河北大学文件办理单》和办理结果报本部门或单位负责人审核。部门或单位负责人应认真审核办理意见和结果，签署审核意见。如需报学校领导审批的文件，承办部门或单位应按照学校规定的程序，将文件及办理结果报学校领导审批。承办部门或单位应将文件办理结果及时反馈给相关部门或人员，并做好文件归档工作。3.办理时限一般文件应在收到后[X]个工作日内办理完毕；紧急文件应按照规定的时限要求及时办理，不得延误。确因特殊情况需要延长办理时限的，承办部门或单位应向交办部门说明原因，并明确办理期限。七、文件的归档与保管（一）归档1.归档范围各部门、各单位应将办理完毕的文件材料，按照有关规定进行收集、整理、归档。归档文件应包括纸质文件、电子文件及其相关资料，确保文件材料的完整性和系统性。2.归档要求归档文件应分类准确、排列有序、编号清晰、装订整齐。电子文件应按照学校电子文件管理规定进行整理归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。归档文件应编制归档目录，注明文件名称、文号、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（二）保管1.保管期限根据文件的性质、重要程度和历史价值，确定文件的保管期限，一般分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。2.保管方式纸质文件应存放在专门的档案库房，按照档案管理要求进行分类存放，确保档案安全、整洁、有序。电子文件应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子文件索引目录，便于查询和利用。3.保管责任学校档案管理部门负责全校文件档案的集中保管和统一管理，各部门、各单位应指定专人负责本部门文件档案的日常保管工作，确保文件档案的安全。八、文件的查阅与利用（一）查阅权限1.校内查阅本校教职工因工作需要查阅文件档案的，应填写《河北大学文件查阅申请表》，经所在部门或单位负责人批准后，到学校档案管理部门查阅。查阅涉及机密级以上文件的，应按照学校保密规定办理相关手续。2.校外查阅校外单位或个人因特殊原因需要查阅学校文件档案的，应持单位介绍信，经学校办公室审核同意后，到学校档案管理部门查阅。查阅涉及机密级以上文件的，须经学校主管领导批准。（二）查阅要求1.查阅人员应严格遵守档案查阅制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。2.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，应按照规定办理借阅手续，并按时归还。3.查阅人员不得擅自将档案资料提供给无关人员查阅或复制，不得泄露档案内容。（三）利用学校鼓励各部门、各单位充分利用文件档案资源，为学校教学、科研、管理等工作提供支持和服务。利用文件档案应遵循合法、合规、合理的原则，确保文件档案的安全和有效利用。九、文件的保密与销毁（一）保密1.保密制度学校建立健全文件保密制度，明确保密责任，加强对文件保密工作的管理。涉及国家机密、学校机密的文件，应严格按照保密法律法规和学校保密规定进行管理。2.保密措施对涉及机密的文件，应标明密级，严格控制知悉范围。存储机密文件的设备应采取加密、访问控制等安全措施，防止文件泄露。在文件处理过程中，应避免在公共场所谈论机密文件内容，不得通过普通邮件、传真等方式传递机密文件。（二）销毁1.销毁范围对已超过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的文件，应按照规定进行销毁。2.销毁程序各部门、各单位应定期对本部门保管的文件进行清理，提出销毁意见，填写《河北大学文件销毁申请表》，经本部门或单位负责人审核后，报学校档案管理