合同管理基础工作制度

PAGE合同管理基础工作制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益和管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方当事人的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议公司重大合同，协调解决合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司合同管理部门为[具体部门名称]，负责公司合同的统一管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司合同管理制度；2.参与公司重大合同的起草、谈判、审查和签订工作；3.对公司合同进行统一编号、登记、归档和保管；4.监督检查合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题；5.负责合同纠纷的处理和诉讼工作；6.定期对公司合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议；7.完成公司领导交办的其他合同管理工作。（三）合同承办部门公司各部门为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作。其主要职责包括：1.负责本部门合同的前期调查和可行性研究，提出合同签订的必要性和可行性报告；2.负责本部门合同的起草工作，确保合同条款符合法律法规和公司利益；3.负责本部门合同的谈判工作，与合同对方当事人进行协商，争取有利的合同条款；4.负责本部门合同的签订工作，确保合同签订程序合法合规，合同内容完整准确；5.负责本部门合同的履行工作，按照合同约定全面履行义务，及时解决合同履行中的问题；6.负责本部门合同的变更、终止等工作，及时办理相关手续，并通知合同管理部门；7.负责本部门合同纠纷的处理工作，及时向合同管理部门报告，并配合合同管理部门做好纠纷处理工作；8.负责本部门合同资料的整理、归档和保管工作，并定期向合同管理部门报送合同履行情况报告。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，进行合同前期调查和可行性研究，提出合同签订申请，填写《合同签订申请表》，经部门负责人审核后，报合同管理部门。2.合同管理部门对合同签订申请进行初审，审核合同签订的必要性、可行性、合法性等，提出初审意见。3.合同承办部门根据合同管理部门初审意见，组织合同起草工作。合同起草应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方当事人的权利义务，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款，并确保合同条款符合法律法规和行业标准。对于重大合同或涉及法律专业问题的合同，合同承办部门应会同公司法律顾问共同起草。4.合同起草完成后，合同承办部门应将合同文本提交合同管理部门进行审查。合同管理部门应从法律、经济等角度对合同进行全面审查，并提出审查意见。审查内容包括：合同主体是否合法，是否具有签订合同的资格和能力；是否符合公司的经营方针和政策，是否符合公司的利益；合同条款是否完整、准确、合法，是否存在歧义或显失公平的条款；合同的签订程序是否合法合规；合同的违约责任是否明确、合理；其他需要审查的内容。5.合同承办部门根据合同管理部门审查意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交合同管理部门审查，直至合同管理部门认为合同文本符合要求为止。6.合同文本审查通过后，合同承办部门应将合同提交公司领导审批。公司领导根据合同管理部门审查意见和公司实际情况，对合同进行审批。对于重大合同，应提交合同管理委员会审议。7.合同经公司领导审批同意后，合同承办部门应与合同对方当事人进行签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并由法定代表人或授权代表签字盖章。在签订合同前，合同承办部门应确保合同对方当事人的主体资格合法有效，合同签订程序符合法律法规和公司规定。8.合同签订后，合同承办部门应将合同副本一份交合同管理部门进行编号、登记、归档和保管。合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。（二）合同授权委托管理1.公司法定代表人可以根据业务需要，授权他人代表公司签订合同。授权委托应采用书面形式，并明确授权范围、期限和权限等内容。2公司应制定《合同授权委托书》格式文本，由合同管理部门统一管理。合同承办部门需要使用《合同授权委托书》时，应填写《合同授权委托书申请表》，经部门负责人审核后，报合同管理部门。3.合同管理部门对《合同授权委托书申请表》进行审核，审核通过后，按照公司规定制作《合同授权委托书》，并由法定代表人签字盖章。4.合同承办部门应将《合同授权委托书》交合同对方当事人，并确保合同对方当事人在签订合同前确认授权代表的身份和权限。5.授权代表应在授权范围内签订合同，不得超越授权范围行使职权。授权代表签订合同后，应及时将合同副本交合同管理部门进行编号、登记、归档和保管。6.合同履行过程中，如需要变更授权范围、期限或权限等内容，合同承办部门应及时填写《合同授权委托书变更申请表》，经部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门对《合同授权委托书变更申请表》进行审核，审核通过后，按照公司规定制作《合同授权委托书变更书》，并由法定代表人签字盖章。7.合同履行完毕后，合同承办部门应及时收回《合同授权委托书》，并交合同管理部门统一保管。如授权代表离职或不再负责该合同业务，合同承办部门应及时通知合同管理部门收回《合同授权委托书》，并办理相关手续。（三）合同专用章管理1.公司设立合同专用章，由合同管理部门统一保管和使用。合同专用章的使用应严格按照公司规定进行审批和登记。2.合同承办部门需要使用合同专用章时，应填写《合同专用章使用申请表》，注明合同名称、编号、签订时间、对方当事人名称等内容，经部门负责人审核后，报合同管理部门。3.合同管理部门对《合同专用章使用申请表》进行审核，审核通过后，在合同专用章使用登记簿上进行登记，并注明使用时间、用途、授权代表等信息。合同承办部门凭合同管理部门审核后的《合同专用章使用申请表》到合同管理部门领取合同专用章，并在合同上加盖合同专用章。4.合同专用章应专人保管，不得转借他人使用严禁在空白合同上加盖合同专用章。如因特殊情况需要在空白合同上加盖合同专用章，应经公司总经理批准，并在合同专用章使用登记簿上详细记录用途、份数、编号等信息。5.合同签订后，合同承办部门应及时将合同专用章交回合同管理部门保管。合同管理部门应定期对合同专用章的使用情况进行检查和核对，确保合同专用章的使用安全。6.如发现合同专用章丢失或被盗，合同管理部门应立即报告公司领导，并采取措施防止损失扩大。同时，应及时向公安机关报案，并在媒体上发布声明，宣布丢失或被盗的合同专用章作废。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪检查1.