某单位文书工作制度

PAGE某单位文书工作制度一、总则（一）目的为了加强本单位文书工作的规范化、制度化建设，提高文书处理效率和质量，确保公文的准确传递、妥善保管和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门在公文起草、审核、签发、印发、传递、归档、保管等环节的文书处理工作。（三）基本原则1.准确规范原则文书的内容必须准确无误，符合党和国家的方针政策、法律法规以及行业标准。格式规范统一，确保公文的严肃性和权威性。2.及时高效原则公文处理应遵循及时、快捷的原则，减少不必要的环节和延误，确保公文能够迅速传达、办理和反馈，提高工作效率。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，加强对文书的保密管理，防止公文内容泄露，确保国家和单位机密安全。4.精简实用原则公文应注重质量，力求内容简洁明了，突出重点，避免冗长繁琐，做到精简实用，切实发挥公文的指导和规范作用。二、文书种类及格式（一）文书种类1.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。3.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.批复：适用于答复下级机关请示事项。6.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。7.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）格式要求1.页面设置纸张：A4纸。页边距：上3.7cm，下页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。2.字体字号标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），在发文机关署名右下方空4字编排。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。三、文书起草（一）起草要求1.公文起草应当做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。2.起草公文前，应当深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，应当充分协商，仍不能取得一致意见的，起草部门应当列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。3.公文的语言应当符合语法规范，避免使用生僻词汇和模糊表述。用词准确恰当，逻辑严密，标点符号使用正确。（二）起草流程1.明确主题：根据工作实际需要，确定公文的主题和目的，明确要传达的核心内容。2.收集资料：围绕主题收集相关的政策法规、工作数据、典型案例等资料，为公文起草提供充分依据。3.拟定提纲：根据主题和收集的资料，拟定公文的框架结构和内容要点，列出详细的提纲。4.撰写初稿：按照提纲进行公文初稿的撰写，确保内容完整、条理清晰、表达准确。5.审核修改：初稿完成后，起草人员应进行自我审核，检查内容是否准确、语言是否通顺、格式是否规范等。然后提交给部门负责人进行审核，根据审核意见进行修改完善。四、文书审核（一）审核内容1.行文理由：审核公文的行文必要性，是否确有必要行文，是否符合党和国家的方针政策、法律法规以及上级机关的有关规定。2.内容准确性：审核公文内容是否准确无误，数据是否真实可靠，观点是否明确清晰，政策措施是否切实可行。3.格式规范性：审核公文格式是否符合本制度规定，字体、字号、排版等是否规范统一。4.语言表达：审核公文语言是否通顺、简洁、得体，有无语病、歧义或错别字。5.发文程序：审核公文的起草、会签、审核、签发等程序是否符合规定。（二）审核流程1.初审：部门负责人对本部门起草的公文进行初审，重点审核行文理由、内容准确性和格式规范性等方面，提出修改意见并反馈给起草人员。2.复审：涉及多个部门或重要事项的公文，由综合部门进行复审。复审人员应全面审核公文内容，对初审意见进行复核，并就公文的整体质量提出审核意见。3.终审：公文经初审和复审后，报单位负责人进行终审。单位负责人对公文的内容、格式、发文程序等进行全面审查，签署终审意见。五、文书签发（一）签发权限1.以单位名义制发的公文，由单位负责人签发。2.部门职权范围内的事项，由部门负责人签发。3.需要联合行文的公文，由主办部门负责人会签后，送其他联署部门负责人会签，最后由单位负责人签发。（二）签发程序1.公文起草人员将审核修改后的公文送签稿提交给相关领导。2.领导收到送签稿后，认真阅读公文内容，对公文的准确性、规范性进行再次审核。3.领导根据审核情况，在公文的签发栏签署意见并签名，注明签发日期。六、文书印发（一）印发准备1.公文经签发后，由综合部门负责印发。印发人员对公文的格式、内容进行最后核对，确保无误。2.根据公文的性质、密级和发送范围，确定印发份数和印刷方式。（二）印发流程1.按照公文格式要求进行排版，确保页面布局合理、文字清晰、格式规范。2.对排版后的公文进行校对，重点检查文字内容、格式排版、页码顺序等是否正确。校对工作一般应进行至少两遍，确保公文质量。3.根据校对后的公文进行印刷，印刷过程中要严格把控质量，保证印刷清晰、装订整齐。4.印刷完成后，对公文进行整理、清点，按照规定的发送范围和份数进行封装，并及时发送给相关部门或单位。七、文书传递（一）传递方式1.纸质公文传递：通过机要交通、专人送达等方式进行传递。重要公文应指定专人负责传递，确保公文安全、及时送达。2.电子公文传递：通过单位内部办公系统、电子邮件等方式进行传递。电子公文应按照规定的格式和要求进行制作和传输，确保公文的完整性和可读性。（二）传递要求1.严格按照公文的发送范围和指定对象进行传递，不得擅自扩大或缩小传递范围。2.传递过程中要注意保密，对涉密公文要采取加密、密封等措施，防止公文泄露。3.纸质公文传递应做好登记和签收手续，明确传递时间、地点、收件人等信息。电子公文传递应确保接收方能够及时、准确接收，并做好相关记录。八、文书归档（一）归档范围1.本单位制发的各类公文，包括请示、报告、通知、通报、批复、函、纪要等。2.上级机关下发的与本单位工作相关的公文。3.本单位收到的下级机关的请示、报告等公文。4.本单位在工作中形成的重要文件、资料、会议记录、合同协议等。（二）归档要求1.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文整理归档。归档的公文应齐全完整，内容准确，格式规范。2.按照公文的形成时间、来源、内容等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。3.归档的公文应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案的安全性和完整性。电子档案应按照规定的格式和存储方式进行保存，并定期进行备份。九、文书保管（一）保管期限1.永久保管：对本单位具有重要历史价值、查考利用价值的公文，应永久保管。2.定期保管：定期保管的公文期限分为30年、10年。具体保管期限根据公文的性质和重要程度确定