小学制定档案工作制度

PAGE小学制定档案工作制度[小学名称]档案工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各学科组及全体教职工。（三）档案工作基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。二、档案机构及其职责（一）档案管理部门学校设立综合档案室，负责集中统一管理全校的档案。综合档案室挂靠学校办公室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案工作制度。2.负责全校档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.指导各部门、各年级组、各学科组的兼职档案员开展档案工作。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供服务。6.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交学校综合档案室。2.协助学校综合档案室做好档案的统计、利用和安全保管工作。3.接受学校综合档案室的业务指导和监督检查。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案的收集范围包括以下几类：1.党群工作类：学校党组织的各种文件材料，如党委会议记录、党员名册、入党申请书等。2.行政管理类：学校行政工作的各种文件材料，如行政会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。3.教学工作类：学校教学工作的各种文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、学生成绩册等。4.学生工作类：学校学生工作的各种文件材料，如学生名册、学生奖惩记录学生社会实践活动材料等。5.后勤管理类：学校后勤管理工作的各种文件材料，如物资采购计划、维修记录、财务报表等。6.教师业务类：教师个人的业务档案，如教学成果、科研成果、培训记录等。7.基建档案类：学校基本建设工程的各种文件材料，如工程立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。8.设备档案类：学校教学设备、办公设备等的各种文件材料，如设备购置合同、设备清单、设备使用说明书等。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各学科组应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质文件，并进行相应的数字化处理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档时间及要求1.各部门、各年级组、各学科组应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档，并移交学校综合档案室。2.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，编制卷内目录和备考表，填写案卷封面，装订成册。3.基建档案应随工程进度同步收集整理，工程竣工验收后三个月内移交学校综合档案室。4.设备档案应在设备开箱验收后及时收集整理，设备安装调试完毕后一个月内移交学校综合档案室。四、档案的整理（一）整理原则及方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法采用“年度机构（问题）保管期限”分类法。（二）分类方案1.党群工作类：分为党委、工会、共青团等类别，按年度、问题进行排列。2.行政管理类：分为学校办公室、教务处、政教处、总务处等类别，按年度、问题进行排列。3.教学工作类：分为教学管理、学科教学、实践教学等类别，按年度年级进行排列并结合学科分类。4.学生工作类：分为学生管理、学生活动等类别按年度、年级进行排列。5.后勤管理类分为物资管理、财务管理、房产管理等类别按年度、问题进行排列。6.教师业务类：按教师个人建立档案，按年度顺序排列。7基建档案类：按工程项目建立档案，按工程前期、施工、竣工验收等阶段顺序排列。设备档案类：按设备种类建立档案，按设备购置、安装调试维修等阶段顺序排列。（三）编号与编目1.档案整理完毕后应对每个案卷进行编号编号应科学合理便于查找和管理。2.编制案卷目录、卷内目录和备考表，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息确保档案检索的准确性和便捷性。五、档案的保管（一）保管条件学校综合档案室应具备良好的档案保管条件，配备必要的档案装具和设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备。（二）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）档案的安全保护1.严格遵守档案安全保密制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。2.做好档案的防火、防潮防蛀、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全。3.对电子档案应采取数据备份异地存储等措施，防止数据丢失。六、档案的利用（一）利用范围学校档案的利用范围包括本校教职工、学生及校外单位因工作需要查阅利用档案的情况。（二）利用方式1.查阅：本校教职工、学生因工作、学习需要查阅档案的，可填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。2.借阅：校外单位因工作需要查阅利用档案的，须持单位介绍信，经学校办公室主任批准后，方可查阅或借阅。借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、归还日期等信息。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经学校办公室主任批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案应加盖学校档案专用章。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间查阅人或借阅人所在部门查阅或借阅内容、归还日期等信息。（四）利用监督档案管理人员应监督档案利用过程，确保档案的安全和完整。对违反档案利用规定的行为，应及时制止并报告学校领导。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史的观点，从档案的内容、来源价值和利用价值等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校办公室主任担任组长，档案管理人员及相关部门负责人为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划并组织实施档案鉴定工作。（三鉴定方法档案鉴定工作小组应定期对档案进行鉴定，采用直接鉴定法，逐件逐页地审查档案，剔除失去保存价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案鉴定工作小组编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经学校办公室主任审核、校长批准后执行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁现场监销。销毁完毕后监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案的统计（一）统计内容档案统计内容包括档案的收进迁出、整理、保管、利用、鉴定销毁等方面的情况。（二）统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计