学校实物保管工作制度

PAGE学校实物保管工作制度一、总则（一）目的为加强学校实物保管工作，确保学校各类实物资产的安全、完整，提高资产使用效益，保障学校教育教学及各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各班级及所属单位涉及的各类实物资产的保管工作，包括但不限于教学设备、办公用品、实验器材、图书资料、固定资产等。（三）基本原则1.责任明确原则：明确实物保管各环节的责任主体，确保责任落实到人。2.安全第一原则：始终将实物资产的安全放在首位，采取有效措施防止资产损坏、丢失、被盗等情况发生。3.规范管理原则：严格按照国家法律法规、行业标准及学校相关规定进行实物保管工作，做到管理规范、流程清晰。4.效益优先原则：在保障实物资产安全完整的前提下，充分发挥资产的使用效益，提高资源利用效率。二、实物保管职责分工（一）学校资产管理部门1.负责制定和完善学校实物保管工作制度及相关流程，并组织实施和监督检查。2.牵头组织学校实物资产的清查、盘点工作，定期对资产的数量、质量、使用状况等进行核实，确保账实相符。3.建立健全学校实物资产台账，详细记录资产的购置、入库、领用、调拨、报废等情况，及时更新资产信息。4.负责协调学校各部门之间的实物资产调配，提高资产使用效率。5.对学校实物保管工作中存在的问题提出改进意见和建议，不断完善管理工作。（二）使用部门1.负责本部门实物资产的日常管理和保管工作，指定专人作为资产管理员，负责资产的领用、使用、归还等具体事务。2.组织本部门人员学习实物保管相关制度和规定，提高资产保护意识，确保资产安全使用。3.定期对本部门的实物资产进行自查，发现问题及时报告学校资产管理部门，并配合做好相关处理工作。4.根据工作需要，合理申请领用实物资产，严格按照规定用途使用资产，不得擅自转借、挪用或改变资产用途。（三）保管人员1.严格遵守学校实物保管工作制度，认真履行保管职责，确保所保管实物资产的安全和完整。2.负责实物资产的验收入库工作，对入库资产的数量、质量、规格等进行仔细核对，确保与采购合同或相关凭证一致。3.按照规定的存放地点和方式，妥善保管实物资产，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，定期对资产进行检查和维护，发现问题及时处理并报告。4.负责办理实物资产的领用、发放手续，严格按照审批流程进行操作，确保资产领用记录准确无误。5.协助学校资产管理部门做好实物资产的清查、盘点工作，提供准确的资产信息和相关资料。三、实物采购与验收（一）采购计划1.各使用部门根据教学、科研、管理等工作需要，提前制定实物资产采购计划，明确资产的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后报学校资产管理部门审批，资产管理部门根据学校资源状况和实际需求进行综合平衡，统筹安排采购资金和采购时间。（二）采购实施1.学校资产管理部门按照批准的采购计划，组织实施采购工作。采购方式应根据国家法律法规和学校相关规定，结合资产特点和实际情况，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。2.在采购过程中，应严格遵守采购程序，确保采购活动合法合规。与供应商签订的采购合同应明确资产的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、售后服务等条款，保障学校的合法权益。（三）验收1.实物资产到货后，采购部门应及时通知学校资产管理部门、使用部门及保管人员共同进行验收。2.验收人员应依据采购合同、相关标准和规范，对资产的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，检查资产的外观、性能、配件等是否完好，确保资产符合要求。3.对于大型设备、精密仪器等专业性较强的资产，可邀请专业技术人员或专家参与验收工作，确保验收结果准确可靠。4.验收合格的资产，由验收人员在验收单上签字确认，并及时办理入库手续；验收不合格的资产，应及时与供应商协商解决，要求供应商限期更换或退货。四、实物入库与存放（一）入库登记1.保管人员根据验收结果，对验收合格的实物资产进行入库登记。入库登记应详细记录资产的名称、规格、型号、数量、购置日期、供应商、入库时间等信息，并建立入库台账。2.入库资产应粘贴或悬挂资产标识牌，标明资产名称、规格、型号、使用部门等信息，便于识别和管理。（二）存放管理1.学校应根据实物资产的性质、特点和使用频率，合理规划存放地点，设置专门的仓库或储物区域，并确保存放环境安全、整洁、通风良好。2.对于贵重物品、易燃易爆物品、危险化学品等特殊资产，应按照国家相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施，确保资产安全。