主席会议记录工作制度

PAGE主席会议记录工作制度一、总则（一）目的为规范公司主席会议记录工作，确保会议信息准确、完整记录，提高会议决策的科学性和有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的由主席主持的各类会议，包括但不限于董事会会议、总裁办公会等。（三）基本原则1.准确性原则：会议记录应准确记录会议内容，包括发言者姓名、发言内容、决议事项等，不得遗漏重要信息。2.完整性原则：全面记录会议讨论的各个方面，包括议题提出、讨论过程、结论形成等，确保记录完整反映会议全貌。3.及时性原则：会议结束后，应及时整理会议记录，确保记录内容的时效性。4.保密性原则：对于涉及公司机密信息的会议记录，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议记录人员职责（一）记录准备1.提前了解会议议题、议程安排，准备好会议记录所需的文具、设备等。2.熟悉参会人员名单，了解会议相关背景资料。（二）现场记录1.准时参加会议，选择合适的位置就座，确保能够清晰听到会议内容和看到相关资料。2.集中精力，认真记录会议发言内容，包括发言人的观点、意见、建议等，尽量采用原话记录。3.记录会议讨论的过程和结果，重点记录决议事项、责任人和完成时间等关键信息。4.对于重要的决策依据、数据、事例等，要详细记录，必要时可进行现场标注或拍照留存。5.注意会议中的特殊情况，如激烈争论、临时动议等，及时记录相关情况和处理结果。（三）记录整理1.会议结束后，及时对会议记录进行整理，补充完善记录内容，确保记录准确、清晰。2.对记录内容进行分类、编号，按照规定格式进行排版，形成规范的会议记录文档。3.对会议记录中的错别字、语病等进行校对和修正，确保记录质量。（四）审核与提交1.将整理好的会议记录初稿提交给会议主持人或相关领导进行审核，根据审核意见进行修改完善。2.审核通过后的会议记录按照公司档案管理规定进行归档保存，并根据需要及时分发给相关部门和人员。三、会议记录内容要求（一）会议基本信息1.会议名称、会议时间、会议地点、主持人、记录人。2.参会人员名单，包括姓名、职务等。（二）会议议程1.依次列出会议的各项议题，包括议题提出的背景、目的和主要内容。2.记录每个议题的讨论顺序和时间安排。（三）会议发言内容1.详细记录每位发言人的发言内容，包括发言主题、观点阐述、论据支持等。2.对于发言中的重要观点、决策建议等，要重点突出，确保记录准确。3.记录发言过程中的互动情况，如提问、回答、讨论等环节。（四）会议决议事项1.明确记录会议达成的决议事项，包括决议内容、责任部门、责任人、完成时间等。2.对于决议事项的依据、背景等相关信息要进行简要说明，以便查阅。（五）其他事项1.记录会议中提出的重要问题、待解决事项及下一步工作计划等。2.对于会议中的特殊情况、临时动议等要进行详细记录，并说明处理结果。四、会议记录格式规范（一）页面设置1.采用A4纸，页边距上、下、左、右均为2.5厘米。2.文字排版采用宋体，字号为小四号，行距为1.5倍。（二）标题格式1.会议名称：采用二号黑体，居中对齐。2.会议基本信息：采用四号宋体，依次列出会议时间、地点、主持人、记录人等，左对齐。3.会议议程：采用四号宋体，序号为“一、二、三……”，左对齐。4.会议发言内容：按照发言人姓名、发言时间、发言内容的顺序记录，发言人姓名采用四号宋体加粗，发言时间采用四号宋体，发言内容采用小四号宋体，首行缩进2个字符。5.会议决议事项：采用四号宋体，序号为“（一）（二）（三）……”，左对齐，决议内容首行缩进2个字符。6.其他事项：采用四号宋体，序号为“1.2.3.……”，左对齐，内容首行缩进2个字符。（三）编号与页码1.对会议记录内容进行编号，如“1.1”“1.2”“2.1”等，以便查阅和引用。2.在页面底部居中插入页码，格式为“第X页共X页”。五、会议记录的审核与批准（一）审核流程1.会议记录整理完成后，首先由记录人进行自查，确保记录内容准确、完整、格式规范。2.将自查后的会议记录提交给会议主持人进行审核，主持人重点审核记录内容是否准确反映会议讨论情况和决议事项，是否符合公司相关规定和要求。3.主持人审核通过后，将会议记录提交给公司管理层或相关领导进行最终审核，审核内容包括会议记录的准确性、完整性、规范性以及对公司决策的支持性等方面。（二）审核意见处理1.审核人在审核过程中如发现问题，应及时提出审核意见，并注明修改要求和完成时间。2.记录人根据审核意见对会议记录进行修改完善，修改完成后再次提交审核，直至审核通过。（三）批准生效审核通过后的会议记录经公司管理层或相关领导批准后生效，作为公司重要的文件资料进行归档保存。六、会议记录的归档与保管（一）归档要求1.按照公司档案管理规定，定期将会议记录进行归档，确保记录资料的完整性和系统性。2.会议记录应分类存放，按照会议类型、时间顺序等进行编号，便于查找和使用。3.归档的会议记录应包括纸质文档和电子文档，电子文档应按照统一格式进行存储，并做好备份。（二）保管期限根据公司档案管理规定，确定会议记录的保管期限，一般重要会议记录的保管期限为长期或永久。1.对于涉及公司重大决策、战略规划、重要合同等方面的会议记录，应永久保存。2.对于一般性会议记录，保管期限可根据实际情况确定为5年、10年或更长时间。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录时，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅人员应在指定地点查阅会议记录，不得擅自将记录带出或复制，如需复制，应按照公司规定办理相关手续。3.外部单位或人员因特殊原因需要查阅公司会议记录时，必须经过公司管理层批准，并按照公司保密制度进行查阅和使用。4.借阅会议记录时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经批准后办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应及时归还会议记录，如因特殊情况需要延长借阅期限，应重新办理申请手续。七、会议记录的保密管理（一）保密责任1.参与会议记录工作的所有人员应严格遵守公司保密制度，对会议记录中涉及的公司机密信息承担保密责任。2.会议记录整理人员在整理和保管会议记录过程中，要采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.对涉及公司机密信息的会议记录，应进行加密存储，并设置访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。2.在会议记录的整理、审核、归档、保管等环节，要确保记录资料不被无关人员接触，防止信息泄露。3.对于因工作需要必须向外部单位或人员提供会议记录的部分内容时，应按照公司保密制度进行审批，并采取必要的保密措施，确保信息安全。（三）违规处理1.如发现会议记录人员违反保密制度，泄露公司机密信息，将按照公司相关规定进行严肃处理