合同评审交底工作制度

PAGE合同评审交底工作制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同评审交底工作流程，确保合同签订与履行的合法性、合规性、准确性和完整性，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、工程承包合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订与履行必须符合国家法律法规及相关政策的要求。2.合规性原则：严格遵循公司内部的各项规章制度和业务流程。3.准确性原则：合同条款应明确、具体、准确，避免模糊不清或歧义。4.完整性原则：合同内容应涵盖双方权利义务、违约责任、争议解决等关键要素，确保无重大遗漏。5.风险防范原则：充分识别和评估合同履行过程中可能出现的风险，并采取有效的防范措施。二、合同评审交底工作流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求，拟定合同初稿。合同初稿应明确合同双方当事人、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.业务部门负责人负责对合同初稿进行初步审核，重点审核合同条款是否符合业务实际需求，是否存在明显的法律风险和商业风险。审核通过后，将合同初稿提交至合同管理部门。（二）合同评审1.合同管理部门收到业务部门提交的合同初稿后，组织相关部门进行合同评审。评审人员包括但不限于法务部门、财务部门、技术部门、质量部门等。2.法务部门从法律角度对合同条款进行审查，重点审查合同是否符合法律法规的规定，是否存在法律漏洞和风险，合同条款是否具有可操作性等。3.财务部门从财务角度对合同条款进行审查，重点审查合同价款的支付方式、结算周期、税务处理等是否符合公司财务管理制度的要求，是否存在财务风险。4.技术部门从技术角度对合同条款进行审查，重点审查合同涉及的技术要求、技术标准、技术方案是否明确、合理，是否具有可实现性等。5.质量部门从质量角度对合同条款进行审查，重点审查合同涉及的产品质量要求、验收标准、质量保证期限等是否明确合理切实可行，是否符合公司质量管理体系的要求。6.合同管理部门负责组织评审会议，各评审部门就合同初稿发表意见和建议。评审会议应形成会议纪要，记录评审过程和结果。7.业务部门根据评审意见和建议，对合同初稿进行修改完善。修改后的合同再次提交至合同管理部门，由合同管理部门组织相关部门进行复查。复查通过后，合同进入签订流程（三）合同交底1.合同签订前，合同管理部门应组织相关部门进行合同交底工作。交底对象包括业务部门的项目负责人、执行人员、财务人员等。2.合同管理部门应编制合同交底文件，内容包括合同主要条款解读、合同履行过程中的风险提示、合同执行要点等。3.在合同交底会议上，合同管理部门负责人对合同交底文件进行讲解，各相关部门人员就合同履行过程中可能遇到的问题进行沟通和交流。4.合同交底会议应形成会议纪要，记录交底过程和结果。业务部门应根据合同交底会议纪要，制定详细的合同履行计划，并报合同管理部门备案。（四）合同履行跟踪1.业务部门负责合同的具体履行工作。在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定的条款和履行计划执行，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。2.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪和监督。定期检查业务部门的合同履行情况，发现问题及时督促业务部门整改，并向公司领导汇报合同履行情况。3.如合同履行过程中出现重大问题或风险，合同管理部门应及时组织相关部门进行分析和研究，制定应对措施，并报公司领导批准后实施。（五）合同变更与解除1.如因客观情况发生变化或其他原因需要对合同进行变更或解除，业务部门应及时提出申请，并提交变更或解除合同的书面报告。2.合同管理部门收到业务部门提交的变更或解除合同申请后，组织相关部门进行评审。评审内容包括变更或解除合同的原因、对公司权益的影响、法律风险等情况。3.经评审通过后，业务部门与合同对方当事人协商签订变更或解除合同的协议。变更或解除合同的协议应明确双方权利义务的变化情况，并按照本制度规定的流程进行审批和备案。（六）合同归档1.合同履行完毕后，业务部门应及时将合同原件及相关资料整理归档，并移交至合同管理部门统一保管。2.合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记、存储等管理工作。合同档案应包括合同文本原件、合同评审文件会议纪要、合同交底文件、合同履行记录、变更或解除合同的协议等资料。3.合同档案的保存期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。在保存期限届满后，合同管理部门应按照规定的程序对合同档案进行销毁处理。三、合同评审要点（一）合同主体资格审查1.审查合同对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明书等主体资格证明文件，确保对方当事人具有合法的经营资质和民事行为能力。2.对于特殊行业或领域合同对方当事人，还应审查其是否具备相应的行业资质证书或许可证。（二）合同条款审查1.合同标的条款应明确具体，包括标的名称、规格、型号、数量、质量等内容，避免模糊不清或歧义。2.合同价款或者报酬条款应明确约定金额、支付方式、结算周期等内容，确保价款计算准确合理，支付方式符合公司财务管理制度的要求。3.合同履行期限、地点和方式条款应明确具体，确保双方当事人对合同履行的时间、地点和方式有清晰一致的约定。4.违约责任条款应明确具体，包括违约情形、违约金额或计算方法等内容，确保对违约行为有明确的约束和制裁措施。5.争议解决条款应明确约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，并选择合适的争议解决机构或法院。