学校采购招标工作制度

PAGE学校采购招标工作制度一、总则（一）目的为规范学校采购招标工作，加强学校采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类物资、服务、工程等采购招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购招标信息应公开透明，所有潜在供应商或投标人享有平等的参与机会，评标过程应公正客观。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：参与采购招标活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购招标管理机构及职责（一）采购招标领导小组1.组成：由学校领导及相关部门负责人组成。2.职责审议学校采购招标工作的重大事项，包括采购政策、制度、计划等。对采购招标项目进行决策，确定采购方式、中标候选人等。监督采购招标工作的全过程，协调解决采购招标过程中的重大问题。（二）采购招标工作小组1.组成：由学校采购部门、纪检监察部门、财务部门、使用部门等相关人员组成。2.职责负责采购招标项目的具体实施，包括编制采购文件、发布招标公告、组织开标评标等。对供应商或投标人进行资格审查，核实其资质、信誉等情况。收集、整理采购招标过程中的相关资料，建立采购档案。协助采购招标领导小组处理采购招标过程中的相关问题。（三）采购部门职责1.负责制定学校采购计划，根据学校教学、科研、管理等工作需要，编制年度采购预算和采购项目清单。2.组织实施采购招标活动，按照规定的程序和要求，编制采购文件，发布招标信息，组织开标评标等。3.与供应商或投标人进行沟通协调，签订采购合同，跟踪合同执行情况，及时处理合同履行过程中的问题。4.建立供应商信息库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估和管理。（四）纪检监察部门职责1.对采购招标工作进行全程监督，检查采购招标活动是否符合法律法规和学校制度的要求。2.受理采购招标过程中的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理。3.参与采购招标项目的开标评标等重要环节，确保评标过程公正、公平。（五）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见和建议。2.负责采购资金的支付和管理，按照合同约定及时支付采购款项。3.对采购项目的资金使用情况进行监督检查，确保资金使用合规、合理。（六）使用部门职责1.根据实际工作需要，提出采购需求，参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定。2.协助采购部门进行供应商或投标人的考察和评估，提供相关技术支持和意见。3.参与采购合同的验收工作，对采购物资、服务、工程的质量、数量等进行检验和确认。三、采购招标流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行审核，核实采购项目是否符合学校采购计划和预算安排，技术要求是否明确合理等。如审核通过，将采购申请提交至采购招标工作小组。（二）采购方式确定1.采购招标工作小组根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.确定采购方式后，采购招标工作小组应编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等内容。（三）招标公告发布1.对于公开招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容及要求、采购预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等内容。2.对于邀请招标项目，采购部门应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（四）供应商报名及资格审查1.潜在供应商应在规定的时间内报名参加采购项目投标，并按照采购文件的要求提供相关资格证明文件。2.采购招标工作小组对报名供应商进行资格审查，核实其营业执照、税务登记证（或统一社会信用代码证）、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉等情况。只有资格审查合格的供应商才能参与投标。（五）招标文件发售1.采购部门向资格审查合格的供应商发售招标文件。招标文件售价应合理，不得高于编制、印刷成本。2.供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。（六）开标评标1.采购部门按照招标文件规定的时间、地点组织开标会议。开标会议应由采购招标工作小组主持，邀请所有投标人参加。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.采购招标工作小组按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确保评标结果客观、准确。评标方法主要包括综合评分法、最低价评标法等。综合评分法：对投标文件的商务部分、技术部分、价格部分等进行综合评审，按照评审得分由高到低的顺序推荐中标候选人。最低价评标法：以投标报价为主要评审因素，按照投标报价由低到高的顺序推荐中标候选人。但投标报价低于成本的除外。3.评标过程中，采购招标工作小组可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。投标人应在规定的时间内对评标委员会提出的问题进行答复。（七）中标候选人确定及公示1.评标结束后，采购招标工作小组根据评标结果，确定中标候选人名单，并向采购招标领导小组报告。中标候选人一般为13名。2.采购部门将中标候选人名单在学校内进行公示，公示期不得少于3个工作日。公示期间，如收到对中标候选人的质疑或投诉，采购招标工作小组应进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。（八）合同签订1.公示期满无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送纪检监察部门、财务部门等备案。（九）验收1.使用部门按照采购合同的要求，对采购物资、服务、工程进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、技术性能等方面。2.验收合格后，使用部门应填写《验收报告》，并签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、合同编号、供应商名称、验收内容、验收结果等内容。3.如验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（十）付款1.财务部门按照采购合同的约定，及时办理采购款项的支付手续。付款时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付款项的真实性、合法性、准确性。2.对于金额较大或分期付款的采购项目，财务部门应加强跟踪管理，确保资金安全。四、采购招标监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门对采购招标工作进行全程监督，重点监督采购招标程序是否合规、评标过程是否公正、采购合同是否履行等。2.采购部门应建立健全采购招标工作内部管理制度，加强对采购招标人员的培训和管理，规范采购招标工作流程，确保采购招标工作的规范、有序进行。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照财务制度和采购合同的约定支付采购款项，防止资金浪费和滥用。（二）外部监督1.学校应主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.对于涉及社会公共利益、公众安全的采购项目，应依法接受社会监督，及时公开采购招标信息，保障公众的知情权和监督权。（三）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对采购招标活动有异议的，可以在规定的时间内提出质疑。采购招标工作小组应在收到质疑后及时进行调查核实，并在规定的时间内做出答复。2.如供应商或其他利害关系人对质疑答复不满意或采购招标工作小组未在规定的时间内做出答复的，可以向学校纪检监察部门投诉。纪检监察部门应在收到投诉后及时进行调查处理，并将处理结果通知投诉人。3.对于投诉事项经查实存在违规违纪行为的，学校应依法依规追究相关人员的责任。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料及其电子文档。（二）档案整理与归档1.采购招标工作小组应在采购招标活动结束后，及时收集、整理采购档案资料，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购档案资料应一式两份，一份由采购部门保存，一份交学校档案管理部门归档。采购部门应建立采购档案目录清单，便于查询和管理。（三）档案保管与查阅1.学校档案管理部