学校外事管理工作制度

PAGE学校外事管理工作制度一、总则（一）目的为加强学校外事管理工作，规范外事活动秩序，提高外事工作质量和效益，促进学校对外交流与合作的健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工参与的外事活动，包括但不限于国际合作项目、学术交流、师生互访、外事接待等。（三）基本原则1.合法性原则：外事活动必须遵守国家法律法规和相关政策，维护国家主权、安全和利益。2.规范性原则：外事活动应遵循国际惯例和学校规章制度，确保活动的有序进行。3.效益性原则：外事活动要注重实效，充分发挥对外交流与合作的作用，促进学校教学、科研和学科建设的发展。4.对等性原则：外事交往应根据对等原则，合理安排接待规格和活动内容。5.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，加强外事活动中的保密工作，防止国家秘密和学校敏感信息泄露。二、外事工作管理机构及职责（一）学校外事工作领导小组1.组成人员：由学校党委书记、校长担任组长，分管外事工作的校领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。2.职责全面领导学校外事工作，制定外事工作方针、政策和发展规划。审议重大外事项目和合作协议，决策重要外事事项。协调学校各部门之间的外事工作，解决外事工作中的重大问题。（二）国际交流与合作处1.部门职责贯彻执行国家外事工作方针、政策和学校外事工作领导小组的决定，归口管理学校外事工作。制定和完善学校外事工作规章制度，并组织实施。负责学校外事活动的策划、组织和协调，办理各类外事审批手续。拓展国际交流与合作渠道，建立和维护与国外高校、科研机构及其他组织的合作关系。负责学校师生出国（境）交流项目的申报、审批、管理和服务工作。接待来访的外国客人，安排外事宴请、参观访问等活动。负责外事信息的收集、整理和发布，做好外事宣传工作。会同有关部门做好外事安全管理工作，处理外事突发事件。完成学校领导交办的其他外事工作任务。（三）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位外事活动的策划和组织，并及时向国际交流与合作处报告外事活动计划和进展情况。2.按照学校外事工作要求，配合国际交流与合作处做好相关外事工作，如提供外事活动所需的资料、协助办理出国（境）手续等。3.负责本部门、本单位师生出国（境）交流项目的初审和推荐工作，加强对出国（境）人员的管理和教育。4.做好本部门、本单位外事活动中的安全保密工作，确保外事活动的顺利进行。三、外事活动审批与管理（一）外事活动计划申报1.各部门、各单位应根据学校发展需要和外事工作实际，提前制定年度外事活动计划，并于每年[具体时间]前报国际交流与合作处审核。2.外事活动计划应包括活动名称、活动内容、活动时间、活动地点、参与人员、经费预算等详细信息。3.国际交流与合作处对各部门、各单位申报的外事活动计划进行审核，提出意见和建议，报学校外事工作领导小组审批。（二）外事活动审批程序1.一般性外事活动，由国际交流与合作处审批，并报分管外事工作的校领导备案。2.重要外事活动，如国际合作项目签约、大型国际学术会议、校际合作协议签订等，需经学校外事工作领导小组审议通过后，报上级主管部门审批。3.涉及国家秘密和敏感信息的外事活动，按照国家保密法律法规和学校保密制度进行审批和管理。（三）出国（境）审批与管理1.学校师生出国（境）参加学术交流、合作研究、培训进修、会议等活动，应提前向所在部门、单位提出申请，并填写《学校师生出国（境）申请表》。2.所在部门、单位对申请人的出国（境）申请进行初审，签署意见后报国际交流与合作处审核。3.国际交流与合作处审核通过后，报分管外事工作的校领导审批。审批通过后，申请人方可办理出国（境）手续。4.出国（境）人员应按照批准的时间、路线和任务开展活动，不得擅自变更行程或延长在外停留时间。如需变更，应提前向国际交流与合作处提出申请，经批准后方可变更。5.出国（境）人员回国后，应在[规定时间]内到国际交流与合作处办理回国报到手续，并提交出访总结报告。（四）外事接待管理1.