3.资产存放应遵循分类存放、分区管理的原则，按照资产的类别、用途、规格等进行分类存放，便于查找和盘点。同时，应设置明显的标识，标明各类资产的存放位置。五、实物领用与发放（一）领用申请1.使用部门因工作需要领用实物资产时，应填写《实物资产领用申请表》，详细注明资产名称、规格、型号、数量、领用用途、预计归还时间等信息，并经本部门负责人签字审批。2.对于价值较高、数量较大或有特殊规定的资产领用，还需报学校资产管理部门审批。（二）发放手续1.保管人员根据审批后的《实物资产领用申请表》，办理实物资产的发放手续。发放时，应核对领用人员身份，确保资产发放给授权使用人员。2.领用人员应在资产领用登记表上签字确认，领取资产后及时将资产交付使用部门。保管人员应及时更新资产台账，记录资产的领用情况。（三）归还与交接1.领用人员使用完毕实物资产后，应按照规定的时间及时归还。归还时，保管人员应对资产的数量及完好程度进行检查，确保资产无损坏、丢失等情况。2.如资产在使用过程中发生损坏或丢失，领用人员应及时报告学校资产管理部门，并说明原因。经核实后，按照学校相关规定进行处理。3.对于因工作调动、岗位变动等原因涉及的实物资产交接，原领用人员应将所领用的资产全部归还，并与新接手人员办理资产交接手续，确保资产交接清楚、责任明确。六、实物盘点与清查（一）盘点计划1.学校资产管理部门应制定年度实物资产盘点计划，明确盘点范围、时间、人员、方法等内容。盘点范围应涵盖学校所有实物资产，确保全面清查。2.盘点时间可根据学校实际情况确定，一般每年至少进行一次全面盘点，也可根据需要进行不定期抽查盘点。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对实物资产进行逐一清点、核对，确保账实相符。盘点过程中，应认真记录资产的实际数量、存放地点、使用状况等信息，并与资产台账进行核对。2.对于盘盈、盘亏的资产，应详细记录情况，并查明原因。盘盈资产应及时登记入账，盘亏资产应按照规定程序进行审批处理。（三）清查报告1.盘点工作结束后，盘点人员应及时撰写盘点报告，报告应包括盘点基本情况、盘盈盘亏情况及原因分析、处理建议等内容。2.盘点报告经学校资产管理部门审核后，报学校领导审批。学校应根据审批意见，及时对盘盈盘亏资产进行处理，并调整资产台账和相关财务账目。七、实物处置（一）处置范围1.学校实物资产符合下列情形之一的，可进行处置：已超过使用年限且无法正常使用的；因技术进步等原因，已被淘汰或不宜继续使用的；因自然灾害、意外事故等原因造成毁损、灭失的；盘亏、呆账及非正常损失的；闲置且不需用的；依照国家有关规定需要进行处置的其他情形。（二）处置程序1.使用部门或保管人员发现实物资产需要处置时，应填写《实物资产处置申请表》，详细说明资产名称、规格、型号、数量、购置日期、处置原因等信息，并提交相关证明材料。2.《实物资产处置申请表》经本部门负责人审核后报学校资产管理部门。资产管理部门对申请处置的资产进行核实、鉴定，提出初步处置意见，并报学校领导审批。3.学校根据审批意见，选择合适的处置方式，如报废、出售、捐赠等。对于报废资产，可以采用集中报废或分散报废的方式进行处理。集中报废由学校资产管理部门统一组织实施，分散报废由使用部门按照规定程序自行处理，但需报资产管理部门备案。4.处置资产时，应按照国家相关规定进行评估作价，确保资产处置价格合理、公正。对于出售、捐赠等处置方式，应签订相关协议，明确双方权利义务，并办理资产交接手续。5.资产处置后，保管人员应及时更新资产台账，注销相关资产信息。学校财务部门应根据资产处置情况，及时进行账务处理。八、监督与检查（一）内部监督1.学校建立健全实物保管工作内部监督机制，学校审计部门定期对实物保管工作进行审计监督，检查制度执行情况、资产安全状况、采购与处置程序合规性等内容，发现问题及时提出整改意见。2.学校资产管理部门应加强对各使用部门实物资产保管工作的日常监督检查，定期或不定期对资产使用情况、保管状况等进行抽查，确保资产规范管理、安全使用。（二）外部监督1.接受教育、财政、审计等相关部门的监督检查，积极配合有关部门的工作，如实提供实物资产相关资料和信息。2.根据外部监督检查意见，及时整改存在的问题，不断完善学校实物保管工作制度和管理措施。九、奖惩措施（一）奖励1.对在实物保管工作中表现突出的部门和个人，学校给予表彰和奖励。表现突出包括但不限于严格执行实物保管制度，资产保管安全完好，资产使用效益显著，积极提出合理化建议并被采纳等情况。2.奖励方式可包括荣誉称号、奖金、晋升等，以激励广大教职工积极做好实物保管工作。（二）惩罚1.对违反实物保管工作制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。违反制度行为包括但不限于未按规定进行