公司档案管理标准模板

企业标准

Q/BZ1004—2020

档案管理规定

2020-02-发布2020--01实施

****有［5艮公司发布

档案管理规定

1范围

本标准规定了公司各项经营管理活动中各类档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。

本标准适用于***控制股份有限公司。

2定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料.

3管理职责

3.1企管部

企管部是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a）负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b）负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。

c）负贡档案管埋培训

d）负责对公司其它部门管理的档案进行业务指导与检查。

e）其他各部门

3.2其他各部门

负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检

查,

3.3档案管理员

负贵公司档案室管理工作，应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保

存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。

4管理内容与要求

4.1档案的种类及收集

4.1.1经营管理方面

a）公司成立或变更的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计

报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等；

b）公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、

税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利

权证、商标权证等；

c）公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、

公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资

报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d）各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。

4.1.2人力资源管理方面

a）应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、

身份证复印件等；

b）与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协

议；

2

c）日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖

励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利

证件、岗位竞聘资料、年度绩效考评资料等；

d）教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委

派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。

4.1.3财务管理方面

包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地

方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。

4.1.4技术质量方面

a）各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化佶息资料等；

b）各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件；

c）各种原材料•、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等；

d）专利申请、受理及证书等资料

4.1.5营销管理方面

a）内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料•、各种报表、市场调研

资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户

来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。

4.1.6物资采购方面

供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。

4.1.7设备仪器方面

各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件

材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。

4.1.8体系、产品及其它认证方面

企业标准（包括各类体系、认证等综合管理手册和程序文件等成文信息）、认证证书、内部审核资料、

管理评审资料、第三方审核资料、供应商审核资料等。

4.1.9外来文件方面

政府下发的红头文件，包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料•、书籍。

4.1.10其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。

4.2档案的归档

4.2.1档案的保管部门及归档时间

a）经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司企

管部管理，与董事会、监事会、投资等法人治理有关的档案归入董事会秘书管理。

b）人力资源管理方面形成的档案，都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入企管

部管理。公司高管、企管负责人、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入公

司企管部门管理。

c）财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入企管部管

理。

d）技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司企

管部管理，属质量检验性质的档案由品保部负责按本标准相关规定保存，不归入企管部管理。

e）营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外

贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司企管部管理外

（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，

不归入企管部管理。

3

a）存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、

卷目等明细。

b）存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择

中高层楼房作为企管部,

c）技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

d）对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要

时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

e）每年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。

4.5档案的保管期限

4.5.1日历年概念

