妇联档案管理工作制度

PAGE妇联档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强妇联档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在妇联各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于妇联机关及所属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：妇联档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整和安全。2.真实性原则：档案内容应真实反映妇联各项工作的实际情况。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理的规范化、标准化。4.服务性原则：档案管理工作应围绕妇联中心工作，为领导决策、业务工作和社会利用提供优质服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门妇联设立档案管理部门，负责本单位档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的完整和系统。3.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.负责档案的利用工作，为领导决策、业务工作和社会利用提供档案资料，做好档案的查阅、借阅、复制等服务工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。6.负责对本单位各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和宣传工作。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与妇联工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各种文件材料，包括党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、调研材料、业务文件、人事档案、财务档案、声像档案等。3.下级单位报送的重要文件、报告、统计报表等。4.与其他单位联合开展工作形成的文件材料。5.妇联组织开展活动形成的文件材料，如活动方案、通知、总结、照片、录像等。6.反映妇联历史沿革、机构设置、人员编制等情况的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，底稿与正文一致。3.对重要文件材料应收集原件，如无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明出处。4.收集的文件材料应按照规定的分类方案进行分类整理，便于管理和利用。（三）整理方法1.分类：档案管理部门应按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》，结合妇联工作实际，制定本单位的档案分类方案。档案分类应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于管理和利用。2.编号：对分类后的档案应进行编号，编号应科学、规范、便于记忆和查找。编号应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等要素。3.编目：对编号后的档案应进行编目，编目应包括归档文件目录、盒内备考表、档案盒封面等内容。归档文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。4.装订：对编目后的档案应进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。装订时应去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料应进行修复。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应安装温湿度控制设备、消防设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行排列上架，便于查找和利用。2.档案应定期进行清点核对，确保档案的数量准确、质量完好。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。5.档案管理人员应定期对档案库房进行清洁卫生，保持档案库房的整洁。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案。2.对已到保管期限的档案，档案管理部门应组织有关人员进行鉴定，提出销毁意见。鉴定工作应在档案形成部门的协助下进行，鉴定结果应经单位分管领导批准。3.对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应包括档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、销毁时间、销毁方式等内容。4.档案销毁后，应将销毁清册永久保存。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅、借阅档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅、借阅档案。4.其他单位因工作需要查阅、借阅档案。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.上级机关、有关部门查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人签字同意后，办理查阅、借阅手续。3.司法机关、纪检监察机关等查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人签字同意后，办理查阅、借阅手续。4.其他单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人签字同意后，办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供利用者查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记薄上登记查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。2.借阅：档案管理人员应根据利用者的申请，办理档案借阅手续。借阅档案时，利用者应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，并在档案借阅期限内归还档案。3.复制：档案管理人员应根据利用者的申请，提供档案复印件供利用者复制；复制档案时，利用者应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、复制用途等信息，并经档案管理部门负责人签字同意后，办理复制手续。（四）利用限制1.涉及国家机密和妇联工作秘密的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，应经单位分管领导批准，并在规定时间内归还。3.利用者不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注档案内容，不得擅自复制、拍摄、传播档案信息。六、档案信息化建设（一）建设目标逐步建立妇联档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的计算机存储和管理。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理内部局域网，实现档案管理部门与各部门之间的档案信息共享和业务协同。（三）管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、检索、统计、借阅、利用等功能，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作流程进行档案管理工作。3.档案管理信息系统应定期进行维护和更新，确保系统的安全稳定运行。4.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，防止档案信息泄露和丢失。七、监督与检查（一）监督检查机构妇联成立档案管理工作监督检查小组，负责对本单位档案管理工作进行监督检查。监督检查小组由档案管理部门负责人、各部门档案管理人员代表等组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组每年对本单位档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：监督检查小组不定期对