政府采购内部工作制度

PAGE政府采购内部工作制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强内部控制，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及政府采购活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有参与供应商享有平等的机会。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务需求和发展规划，在每年规定时间内编制下一年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等详细信息。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，形成公司/组织整体政府采购预算草案，报公司/组织决策层审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得随意调整预算金额。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.采购部门应根据预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照预算控制资金支付，确保资金使用安全、合规。（三）预算调整1.当采购项目的实施条件发生重大变化，导致原预算无法执行时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并提供相关证明材料。3.预算调整申请经采购部门负责人审核、财务部门复核后，报公司/组织决策层审批。审批通过后，方可进行预算调整。三、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《政府采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准、售后服务要求等内容。2.《政府采购需求申请表》应经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）需求审核1.采购部门收到《政府采购需求申请表》后，应组织相关专业人员对需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、完整性、合规性等。2.对于复杂或技术要求较高的采购项目，采购部门可组织专家进行论证。专家论证意见应作为采购需求审核的重要参考依据。3.采购需求审核通过后，采购部门应将审核结果反馈给需求部门。如审核未通过，采购部门应与需求部门沟通，说明原因，要求其修改完善需求。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，需求部门应填写《政府采购需求变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等。2.《政府采购需求变更申请表》应经部门负责人审核签字后，提交采购部门。3.采购部门收到《政府采购需求变更申请表》后，应按照本制度规定的需求审核程序进行审核。审核通过后，方可进行需求变更。需求变更可能影响采购预算、采购时间等的，应按照规定程序办理相关调整手续。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.公开招标采购项目应按照国家规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等。4.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保投标人能够准确理解招标要求。5.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录并存档。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标结果应向所有投标人公布。6.定标后，采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订政府采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购项目应按照国家规定的程序进行，包括确定邀请供应商名单、发出投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，向其发出投标邀请书。4.投标邀请书应明确招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等。5.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保投标人能够准确理解招标要求。6.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录并存档。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标结果应向所有投标人公布。7.定标后，采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订政府采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购项目应按照国家规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请供应商名单、发出谈判邀请书、谈判、确定成交供应商等环节。3.谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.谈判文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、谈判程序、评标标准等内容，确保谈判供应商能够准确理解谈判要求。5.采购部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，向其发出谈判邀请书。6.谈判应在谈判文件规定的时间和地点进行，谈判过程应记录并存档。谈判小组应与谈判供应商就采购项目的技术要求、商务条款等进行谈判，确定成交供应商。7.定标后，采购部门应向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订政府采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购项目应按照国家规定的程序进行，包括成立采购小组、制定采购文件、确定供应商、签订采购合同等环节。3.采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、采购程序、评标标准等内容，确保供应商能够准确理解采购要求。5.采购部门应与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、技术要求、服务条款等内容。协商过程应记录并存档。6.定标后，采购部门应向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订政府采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购项目应按照国家规定的程序进行，包括成立询价小组、制定询价文件、确定被询价的供应商名单、发出询价通知书、询价、确定成交供应商等环节。3.询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.询价文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、询价程序、评标标准等内容，确保被询价供应商能够准确理解询价要求。5.采购部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，向其发出询价通知书。6.询价应在询价文件规定的时间和地点进行，询价过程应记录并存档。询价小组应要求被询价供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。7.定标后，采购部门应向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订政府采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、采购程序等内容。2.采购文件的编制应符合国家法律法规和相关政策要求，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件能够满足采购项目的实际需求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核。审核内容包括采购文件的完整性、准确性、合规性等。2.对于复杂或技术要求较高的采购项目，采购文件审核通过后，可组织专家进行论证。专家论证意见应作为采购文件审核的重要参考依据。3.采购文件审核通过后，方可发布采购文件。（三）采购文件发放1.采购文件应按照规定的程序发放给潜在供应商。发放方式可采用现场领取、邮寄、电子邮件等方式。2.采购部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等。3.潜在供应商收到采购文件后，如对采购文件有疑问或异议的，应在规定时间内以书面形式向采购部门提出。采购部门应及时回复潜在供应商的疑问或异议。（四）采购文件变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购文件的，采购部门应填写《政府采购文件变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等。2.《政府采购文件变更申请表》应经采购部门负责人审核签字后，提交公司/组织决策层审批。审批通过后，方可进行采购文件变更。3.采购文件变更后，采购部门应及时通知所有已获取采购文件的潜在供应商，并按照规定的程序重新发放变更后的采购文件。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目定标后，采购部门应在规定时间内与中标供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求等内容。3.政府采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性等。4.审核通过后，采购部门应与中标供应商签订政府采购合同。合同签订过程应记录并存档。（二）合同履行1.政府采购合同签订后，采购部门和中标供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促中标供应商按时、按质、按量完成采购项目。3.中标供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相应的售后服务。（三）合同变更1.在政府采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，采购部门和中标供应商应协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更原因、变更内容、变更后的合同条款等内容。3.合同变更协议签订前，采购部门应将合同变更协议草案提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同变更协议条款的合法性、合规性、完整性等。4.审核通过后，采购部门和中标供应商应签订合同变更协议。合同变更协议签订过程应记录并存档。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同约定。2.验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收时间、验收人员、验收结论等内容。3.验收不合格的，采购部门应要求中标供应商限期整改，直至验收合格。整改期间，中标供应商应承担相应的违约责任。七、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织应建立健全政府采购内部监督机制，加强对政府采购活动的全过程监督。2.内部监督部门应定期对政府采购项目进行检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购合同签订、合