大学档案安全工作制度

PAGE大学档案安全工作制度一、总则（一）目的为加强大学档案安全管理，确保档案的完整与安全，维护学校正常的教学、科研和管理秩序，依据国家有关法律法规和档案管理相关行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生。2.预防为主原则：强化安全防范意识，建立健全安全预警机制，及时发现和消除安全隐患。3.责任明确原则：明确各部门、各岗位在档案安全工作中的职责，做到责任到人。4.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，依法开展档案安全管理工作。二、档案安全管理职责分工（一）学校档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，制定本校档案安全管理制度并组织实施。2.负责全校档案安全工作的统筹规划、协调指导和监督检查，定期组织开展档案安全检查和评估。3.指导各部门、各学院做好档案的收集、整理、保管、利用等环节的安全工作，提供档案安全业务培训和技术支持。4.负责档案库房的日常管理，确保库房设施设备安全运行，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等工作。5.制定档案安全应急预案，组织开展应急演练，及时处理档案安全突发事件。6.负责与上级档案管理部门及相关部门的沟通协调，及时报告档案安全工作情况。（二）各部门、各学院职责1.负责本部门、本学院档案的收集、整理、归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.建立健全本部门、本学院档案安全管理制度，明确专人负责档案安全工作，落实安全责任。3.按照学校档案管理部门的要求，做好档案的移交、保管和利用工作，确保档案在流转过程中的安全。4.加强对本部门、本学院人员的档案安全宣传教育，提高档案安全意识，规范档案管理行为。5.配合学校档案管理部门做好档案安全检查和评估工作，及时整改存在的问题。6.发现档案安全事故或隐患时，及时报告学校档案管理部门，并采取有效措施进行处理，防止事故扩大。（三）档案工作人员职责1.认真学习和遵守国家有关档案安全管理的法律法规和学校档案安全管理制度，严格履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、编目、上架存放等工作，确保档案整理规范、存放有序。3.严格执行档案查阅、借阅、利用制度，做好登记和记录，确保档案的利用安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。5.协助做好档案库房的安全管理工作，熟悉库房设施设备的操作方法，确保设施设备正常运行。6.积极参加档案安全培训和应急演练，提高档案安全防范能力。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门、各学院应明确档案收集范围和标准，确保应归档的文件材料齐全、完整、准确。2.档案形成部门应及时将办理完毕的文件材料进行整理归档，不得积压或拖延。3.在档案收集过程中，要注意保护文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。（二）整理规范1.档案工作人员应按照档案管理的有关规定和标准，对收集的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.整理档案时，应保持文件材料之间的有机联系，遵循文件材料的形成规律和特点，便于保管和利用。3.对破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的质量。4.电子档案的整理应遵循电子文件管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源，并符合国家有关档案库房建设标准。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等。3.档案库房应安装门禁系统，严格限制无关人员进入。库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。4.定期对库房设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。发现问题应及时维修或更换，做好记录。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，符合防火、防潮等要求。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）温湿度控制1.档案库房应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.每天定时对库房温湿度进行监测和记录，发现温湿度异常时及时采取措施进行调节。3.在高温、高湿季节或特殊情况下，应加强对库房温湿度的监测和控制，确保档案安全。（四）防虫防鼠1.定期对档案库房进行防虫防鼠检查，发现虫害或鼠害迹象时，应及时采取措施进行处理。2.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内堆放杂物，防止害虫和老鼠滋生。3.可采用物理、化学或生物等方法进行防虫防鼠，如放置防虫药品、安装防鼠设施等，但应注意避免对档案造成损害。五、档案利用安全（一）利用制度1.建立健全档案查阅、借阅、利用制度明确利用范围、审批程序利用期限等规定。2.本校人员查阅、借阅档案应填写查阅、借阅申请表经所在部门负责人批准后到档案管理部门办理手续。3.外单位人员查阅、借阅档案应持单位介绍信经学校档案管理部门负责人批准并办理相关手续后方可查阅、借阅。4.查阅、借阅档案应在指定地点进行不得擅自将档案带出档案库房严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（二）利用登记1.档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记记录查阅、借阅人姓名、单位、查阅内容、利用期限等信息。2.查阅、借阅档案归还时档案管理人员应认真检查档案是否完好如有损坏、丢失等情况应及时查明原因并追究相关人员责任。（三）数字化利用安全1.对档案进行数字化处理时应遵循国家有关电子文件管理的规定确保数字化档案的质量和安全。2.数字化档案应存储在安全的服务器或存储设备上并采取加密、备份等安全措施防止数据泄露和丢失。3.利用数字化档案时应通过授权的系统进行操作严禁私自拷贝、传播数字化档案。六、档案安全检查与评估（一）检查制度1.学校档案管理部门应定期组织开展档案安全检查，每年不少于[X]次全面检查，每季度不少于[X]次专项检查。2.各部门、各学院应每月进行一次档案安全自查，及时发现和整改存在的问题，并将自查情况报学校档案管理部门。3检查内容包括档案库房安全设施设备运行情况、档案整理与存放情况、档案利用登记情况、档案安全制度执行情况及人员档案安全意识等。（二）检查记录与整改1.每次档案安全检查都应做好详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。被检查部门应按照要求认真整改，并将整改情况书面报告学校档案管理部门。3.学校档案管理部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门，应进行通报批评，并追究相关人员责任。（三）安全评估1.学校档案管理部门应定期对档案安全工作进行全面评估，每[X]年不少于一次，评估内容包括档案安全制度建设、安全设施设备配备、人员安全意识与技能、档案安全管理效果等。2.可邀请专业机构或专家对档案安全工作进行评估，根据评估结果制定改进措施，不断完善档案安全管理体系。3.档案安全评估结果应作为学校档案工作考核的重要依据，对档案安全工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对存在严重问题的部门和个人进行严肃处理。七、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.学校档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应根据学校实际情况和档案安全工作特点，定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.学校档案管理部门应定期组织开展档案安全应急演练，每年不少于[X]次，演练内容包括火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件的应急处置。2.通过应急演练，检验应急预案的可行性，提高档案工作人员的应急处置能力和协同配合能力，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。（三）事件处置1.发生档案安全事故或突发事件时，档案管理部门应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，防止事故扩大