学校档案保管工作制度

PAGE学校档案保管工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案保管工作的规范化、科学化管理，确保学校档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在教学、管理、科研等活动中形成的各类档案资料的保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的一致性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案资料，保证档案的门类齐全、内容完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案保管工作应充分考虑档案利用的需求，合理分类、编号、排列，便于查找和使用，提高档案利用效率。二、档案保管机构及人员职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责学校档案保管工作的具体实施。档案管理部门应履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案保管工作的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等基础工作，确保档案的质量和规范化管理。3.建立健全档案保管制度，做好档案库房的建设、管理和维护工作，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行妥善处理。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并向上级主管部门报送相关统计报表。6.积极开展档案利用工作，为学校教学、管理、科研等工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料，满足利用者的需求。7.组织档案管理人员的业务培训和学习，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。8.对学校各部门的档案工作进行监督、指导和检查，确保学校档案工作的顺利开展。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉学校档案工作的特点和要求，认真履行以下职责：1.负责档案的日常收集、整理、保管等具体工作，严格按照档案管理的业务规范和操作流程进行操作，确保档案工作的质量。2.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立档案检索体系，便于档案的查找和利用。3.做好档案库房的管理工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全，发现问题及时报告并采取措施进行处理。4.积极开展档案利用服务工作，热情接待档案利用者，按照规定提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和反馈工作。5.参与档案的鉴定工作，对档案的价值和保管期限提出意见和建议。6.协助档案管理部门做好档案统计工作，及时准确地提供档案统计数据。7.遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。8.完成档案管理部门交办的其他工作任务。（三）各部门兼职档案员学校各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门做好相关档案工作。兼职档案员应履行以下职责：1.负责本部门各类档案的收集、整理工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类、编号、装订等初步整理工作，并定期向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供档案利用信息。4.宣传档案工作的重要性，提高本部门人员对档案工作的认识，督促本部门人员及时归档，确保档案工作的顺利开展。5.完成档案管理部门交办的与本部门档案工作相关的其他任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案的收集范围包括以下几个方面：1.党群工作类包括学校党组织、工会、共青团等组织的工作计划、总结、会议记录、重要文件、活动资料等。2.行政管理类包括学校行政机构设置、规章制度、工作计划、总结、会议纪要、人事档案、财务档案、资产管理档案等。3.教学工作类包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、考试试卷、学生成绩册、教学改革资料、实习实训档案等。4.学生工作类包括学生学籍档案、学生奖惩记录、学生社会实践活动资料、毕业生就业档案等。5.科研工作类包括科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、科研奖励档案等。6.基本建设类包括学校基本建设规划、项目可行性研究报告、工程设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。7.仪器设备类包括仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.外事工作类包括学校外事活动计划、协议、合同、外宾来访记录、出国（境）人员材料等。9.其他类包括学校举办的各类大型活动资料、校友档案、捐赠档案以及其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案的齐全、完整。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造、损毁档案内容。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，去除无关的纸张、杂物等，保持档案的整洁。4.各部门兼职档案员应定期将收集整理好的档案移交学校档案管理部门，交接时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体原则如下：1.遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行分类整理。2.区分文件的不同价值，将具有重要保存价值的文件与一般性文件分开整理，分别确定保管期限。3.便于保管和利用，档案整理应做到分类科学、编号规范、排列有序、编目详细，便于查找和使用。（四）整理方法1.分类根据档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类、科研工作类、基本建设类、仪器设备类、外事工作类、其他类等一级类目，在一级类目下再根据档案的具体内容设置二级类目、三级类目等，形成科学合理的分类体系。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度保管期限流水号的形式，例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第一份档案。3.编目编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于查找和利用。同时，应根据档案的内容和利用需求，编制相应的检索工具，如全宗指南、分类目录、专题目录、文号索引等。4.装订对纸张规格不一致、破损的档案进行修整和装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择在干燥、通风、防火防盗、防潮防虫的地点，确保档案的安全保管。2.档案库房应具备必要的设施设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备、照明设备等，以满足档案保管的要求。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，各区域之间应保持相对独立，避免相互干扰。4.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格控制库房的出入，非库房管理人员未经允许不得进入库房。5.定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用档案密集架存放，按照档案的分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、存储、检索等管理，实现电子档案的信息化管理。3.特殊载体档案，如照片、录音带、录像带、实物档案等，应根据其特点进行妥善保管。照片档案应进行冲印、裱贴、编号等整理工作，并存储在专门的相册或档案盒中；录音带、录像带应定期进行播放检查，确保声音和图像清晰；实物档案应进行登记造册，妥善存放，防止损坏或丢失。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括学校的重要文件、规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要会议纪要、教学科研成果、人事档案等。2.长期保管的档案凡是在相当长的时期内学校需要查考利用的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。主要包括学校的一般性文件、教学管理文件、学生学籍档案、科研项目档案等。3.短期保管的档案凡是在较短时期内学校需要查考利用的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。主要包括学校的临时性文件、一般性会议记录、短期工作计划等。档案保管期限的确定应根据档案的价值和实际利用需求，由档案管理部门组织相关人员进行鉴定，并报学校领导批准。（四）档案的安全保护1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案保管人员的安全教育，提高安全意识，确保档案的安全保管。2.加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃℃，湿度应保持在45%60%，防止档案因温湿度不适而损坏。4.对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案的破损、霉变、褪色等问题，确保档案的质量。5.加强对电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止电子档案信息泄露、丢失或损坏。6.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行严格保密，防止档案信息泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、综合分析等原则，准确判定档案的价值，确定合理的保管期限。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门负责人、各相关部门负责人等为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织开展档案鉴定工作，审定档案鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件、逐页进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值和保管期限。2.分析比较法将待鉴定的档案与同类档案进行比较分析，了解其在学校各项工作中的地位和作用，从而确定其价值和保管期限。3.效益评估法从档案利用的社会效益和经济效益等方面进行评估，判断档案的保存价值，对于利用价值不大的档案，可以考虑缩短保管期限或予以销毁。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定原则和方法，提出鉴定意见，确定档案的存毁或延长保管期限。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并经档案鉴定工作领导小组审核批准。4.档案销毁清单经批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。（五）销毁记录档案销毁工作结束后，监销人员应在档案销毁清单上签字，并将档案销毁情况记录在案。档案销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等内容，保存期限与档案保管期限相同。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计，及时准确地掌握档案工作的基本情况。2.档案统计报表应按照国家有关档案统计报表制度的要求进行编制，数据应真实、准确、完整。统计报表应定期向上级主管部门报送，并抄送学校相关部门。3.利用档案统计数据，进行分析研究，为学校档案工作的决策提供依据，不断改进档案管理工作。（二）利用工作1.积极开展档案利用服务工作，为学校教学、管理、科研等工作提供档案信息支持。档案管理部门应设立专门的档案查阅室，配备必要的设施设备，为利用者提供良好的查阅环境。2.制定档案查阅、借阅制度，明确利用范围、利用手续、利用期限等规定。利用者查阅、借阅档案时，应填写档案利用登记表，经档案管理部门负责人