合同承办部门应负责合同的履行工作，按照合同约定全面履行义务，及时解决合同履行中的问题。合同履行过程中，合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，填写《合同履行情况检查表》，并将检查结果及时报告合同管理部门。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行抽查，了解合同的履行进度、质量、付款等情况，发现问题及时通知合同承办部门，并督促其采取措施解决。3.对于重大合同或履行过程中出现问题的合同，合同管理部门应会同合同承办部门进行专项检查，分析原因，制定解决方案，并跟踪落实情况。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同承办部门应及时与合同对方当事人进行协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更事项、变更原因、变更后的权利义务等内容，并经双方当事人签字盖章确认。2.合同承办部门应将合同变更协议副本一份交合同管理部门进行编号、登记、归档和保管。合同管理部门应及时更新合同台账，记录合同变更情况。3.合同变更涉及合同金额、履行期限、履行地点等重要条款的，应按照合同签订流程重新进行审批。合同变更协议签订后，合同承办部门应按照变更后的合同内容履行义务。（三）合同终止管理1.合同履行完毕后，合同承办部门应及时办理合同终止手续，并通知合同对方当事人。合同终止手续包括：双方当事人对合同履行情况进行核对，确认无异议后，签订合同终止协议；合同承办部门将合同终止协议副本一份交合同管理部门进行编号、登记、归档和保管；合同管理部门在合同台账上注明合同终止日期等信息。2.合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，合同承办部门应及时通知合同对方当事人，并按照法律法规和合同约定办理合同终止手续。合同终止后，合同承办部门应妥善处理合同遗留问题，如清理债权债务、返还财产等。3.合同终止后，合同承办部门应将合同相关资料整理归档，交公司档案室保管。合同管理部门应定期对合同终止情况进行统计分析，总结经验教训，为公司合同管理工作提供参考。五、合同纠纷管理（一）合同纠纷预防1.合同承办部门在签订合同前，应充分了解合同对方当事人的主体资格信用状况、经营状况等信息，对合同对方当事人进行必要的调查和评估，防范合同风险。2.合同承办部门应严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法合规、完整准确，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款。在合同履行过程中，合同承办部门应及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决，避免纠纷的发生。合同管理部门应加强对合同签订和履行情况的监督检查及时发现和纠正合同管理中的问题，防范合同纠纷的发生。3.公司应加强对员工的合同法律法规培训，提高员工的法律意识和合同管理水平，使员工在签订和履行合同过程中能够自觉遵守法律法规和公司规定，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）合同纠纷处理1.合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并会同合同管理部门共同研究分析纠纷原因，制定解决方案。合同承办部门应积极与合同对方当事人进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，合同承办部门应及时收集相关证据材料，包括合同文本、往来函件、履行记录、证人证言等，并将证据材料交合同管理部门。合同管理部门应会同公司法律顾问对证据材料进行审查分析，评估纠纷的风险和胜诉可能性，制定纠纷处理策略。3.根据纠纷处理策略，合同承办部门可以选择通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。如选择仲裁或诉讼方式解决合同纠纷，合同承办部门应按照法律法规和公司规定办理相关手续，并配合公司法律顾问做好仲裁或诉讼工作。4.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应及时向合同管理部门报告纠纷处理进展情况合同管理部门应定期对合同纠纷处理情况进行统计分析，总结经验教训，为公司合同管理工作提供参考。六、合同档案管理（一）合同档案的收集与整理1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本一份交合同管理部门进行编号、登记、归档和保管。合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案。2.合同履行过程中产生的与合同有关的文件、资料，如往来函件、履行记录、变更协议、终止协议等，合同承办部门应及时收集整理，并交合同管理部门归档保管。合同管理部门应将这些文件、资料与合同档案一并存放，确保合同档案资料的完整性。3.合同档案应包括合同文本、合同签订申请表、合同审查意见、合同授权委托书、合同专用章使用申请表、合同履行情况检查表、合同变更协议、合同终止协议、往来函件、履行记录等相关文件、资料。（二）合同档案的保管与查阅1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，建立合同档案保管制度，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放在专门档案室或档案柜中，并采取必要的防火、防潮、防虫措施。2.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅合同名称、编号、查阅原因等内容，经部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门对《合同档案查阅申请表》进行审核，审核通过后，在合同档案查阅登记簿上进行登记，并注明查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。查阅人凭合同管理部门审核后的《合同档案查阅申请表》到合同管理部门查阅合同档案。3.查阅合同档案时，查阅人员应遵守合同档案保管制度，不得在合同档案上涂改、标记、抽取、销毁等。查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还合同管理部门，并在合同档案查阅登记簿上注明归还时间。4.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应经公司领导批准，并按照公司规定办理相关手续。合同管理部门应在确保公司利益不受损害的前提下，为外部人员提供必要的查阅服务。（三）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满后，合同管理部门应会同公司档案室对合同档案进行鉴定，确定是否需要销毁合同档案。对于确需销毁的合同档案合同管理部门