街道办档案归档工作制度

PAGE街道办档案归档工作制度一、总则（一）目的为加强街道办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为街道各项工作提供有力支持，特制定本档案归档工作制度。（二）适用范围本制度适用于街道办各科室、社区及下属事业单位在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则：街道办档案工作实行集中统一管理，由街道办综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：归档的档案应真实反映街道办各项工作的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守档案查阅、借阅制度。二、档案归档范围（一）文书档案1.街道办党工委、办事处形成的各类文件、通知、报告、决议、纪要等。2.上级机关下发的与街道办工作相关的文件、指示、批复等。3.街道办各科室、社区及下属事业单位在工作中形成的文件、材料、报表等。（二）人事档案1.街道办工作人员的履历、自传、鉴定、考核、任免、奖惩、工资、保险、福利、培训、专业技术职务评聘等材料。2.工作人员党团组织关系、入党入团材料、政审材料等。（三）财务档案1.街道办财务预决算、财务收支凭证、会计报表、审计报告等。2.固定资产账目、财务票据存根等。（四）社区建设档案1.社区规划、建设、管理等方面的文件、资料、图纸等。2.社区服务、文化、卫生、治安等工作的记录和资料。（五）重点项目档案1.街道办承担的各类重点项目的立项、审批、招投标、建设、验收等过程中形成的文件、资料、图纸、合同等。2.重点项目建设过程中的照片、录像、录音等声像资料。（六）声像档案1.街道办组织的重要会议、活动、调研等形成的照片、录像、录音等资料。2.反映街道办工作成果、城市建设、社区风貌等方面的照片、录像等资料。（七）实物档案1.街道办获得的各类奖牌、奖杯、证书、锦旗等。2.具有保存价值的其他实物。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各科室、社区及下属事业单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全完整，包括正本、副本、附件、定稿等，同时应注意收集文件材料的电子版本。3.对于重要文件和资料，应进行备份，防止丢失。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应进行编号，编号应连续、唯一，便于查找和管理。3.文件材料应进行装订，装订应整齐、牢固，不得压字、掉页。4.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保文件的清晰可读。（三）文件材料的编目1.归档的文件材料应编制目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等内容。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。3.对于电子档案，应编制电子目录，目录应与纸质目录相对应，便于查找和利用。（四）档案的装订与装盒1.档案应采用统一规格的档案盒进行装订，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等内容。2.档案盒内的文件材料应按照顺序排列，不得倒置或混装。3.档案盒应密封，防止灰尘和水分进入。四、档案归档流程（一）收集1.各科室、社区及下属事业单位在工作中形成的文件材料，应定期移交至街道办综合档案室。2.移交时，应填写《档案移交清单》，清单应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等内容。3.综合档案室收到移交的文件材料后，应进行核对，确保文件材料的齐全完整。（二）整理1.综合档案室对收集的文件材料进行整理，按照分类方案进行分类、编号、编目、装订等工作。2.整理过程中，应注意文件材料的真实性、完整性和准确性，对于不符合要求的文件材料，应及时退回原部门进行补充或更正。（三）鉴定1.综合档案室定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人和分管领导组成的鉴定小组进行，鉴定结果应形成《档案鉴定意见书》。3.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁或移交。（四）保管1.综合档案室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、防虫药等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（五）利用1.街道办各科室、社区及下属事业单位因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等内容，经部门负责人签字后，报分管领导审批。2.档案管理人员根据审批意见，为查阅人员提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员、查阅内容、查阅期限等内容。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并进行登记。4.外单位查阅档案时，应持有单位介绍信，经街道办分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应有档案管理人员陪同，不得将档案带出档案库房。五、档案保管期限（一）永久保管1.街道办党工委、办事处形成的重要文件、决议、纪要等。2.街道办获得的省部级以上荣誉称号、奖励等相关材料。3.涉及街道办重大历史事件、重要活动的文件、资料等。（二）长期保管1.街道办各科室、社区及下属事业单位在工作中形成的重要文件、报告、报表等。2.街道办工作人员的人事档案。3.街道办财务预决算、财务收支凭证等财务档案。（三）短期保管1.街道办一般性文件、通知、简报等。2.街道办各科室、社区及下属事业单位在工作中形成的一般性文件、材料、报表等。3.保管期限已满或失去保存价值的档案。六、档案销毁（一）销毁范围1.保管期限已满且失去保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定后确定为无保存价值的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员根据档案鉴定意见书，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、档案名称、日期、来源、保管期限等内容。2.《档案销毁清单》经档案管理人员、业务部门负责人和分管领导签字后，报街道办主要领导审批。3.经审批同意后，档案管理人员会同相关人员对档案进行销毁，销毁过程应进行记录，记录应包括销毁日期、销毁地点、销毁人员、销毁档案清单等内容。4.销毁后的档案应在《档案销毁清单》上注明“已销毁”字样，并由销毁人员签字确认。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，填写《档案统计报表》，报表应包括档案编号、档案名称、日期、来源、保管期限、收进数量、移出数量、整理数量、鉴定数量、保管数量、利用数量等内容。2.《档案统计报表》应一式两份，并于每年年底报送街道办分管领导和上级档案管理部门。八、档案信息化管理（一）数字化建设1.街道办应加强档案信息化建设，逐步实现档案的数字化管理。2.档案管理人员应按照档案数字化标准，对纸质档案进行扫描、录入、存储等工作，建立电子档案数据库。3.电子档案应与纸质档案同步整理、编目、鉴定、保管，确保电子档案的真实、完整、准确。（二）利用系统1.街道办应建立档案信息管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、利用等功能。2.档案管理人