办公室文书档案管理制度范本

办公室文书档案管理制度范本第一章总则第一条目的与依据为规范本单位办公室文书档案管理工作，确保文书档案的真实、完整、安全和有效利用，提高工作效率，依据国家有关档案管理的法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。凡涉及本单位工作活动、具有查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。第三条基本原则文书档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各部门应指定专人负责本部门文书材料的收集、整理和归档工作。第二章管理机构与职责第四条管理机构本单位办公室为文书档案管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和检查全单位的文书档案管理工作。第五条办公室职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的方针、政策和法规，制定和完善本单位档案管理制度及实施细则。2.负责对各部门形成的文书材料的收集、整理、归档工作进行业务指导和督促检查。3.负责档案的接收、分类、编号、登记、保管、统计、鉴定、利用、保密和销毁等工作。4.维护档案的完整与安全，改善档案保管条件，确保档案实体与信息安全。5.组织档案管理人员的业务培训和学习交流活动，提高档案管理水平。第六条各部门职责1.各部门负责人为本部门文书档案管理工作的第一责任人，负责督促本部门人员按规定及时、准确地收集、整理和移交应归档的文书材料。2.各部门应指定一名兼职档案员，具体负责本部门日常工作中形成的文书材料的初步收集、整理、装订，并按规定时间向办公室移交。3.严格遵守本制度及办公室关于档案管理的各项规定，确保本部门形成的文书材料符合归档要求。第三章文书材料的形成与归档第七条归档范围1.上级机关文件材料：上级机关颁发的与本单位业务相关的决议、决定、命令、指示、通知、批复、意见、规定、条例、会议纪要等。2.本单位文件材料：*本单位制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、记录、决议、决定、通知、通报、函等。*本单位对外发出的正式文件（含正本、定稿及重要附件）。*本单位在各项业务活动中形成的具有查考价值的记录、合同、协议、意向书、备忘录等。*本单位干部任免、奖惩、考核、工资、职称评定等人事管理材料（按人事档案管理规定执行的除外）。*本单位财务、审计、统计等重要报表及分析材料（按专业档案管理规定执行的除外）。*本单位与国内外单位、个人交往中形成的重要函电、会谈纪要等。*其他具有保存价值的文件材料、图表、声像资料等。3.下级单位文件材料：下级单位报送的重要请示、报告、工作总结、统计报表等。第八条归档要求1.及时性：各项工作中形成的文书材料，应在办理完毕后，由承办人及时整理，交本部门兼职档案员。一般应在次年第一季度内完成上一年度文书材料的归档工作。2.完整性：归档的文书材料应齐全完整，每份文件的正件、附件、定稿、重要的修改稿及相关材料应一并归档。3.规范性：*归档的文件材料应为原件，字迹清楚、图像清晰、纸张质量优良。复印件须注明原件保管处及复印原因，并由相关负责人签字确认。*文件格式规范，发文稿纸、文件处理单等项目填写完整、手续齐全。*外文材料应附有中文译本。4.系统性：归档的文书材料应按照其形成规律和内在联系，进行系统整理、分类、组卷、编目。第九条归档程序1.收集：各部门兼职档案员负责收集本部门应归档的文书材料。2.整理：兼职档案员对收集到的材料进行鉴别、筛选、排序、编写页码、填写卷内目录、拟写案卷标题、装订成卷（或件）。3.移交：各部门将整理好的档案连同《档案移交清单》一并移交办公室。办公室档案管理员对移交档案进行检查验收，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字，各执一份。第四章档案的日常管理第十条档案分类与编号办公室档案管理员应按照国家有关档案分类标准及本单位实际情况，对接收的档案进行科学分类、系统排列和规范编号。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合形式。编号应遵循唯一性、系统性原则。第十一条档案登记建立健全档案管理台账，包括《档案总登记簿》、《档案接收登记簿》、《档案借阅登记簿》、《档案销毁登记簿》等，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行详细记录。第十二条档案保管1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.档案应存放在专用档案柜内，排列有序，便于查找。不同类别、不同保管期限的档案应分区存放。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。4.对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复或复制。第十三条档案库房管理1.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。3.保持库房内清洁卫生，温湿度控制在规定范围内（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。4.定期检查库房各项安全设施和档案保管状况。第五章档案的利用第十四条利用原则档案利用应遵循保密、安全、规范的原则，既要满足工作需要，又要确保档案的安全与保密。第十五条利用范围与权限1.本单位内部人员因工作需要查阅一般档案，须经本部门负责人同意，到办公室办理借阅手续。查阅重要档案或涉密档案，须经单位分管领导或主要领导批准。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信及本人有效证件，经本单位分管领导或主要领导批准后，方可查阅。3.查阅档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经单位主要领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出时间一般不超过三天，特殊情况需延长的，须办理续借手续。第十六条利用手续查阅、借阅档案者，须填写《档案借阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号、借阅期限等，并履行相应审批手续。档案管理员凭审批后的《档案借阅申请表》提供档案。归还时，档案管理员应认真核对，确认无误后方可注销借阅记录。第十七条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。2.查阅涉密档案，必须在指定的涉密阅档室进行。3.严禁携带易燃、易爆、腐蚀性等危险品进入阅档室。4.复制档案须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。涉密档案的复制按保密规定执行。5.查阅者对所查档案内容负有保密责任，不得擅自扩散。第六章档案的保密与安全第十八条保密管理1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。2.档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。3.涉密档案的管理应严格按照国家及本单位有关保密规定执行，划定密级，专人保管，专柜存放。4.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第十九条安全管理1.加强档案信息系统安全管理，定期进行数据备份，防止信息丢失或被非法篡改。2.档案管理软件及相关设备应安装杀毒软件，定期更新病毒库，确保系统安全。3.严格控制档案管理系统的访问权限，实行密码管理，专人专用。第七章档案的鉴定与销毁第二十条档案鉴定1.成立档案鉴定小组，由单位分管领导、办公室负责人、档案管理员及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。2.档案鉴定小组应依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，对档案的保存价值进行评估，确定其存毁。3.鉴定工作一般每五年进行一次。对确无保存价值的档案，应提出销毁意见，报单位主要领导批准。第二十一条档案销毁1.经批准销毁的档案，由办公室负责组织实施。2.销毁档案前，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成时间、保管期限等。3.销毁档案时，必须有两人以上负责监销。监销人应在档案销毁前对《档案销毁清册》与实物进行核对，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁时间、地点、方式。4.严禁个人私自销毁档案材料。带有密级的档案销毁，应按保密规定执行。5.《档案销毁清册》应永久保存。第八章责任追究第二十二条对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，本单位予以表彰和奖励。第二十三条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；造成档案损毁、丢失或泄密等严重后果的，依法追究其法律责任：1.不按规定收集、整理、移交文书材料，造成档案材料残缺不全或延误归档的；2.擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删、损毁、丢失档案材料的；3.未经批准，擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；4.违反档案借阅规定，擅自将档案带出阅档室或逾期不归还的；5.在档案鉴定、销毁工作中，玩忽职守，造成不良后果的；6.违反档案保密规定，泄露档案秘密的；7.其他违反本制度规定的行为。第九章附则第二十四条本制度未尽事宜，参照国家有关档案管理的法律法规执行。第二十五条本制度由本单位办公室负责解释。第二十六条本制度自发布之日起施行。以往有关本单位文书档案管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。（单位名称）（年月