除档案归档的当年度外，应保管的•个完整的年度数，如规定档案保管期为•个日历年，若档案为2000

年10月1口建立，则该档案必须保留2001年一个完整年度后于2002年1月1口以后方可销毁。使用口历年概

念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

4.5.2档案保管期限

分永久性、时间期限二种，永久性保管为档案跟随企业永续经营，时间期限为档案在存档时根据相关

国家规定或企业相关需要保存而确定的保管时间（一般不得少于2年）。

4.5.3永久性保管的档案有如下：

a）公司成立或变更的各种资料（见4.1.la）；

b）公司主要经营性证件（见4.1.1b）；

c）公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、：

d）公司在职、非在职员工档案；

e）公司股权证；

f）新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录

g）产品企业标准。

4.5.4财务管理方面

财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。

4.5.5期限疑问档案

对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

4.6档案的借阅

a）借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件

的，需填写《档案借阅登记表》，经本部门主管及企管部主管审批后方可借阅。

b）借阅资料为重要文件的（如公司各类证书原件等），借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，

须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写《档案借阅登记表》，经本部门主管及总经理签字

审批后方可借阅。

c）借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出公司借阅秘密文件的，

需埴写《档案借阅登记表》,经本部门主管及总经理签字审批后方可借阅。

d）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

e）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借

档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

f）调阅重要及秘密档案只可在企管部调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资

料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知企管部主管人员，并另行办

理借阅手续。

4.7档案的编目分类

详见附录A《档案分类编号方法》

4.8档案的销毁

5

a）档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上年度第四季度进行的库藏档案的

全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。

b）凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章,

销毁时由企管部填写《文件销毁清单》，经部门主管官核，总经理批准后销毁。

c）凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由企管部保管，定期列出清单报技术部门主管审核，

主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。

d）文件销毁时应由档案归属部门派人监督。

e）若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，

应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。

5检查与考核

本标准由企管部组织各部门实施、检查，按Q/TXXX-XXX《质量考核管理标准》考核。

6附录附表

BZ1004附录A档案分类编号方法

Q/THBZ1004-2020-01部门归档资料台帐

Q/THBZ1004-2020-02卷内文件目录表

Q/THBZ1004-2020-03归档档案（分类）台帐

Q/THBZ1004-2020-04档案借阅登记表

Q/THBZ1004-2020-05文件销毁清单

本标准由企管部归口并解释,

本标准起草人：

本标准审定人：

本标准批准人：

6

附录A

（规范性附录）

档案分类编号方法

1档案分类原则

是以公司全部档案为对象，根据管理职能，结合档案内容和形成特点，保持档案之间的有机联系，便

于科学管理和开发利用。

2档案分类编号方案

一级类目名称二级类目名称

基本范围备注

及标识符号及标识符号

公司章程01公司章程

公司发展变更资料02公司发展变更资料

经营性证件03营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可

验资审计报告04验资报告、审计报告

商标资料05商标注册资料

董事会资料06董事会会议资料

经监事会资料07监事会会议资料

营申报项目资料08项目申报资料

管A红头文件09历年红头文件

理政府资料10政府批复、政府通知、红头文件等

类专利资料11专利申报、受理资料

招投标资料12招投标资料

各类证书13公司获得的各类资质、荣誉证书

财产保险单证14保险单

车辆资料15购置资料、投保单、保养维修资料

公司级会议纪要16会议纪要

其他17其他形成的资料

两类管理标准01管理标准

B

标准工作标准02工作标准

人应聘相关资料、与公司所签各类合同协议、日常工作

个人档案01

事中产生的资料证件、教育培训资料

管C残疾证02残疾员工残疾证

理养老保险册03个人养老保险册

类其他04其他形成的资料

营销售合同01销售合同

销招投标资料02招投标资料

管D顾客资料03顾客财产资料、顾客档案

理广告宣传资料04每期样本、价目表等

类其他05其他形成的资料

财务财务凭证01凭证

管理E财务账册、报表02账册、报表等

类财务报告03财务报告

7

一级类目名称二级类目名称

基本范围备注

及标识符号及标识符号

其他04其他形成的资料

采购供方合同01合同

管理F供方资料02供方基本资料

类

其他03其他形成的资料

设备购置审批表、央购合同、验收表以及日常运行中

设备设备档案01

形成的资料

管理G

类其他02其他形成的资料

新产品资料01新产品开发资料

各类图纸02各系列图纸、通用件等

技作业指导书03作业指导书

术

检验规格书04检验规格书

管H

工序定额05各系列产品工序定额表

理

类国家标准06国家标准

企业标准07企业标准

其他08其他形成的资料

品质检验报告01各类产品、材料检验报告

管理I质量记录02日常采购、生产中形成的产品质量记录

类其他02其他形成的资料

环评报告01环评报告

质量

环境环检报告02环境（噪音、废气、废水）检测报告

J

为系认证资料03各类认证资料

类

其他04其他形成的资料

光盘01光盘

非纸张

K照片、录像带02照片、录像带、胶卷

性资料

其他03其他形成的资料

图书L书籍01各类培训教材、专业书籍、法律类书刊

办公设施资料01各类办公设施资料

其

M基建资料02基建资料

他

其他资料03其他形成的资料

编制：审核：批准:

8

***控制股份有限公司

部门归档资料台帐

Q/TH8^1004-2020-01

序号日期资料名称归档人部门主管签收人备注

9

Q/TBZ04—200

***控制股份有限公司

卷内文件目录

Q/THBZ1D04-2020-02

题名页号责任人过期日期备注

10

Q/TBZ104—020

***股份有限公司

归档档案（分类）台帐

档案类别：Q/THBZ1004-202003

存放立置

档案名称页数归档时间醴人卷目号

杞号架号

11

0/TBZ04200

档案借阅登记表