延安大学文书工作制度

PAGE延安大学文书工作制度一、总则（一）目的为了加强延安大学文书工作的规范化、制度化建设，提高文书处理效率和质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于延安大学各部门、各单位在日常工作中形成、处理和管理的各类文书。（三）基本原则1.准确规范原则文书的撰写、处理应符合国家法律法规、政策方针以及学校的相关规定，格式规范、内容准确。2.及时高效原则及时处理各类文书，提高工作效率，确保信息传递的及时性和有效性。3.安全保密原则严格遵守保密规定，确保文书内容不泄露，保障学校的信息安全。4.精简实用原则精简文书数量，注重文书的实用性，避免形式主义。二、文书种类及格式（一）种类1.上行文主要包括请示、报告等，用于向上级机关汇报工作、反映情况、请求指示或批准。2.下行文包括决定、通知、通报、批复等，用于传达上级指示、部署工作、发布规章制度等。3.平行文如函，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。4.内部文书如工作计划、工作总结、会议纪要、简报等，用于学校内部的工作安排、沟通协调和信息交流。（二）格式1.一般格式文书一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。2.排版要求标题一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。正文一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称]”）；附件名称后不加标点符号。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。三、文书起草（一）起草要求1.内容要求文书应主题明确、内容完整、逻辑清晰、表述准确。涉及重要事项和重大问题的，应进行充分调研和论证。2.语言要求语言简洁明了、通俗易懂，避免使用生僻词汇和模糊表述。使用规范的汉字和标点符号。（二）起草流程1.明确任务根据工作需要，确定文书起草的任务和要求，明确起草责任人。2.收集资料收集与文书主题相关的政策法规、工作资料、数据信息等，为起草工作提供依据。3.拟定提纲起草人根据文书内容和要求，拟定详细的提纲，确保文书结构合理。4.撰写初稿按照提纲进行初稿撰写，注重内容的准确性和完整性。5.修改完善初稿完成后，起草人应进行认真修改，检查内容、语言、格式等方面的问题，确保文书质量。四、文书审核（一）审核内容1.合法性审核审核文书内容是否符合国家法律法规、政策方针以及学校的相关规定。2.准确性审核检查文书内容是否准确，数据是否可靠，表述是否清晰。3.规范性审核审核文书格式、语言表达、标点符号等是否符合规范要求。4.完整性审核查看文书是否涵盖了应有的内容，是否存在遗漏重要事项的情况。（二）审核流程1.初审起草人完成初稿后，先由本部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性和完整性，提出修改意见。2.复审初审通过后，将文书送学校办公室进行复审。学校办公室从合法性、规范性等方面进行全面审核，提出复审意见。3.终审对于重要文书，需经学校领导进行终审。终审通过后方可进行印发等后续处理。五、文书签发（一）签发权限1.上行文一般由部门负责人或学校领导签发。涉及重大事项的请示，应由学校主要领导签发。2.下行文根据文书内容和性质，由相应的领导签发。重要文件需经学校主要领导签发。3.平行文由部门负责人签发。（二）签发流程1.送签文书审核通过后，起草人将文书呈送有权签发人。2.签发签发人对文书进行认真审阅，签署意见并注明日期。如同意签发，则签署“同意印发”等字样；如不同意，应明确提出修改意见，退回起草人修改。六、文书印发（一）印发准备1.排版校对根据审核意见和签发要求，对文书进行排版，确保格式规范。排版完成后，进行严格的校对，避免出现错别字、排版错误等问题。2.编号登记对印发的文书进行编号登记，记录文书的文号、标题、印发日期、印发份数等信息，便于查询和管理。（二）印发方式1.印刷对于需要大量印发的文书，采用印刷方式。选择资质良好的印刷单位，确保印刷质量。2.复印对于少量份数的文书，可以采用复印方式。复印时要保证复印件清晰可读。3.电子文档发送对于一些不需要纸质文档的情况，可以通过电子文档的方式发送给相关部门和人员。发送时要确保电子文档的格式正确，内容完整。（三）印发份数根据工作需要和实际情况，合理确定文书的印发份数。避免过多或过少印发造成资源浪费或工作不便。七、文书登记（一）登记内容1.文号记录文书的发文字号，便于查询和引用。2.标题登记文书的标题，确保标题准确无误。3.发文机关及日期记录发文机关名称和成文日期。4.密级注明文书的密级，如绝密、机密、秘密等。5.份数及去向记录文书的印发份数以及发放给哪些部门或人员。（二）登记方式1.纸质登记建立纸质的文书登记簿，按照文书处理的先后顺序进行详细登记。2.电子登记利用电子表格等形式进行电子登记，方便查询和统计。电子登记应定期备份，防止数据丢失。八、文书传阅（一）传阅范围根据文书内容和工作需要，确定传阅范围。一般包括相关领导、部门负责人等。（二）传阅流程1.送阅文书登记后，由专人将文书按照传阅范围依次送阅。2.在阅传阅人收到文书后，应及时阅读，并在传阅单上签字注明阅读日期。3.催阅对于传阅时间较长的文书，传阅人应进行催阅，确保文书及时传递。4.回收传阅完毕后，专人负责回收文书，检查文书是否完整，有无遗失。九、文书归档（一）归档范围1.上级机关来文包括上级的指示、通知、批复等文件材料。2.本校发文本校制发的各类文件、报告、决定等。3.重要会议文件学校重要会议形成的会议纪要、决议等文件。4.工作计划与总结各部门、各单位的年度工作计划、工作总结等。5.统计报表学校的各类统计报表。（二）归档要求1.分类整理按照文书的种类、年度、保管期限等进行分类整理，便于查找和管理。2.装订编目对归档文书进行装订，编制归档目录，注明文书的编号、标题、日期等信息。3.移交归档文书处理完毕后，按照规定的时间和要求，及时将归档文书移交学校档案管理部门。十、文书保密（一）保密措施1.人员管理加强对文书处理人员及相关工作人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。2.场所管理设立专门的文书处理场所，确保场所安全，防止文书丢失、被盗。3.设备管理对处理文书的计算机、打印机等设备进行加密管理，设置访问权限。（二）密级划分1.绝密涉及学校核心机密，泄露后会对学校造成重大损失的文书。2.机密涉及学校重要机密，泄露后会对学校工作产生较大影响的文书。3.秘密涉及学校一般机密，泄露后会对学校工作造成一定影响的文书。（三）保密期限根据文书的密级和重要程度，确定保密期限。保密期限届满后，按照规定进行解密处理。十一、文书借阅与查阅（一）借阅1.借阅范围因工作需要，经批准可以借阅归档文书。2.借阅流程借阅人填写借阅申请表，注明借阅文书的名称、文号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后提供借阅服务。借阅人应在规定期限内归还借阅文书，如需延期，应办理延期手续。（二）查阅1.