外事接待工作应遵循热情友好、务实节俭的原则，根据来访客人的身份和目的，合理安排接待规格和活动内容。2.国际交流与合作处负责制定外事接待计划，并协调相关部门做好接待工作。接待计划应包括接待时间、地点、人员、活动安排、经费预算等详细信息。3.外事接待活动应严格按照审批程序进行，重要外事接待活动需报学校外事工作领导小组审批。4.外事接待过程中，应注重礼仪规范，尊重来访客人的风俗习惯和宗教信仰，做好安全保卫和保密工作。5.外事接待经费应严格按照学校财务制度进行管理，专款专用，不得挪作他用。四、外事经费管理（一）经费来源外事经费来源主要包括学校预算安排、科研项目经费、社会捐赠、国际合作项目经费等。（二）经费预算编制1.各部门、各单位在申报外事活动计划时，应同时编制外事经费预算。外事经费预算应根据活动内容、规模、时间等因素合理确定，确保经费使用的合理性和必要性。2.外事经费预算应包括人员费用、交通费用、住宿费用、餐饮费用、会议费用、资料费用、礼品费用等详细项目。3.国际交流与合作处对各部门、各单位申报的外事经费预算进行审核，提出意见和建议，报学校财务部门审核。（三）经费审批与报销1.外事经费审批程序与外事活动审批程序一致。未经审批的外事活动，不得开支相关经费。2.出国（境）人员应按照学校财务制度和外事经费管理规定，及时办理经费报销手续。报销凭证应真实、合法、有效，符合国家财务法规和学校财务制度的要求。3.外事接待经费报销应提供接待计划、接待清单、发票等相关凭证，并经国际交流与合作处审核后，报学校财务部门审批报销。4.学校财务部门应加强对外事经费的管理和监督，定期对外事经费使用情况进行检查和审计，确保经费使用的合规性和效益性。五、外事安全管理（一）安全责任1.学校各部门、各单位是外事安全工作的责任主体，负责本部门、本单位外事活动的安全管理工作。部门、单位负责人是外事安全工作的第一责任人。2.出国（境）人员是外事安全工作的直接责任人，应严格遵守国家法律法规和学校外事安全管理规定，确保自身安全和外事活动的顺利进行。（二）安全教育与培训1.国际交流与合作处应定期组织外事安全培训，提高师生的外事安全意识和防范能力。培训内容包括国家外事安全政策法规、外事礼仪、安全防范知识等。2.各部门、各单位应结合实际情况，对外事活动参与人员进行针对性的安全教育，确保每位参与人员了解外事安全要求和注意事项。（三）安全防范措施1.外事活动前，应制定安全预案，明确安全责任、安全措施和应急处置程序。安全预案应报国际交流与合作处备案。2.加强外事活动现场的安全管理，确保活动场所的安全设施齐全、有效，安排专人负责安全保卫工作，维护活动秩序。3.出国（境）人员应提前了解目的地国家（地区）的法律法规、风俗习惯、安全形势等情况，做好安全防范准备。在境外期间，应遵守当地法律法规，注意人身安全和财产安全，遇有紧急情况及时向学校和我国驻外使领馆报告。4.加强外事活动中的保密工作，严格遵守国家保密法律法规，妥善保管国家秘密和学校敏感信息，防止泄露。（四）突发事件处置1.外事活动中发生突发事件，应立即启动安全预案，采取有效措施进行处置，并及时向学校和上级主管部门报告。2.学校相关部门应积极配合国际交流与合作处做好突发事件的处置工作，提供必要的支持和协助。3.对突发事件的处置情况应进行总结和评估，及时完善安全预案和安全防范措施，防止类似事件再次发生。六、外事档案管理（一）档案范围外事档案包括学校外事工作中形成的各类文件、资料、协议、合同、报表、照片、录像等具有保存价值的材料。（二）档案收集与整理1.各部门、各单位应指定专人负责外事档案的收集和整理工作，确保外事档案的完整、准确和及时归档。2.外事活动结束后，相关部门应及时将外事活动中形成的各类文件、资料等收集齐全，并按照档案管理要求进行分类整理、编目装订。3.国际交流与合作处负责对外事档案进行集中管理，建立外事档案数据库，方便查询和利用。（三）档案保管与利用1.外事档案应按照国家档案管理规定进行妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限按照国家有关规定执行。2.因工作需要查阅外事档案的，应填写《外事档案查阅申请表》经所在部门、单位负责人批准后，到国际交流与合作