宠物殡葬服务公司供应商合同管理规定

宠物殡葬服务公司供应商合同管理规定1总则1.1制定目的：为全面规范公司供应商合同全流程管理，明确供应商合作权责，防范合同法律风险，保障宠物殡葬服务所需物资、设备、服务的稳定供应，严格遵守《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，结合宠物殡葬服务行业供应商类型、采购需求及运营特点，特制定本规定。1.2制定依据：本规定依据《中华人民共和国民法典》合同编、《中华人民共和国政府采购法》《企业合同管理规范》等国家法律法规及行业标准制定，确保供应商合同管理合法合规、流程规范、风险可控。1.3适用范围：本规定适用于公司所有供应商合作合同管理工作，包括殡葬设备采购、环保物资供应、防疫用品采购、骨灰盒定制、服务配套合作、技术运维服务等所有与供应商签订的合同，覆盖公司采购人员、法务人员、财务人员及所有参与供应商管理的相关人员。1.4核心原则：供应商合同管理遵循合法合规、公平公正、权责清晰、诚信履约、风险防控、全程管控六大核心原则，坚持规范管理与合作共赢并重，保障公司采购权益与供应链稳定。1.5管理目标：建立标准化、全流程的供应商合同管理体系，实现供应商筛选合规、合同签订规范、履约监督到位、风险有效防范、纠纷及时化解，全面保障公司物资供应与合法权益。2管理组织架构与职责2.1第一责任人：总经理为公司供应商合同管理第一责任人，负责重大供应商合同审批、合作决策、风险管控。2.2专职部门：运营部为供应商合同管理专职牵头部门，行政部法务人员负责合同法律审核，财务部负责合同款项支付、结算审核。2.3采购人员职责：专职采购人员负责供应商筛选、资质核查、合同起草、合作对接、履约跟踪，履行采购与合同执行责任。2.4法务人员职责：法务人员负责审核供应商合同合法性、条款严谨性、风险防控性，出具法律审核意见，防范合同法律风险。2.5财务人员职责：财务人员负责按照合同约定办理款项支付、费用结算、票据审核，确保合同财务执行合规。3供应商筛选与资质审核3.1筛选标准：供应商必须具备合法经营资质、行业相关许可、良好商业信誉，具备满足公司采购需求的供货能力、质量保障能力、售后服务能力。3.2资质核查：合作前全面核查供应商营业执照、生产许可证、产品检测报告、行业资质证书、信用记录，严禁与无资质、违法违规、失信供应商合作。3.3样品验收：物资类供应商提供样品，由公司验收合格后方可开展合作，确保产品质量符合宠物殡葬服务环保、防疫、安全要求。3.4合作评估：对供应商的价格、质量、交货期、售后进行综合评估，择优选择合作供应商，建立合格供应商名录。4供应商合同签订管理4.1合同起草：所有供应商合作必须签订书面合同，由采购人员根据采购需求起草合同，包含供应商信息、标的物、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决等全部核心条款。4.2法律审核：合同起草完成后，提交法务人员审核，重点审核条款合法性、权责对等性、风险防控性，审核通过后方可签订。4.3合同审批：合同经法务审核后，按照公司审批流程报部门负责人、总经理审批，审批通过后正式签订。4.4签订规范：合同由法定代表人或授权委托人签字，加盖公司公章，供应商签字盖章齐全，合同一式两份，双方各执一份，具备法律效力。4.5禁止条款：合同严禁出现违法违规、显失公平、权责不对等、风险无限责任等条款，严禁口头约定、无合同合作。5合同履行全流程监督5.1交货监督：采购人员按照合同约定监督供应商交货时间、交货数量、交货地点，确保按时足额交货，杜绝延期交货、数量短缺。5.2质量验收：物资到货后，按照合同约定的质量标准、环保标准、防疫标准进行验收，出具验收报告，不合格物资一律拒收，要求供应商退换货。5.3服务履约：服务类供应商按照合同约定提供运维、配套服务，采购人员全程监督服务质量、服务时效，确保履约达标。5.4沟通协调：合同履行过程中，与供应商保持常态化沟通，及时解决交货、质量、服务等问题，避免履约纠纷。5.5变更管理：合同内容需要变更、补充的，双方协商一致，签订书面补充协议，补充协议与原合同具有同等法律效力，严禁单方变更合同。6合同款项支付与结算6.1支付依据：严格按照合同约定的付款方式、付款节点、付款金额支付款项，以验收合格报告、合同、发票为支付依据，严禁无依据付款、提前付款。6.2结算规范：财务人员审核合同、验收单、发票无误后，按时办理结算支付，留存支付凭证、结算记录，确保财务合规。6.3票据管理：供应商提供合法有效的增值税发票，票据信息与合同、货物一致，财务人员规范保管票据，杜绝虚假发票。6.4质保金管理：涉及质保的合同，按照约定留存质保金，质保期满无质量问题，按时退还质保金，明确质保责任与退还条件。7合同纠纷处理与违约处置7.1纠纷受理：发现供应商合同违约、履约瑕疵、质量问题等纠纷，立即受理登记，核查合同条款与事实证据。7.2协商化解：第一时间与供应商协商，按照合同约定要求其承担继续履行、退换货、赔偿损失、支付违约金等违约责任。7.3违约处置：供应商严重违约、拒不履约的，按照合同约定解除合同，追究违约责任，停止支付款项，列入不合格供应商名录。7.4法律应对：协商不成的合同纠纷，法务人员介入处理，依法通过调解、仲裁、诉讼等途径维护公司合法权益，留存全部证据材料。8合同档案与供应商管理8.1档案收集：供应商合同、补充协议、资质文件、验收报告、支付凭证、纠纷处理记录等全部资料，统一收集归档。8.2档案保管：合同档案实行纸质与电子双存档，专人保管、分类编号，建立合同管理台账，保管期限不少于法律法规规定期限。8.3供应商评估：定期对合作供应商进行履约评估，评估内容包括质量、交货、服务、信誉，更新合格供应商名录，淘汰不合格供应商。8.4档案利用：借阅合同档案需履行审批手续，严禁私自复制、篡改、泄露合同档案内容。9风险防控与责任追究9.1风险排查：定期开展供应商合同风险排查，重点核查资质、合同条款、履约、付款等环节，及时消除风险隐患。9.2合规培训：定期组织采购、法务、财务人员开展供应商合同管理法律法规培训，提升风险防范能力。9.3责任追究：因供应商筛选失职、合同审核不严、履约监督不到位导致公司损失的，追究相关责任人责任；收受供应商利益、违规合作