（三）合同风险评估和防范措施1.对合同履行过程中可能出现的风险进行全面评估，包括市场风险、信用风险、法律风险、技术风险等。2.根据风险评估结果制定相应的防范措施，如要求对方当事人提供担保、约定预付款项、加强合同履行监督等。（四）合同审批流程1.合同评审通过后，应按照公司内部的合同审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保合同审批的合规性和准确性。2.合同审批过程中，审批人员应认真审查合同条款，对合同的合法性、合规性、准确性和完整性发表意见和建议。如发现问题应及时要求业务部门进行修改完善。四、合同交底内容及要求（一）合同主要条款解读1.对合同双方当事人的权利义务进行详细解读，确保业务部门人员清楚知晓自己在合同履行过程中的责任和义务。2.对合同标的、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款进行重点解读，强调条款的关键要点和注意事项。（二）合同履行过程中的风险提示1.对合同履行过程中可能出现的风险进行全面提示，包括市场风险、信用风险、法律风险、技术风险等。2.针对不同类型的风险，提供相应的防范措施和应对建议，帮助业务部门人员有效防范合同风险。（三）合同执行要点1.明确合同执行过程中的关键环节和要点，如合同签订后的通知义务、交付时间和方式、验收标准和程序等。2.强调合同执行过程中的沟通协调机制，要求业务部门人员及时与合同对方当事人及公司内部相关部门进行沟通协调，确保合同顺利履行。（四）合同交底文件编制要求1.合同交底文件应内容完整、条理清晰、语言简洁明了，便于业务部门人员理解和执行。2.合同交底文件应根据合同具体情况进行编制，突出重点和关键内容，避免冗长和繁琐。3.合同交底文件应经合同管理部门负责人审核批准后发放给业务部门人员。五、合同履行跟踪与监督（一）合同履行跟踪的方式和频率1.业务部门应定期向合同管理部门提交合同履行情况报告，报告内容包括合同履行进度、已完成的工作内容、未完成的工作任务及原因、下一步工作计划等。2.合同管理部门应定期对业务部门提交的合同履行情况报告进行审查，并结合实地检查、电话沟通等方式对合同履行情况进行跟踪和监督。3.对于重大合同或风险较高合同管理部门应增加跟踪和监督的频率，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。（二）合同履行过程中问题的处理机制1.合同履行过程中如发现问题，业务部门应及时分析原因，并采取有效措施进行整改。整改措施应报合同管理部门备案。2.合同管理部门对业务部门提交的整改措施进行审核，如发现整改措施不合理或不充分应及时提出意见和建议，要求业务部门进行调整和完善。3.如合同履行过程中出现重大问题或风险合同管理部门应及时组织相关部门进行分析和研究，制定应对措施，并报公司领导批准后实施。（三）合同履行情况的报告与通报制度1.业务部门应定期向合同管理部门提交合同履行情况报告，合同管理部门应定期对合同履行情况进行总结分析，并向公司领导汇报合同履行情况。2.对于合同履行过程中表现优秀部门或个人公司应给予表彰和奖励；对于合同履行过程中出现问题或失误部门或个人公司应给予批评和处罚。3.合同管理部门应建立合同履行情况通报制度，定期在公司内部通报合同履行情况，促进各部门之间的交流和学习，提高合同管理水平。六、合同变更与解除管理（一）合同变更的条件和程序1.合同变更应符合法律法规的规定和合同约定的条件，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更合同。2.合同变更应经双方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、双方权利义务的变化等情况。3.合同变更协议应按照本制度规定的合同审批流程进行审批，审批通过后生效执行。（二）合同解除的条件和程序1.合同解除应符合法律法规的规定和合同约定的条件，如因不可抗力、一方违约、双方协商一致等原因需要解除合同。2.合同解除应经双方当事人协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除的原因、时间、双方权利义务的处理等情况。3.合同解除协议应按照本制度规定的合同审批流程进行审批，审批通过后生效执行。（三）合同变更与解除后的后续处理工作涉及到结算、清理、资料归档等1.合同变更或解除后，业务部门应及时与合同对方当事人进行结算和清理工作，确保双方权利义务得到妥善处理。2.业务部门应将合同变更或解除的相关资料整理归档，并移交至合同管理部门统一保管。合同管理部门应按照合同档案管理制度的要求，对合同变更或解除的资料进行分类、编号、登记、存储等管理工作。七、合同档案管理**（一）合同档案的分类和编号**1.合同档案应按照合同类型、签订时间、项目名称等进行分类管理。2.合同档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性确保便于查找和管理。**（二）合同档案的存储和保管要求**1.合同档案应存储在安全、保密的场所，防止合同档案丢失、损坏或泄露。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储，电子档案应进行备份存储，确保数据的安全性和完整性。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，在保管期限届满后应按照规定的程序进行销毁处理。**（三）合同档案的查阅和借阅规定**1.公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案应填写查阅或借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门办理查阅或借阅手续。2.查阅或借阅合同档案时，应在合同管理部门指定的场所进行，不得擅自将合同档案带出公