离职人员信息系统权限管理制度

离职人员信息系统权限管理制度为规范公司离职人员信息系统权限管理，防范因权限未及时清理、回收引发的信息泄露、数据篡改、系统安全等风险，保障公司核心数据、商业秘密及信息系统安全稳定运行，依据国家网络安全相关法律法规及公司信息安全管理规定、人事管理制度，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司全体离职人员（含正式员工、试用期员工、实习生、借调人员及外聘人员）的信息系统权限注销、交接、核查等全流程管理工作，覆盖公司所有内部信息系统及相关权限。一、总则1.1制定目的明确离职人员信息系统权限管理的责任主体、操作流程及管控要求，实现权限“申请-分配-使用-注销”全生命周期闭环管理，及时回收离职人员所有信息系统权限，杜绝权限遗留、滥用等安全隐患，保障公司信息资产安全，维护信息系统正常运行秩序。1.2适用范围本制度适用于公司所有离职人员，包括但不限于正式离职、试用期离职、主动辞职、被动解除劳动合同、退休、调岗至外部单位、借调期满未续借及外聘合作终止等各类离职情形；覆盖公司所有内部信息系统，包括办公自动化系统（OA）、客户关系管理系统（CRM）、人力资源管理系统（HRM）、财务核算系统、涉密信息管理系统、业务操作系统及各类内部管理平台等。1.3核心原则及时性原则：离职人员办理离职手续当日，启动权限核查及回收流程，确保所有权限在离职生效日前全部注销，无任何权限遗留。全面性原则：对离职人员名下所有信息系统账号、操作权限、访问权限、数据查看及修改权限进行全面核查，做到不遗漏、不遗漏任何一个系统、任何一项权限。责任到人原则：明确人事部门、信息部门、离职人员所在部门及相关责任人的职责，确保权限回收、交接、核查等各环节有人负责、有据可查。安全合规原则：严格遵循国家网络安全、数据安全相关法律法规，规范权限注销流程，妥善处理离职人员留存的涉密数据及系统账号，防范信息泄露风险，同时确保权限管理流程符合公司内部管理规定。全程可追溯原则：对离职人员权限注销、交接、核查等全过程进行记录，建立完整档案，确保每一项操作都可追溯、可核查，便于后续审计及问题排查。二、职责分工离职人员信息系统权限管理实行“统一协调、分工负责”的管理模式，明确各部门及相关人员的职责，确保流程顺畅、管控到位。2.1人事部门职责作为离职权限管理的牵头部门，负责及时将离职人员信息（姓名、岗位、离职日期、离职原因、所属部门等）同步至信息部门及离职人员所在部门，启动权限回收流程。负责在离职手续办理流程中，督促离职人员完成信息系统账号、权限相关的交接工作，确认交接完毕后，方可办理后续离职手续。负责留存离职人员权限交接、注销相关记录，纳入离职人员档案管理，配合信息部门及审计部门开展权限管理核查工作。负责提醒离职人员妥善保管个人账号密码，不得泄露、转借账号，在离职前主动配合信息部门完成权限注销及账号交接。2.2信息部门职责负责建立并维护公司信息系统账号及权限台账，明确各账号对应的人员、岗位、权限范围及有效期，实现账号权限的动态管理，指定专人负责用户和权限管理的具体操作。收到人事部门同步的离职人员信息后，立即开展权限核查工作，全面梳理离职人员名下所有信息系统账号及权限，形成权限核查清单。按照规定流程及时注销离职人员所有信息系统账号及相关权限，包括但不限于登录权限、操作权限、数据访问权限、文件下载权限等，确保权限彻底回收。负责对注销后的账号及权限进行复核，确认无遗漏、无残留权限，同时做好权限注销记录，留存操作日志，确保操作可追溯。负责处理离职人员权限注销过程中出现的系统异常问题，及时排查故障，确保权限注销工作顺利推进；为业务部门提供权限管理的操作培训和技术指导。定期对公司信息系统账号及权限进行排查，发现离职人员遗留权限、无效账号等问题，及时清理整改，形成排查报告。2.3离职人员所在部门职责负责明确离职人员在本部门工作期间所使用的信息系统、具体权限及涉及的核心数据，配合信息部门完成权限核查工作，提供准确的权限信息。负责安排专人与离职人员进行工作交接，重点交接信息系统账号使用、权限相关的工作内容、数据资料及操作规范，确保工作衔接顺畅，避免因权限回收影响业务开展。负责督促离职人员清理个人在信息系统中留存的私人数据、文件，删除无关信息，确保公司数据安全，严禁离职人员私自留存、拷贝公司涉密数据。确认离职人员权限交接及清理工作完成后，在离职手续单上签字确认，反馈至人事部门及信息部门。2.4离职人员职责主动配合人事部门、所在部门及信息部门完成信息系统权限相关的交接、核查及注销工作，如实提供所使用的信息系统账号、权限及相关数据信息。离职前及时清理个人在信息系统中的私人信息、无关文件，妥善交接工作相关的系统操作、数据资料，不得隐瞒、藏匿公司数据及系统相关信息。严格遵守公司信息安全规定，离职后不得再使用原公司信息系统账号登录系统、访问数据，不得泄露账号密码及系统相关信息，不得利用原有权限从事任何损害公司利益的行为。配合信息部门完成权限注销操作，确认所有权限已注销后，在权限注销确认单上签字确认。2.5审计部门职责负责定期对离职人员信息系统权限管理流程的执行情况进行审计，核查权限注销的及时性、全面性，发现问题及时提出整改意见。负责对权限注销记录、交接记录等相关档案进行核查，确保流程合规、记录完整，对违规操作行为提出处理建议。三、权限管理全流程规范3.1离职前准备阶段（离职申请提交后至离职生效前）离职人员提交离职申请后，其所在部门负责人应及时通知人事部门，并安排专人对接工作交接事宜，明确交接内容包括信息系统账号、权限及相关数据。人事部门收到离职申请后，3个工作日内将离职人员基本信息（姓名、岗位、离职日期、所属部门等）同步至信息部门，启动权限核查及回收准备工作。信息部门收到通知后，立即梳理该离职人员名下所有信息系统账号及权限，对照权限台账，形成《离职人员信息系统权限核查清单》，明确系统名称、账号、权限类型、权限范围等信息，反馈至离职人员所在部门进行确认。离职人员所在部门对《离职人员信息系统权限核查清单》进行核对，补充完善相关权限信息，确认无误后签字确认，反馈至信息部门及人事部门。离职人员在所在部门负责人的监督下，清理个人在信息系统中的私人信息、无关文件，交接工作相关的系统操作流程、数据资料，填写《离职人员信息系统工作交接单》，经交接双方及部门负责人签字确认后，提交至人事部门。3.2权限注销阶段（离职生效当日）离职人员办理离职手续当日，人事部门核对《离职人员信息系统工作交接单》《离职人员信息系统权限核查清单》，确认交接完毕、权限信息准确后，通知信息部门启动权限注销工作。信息部门按照《离职人员信息系统权限核查清单》，逐一注销离职人员所有信息系统账号及相关权限，包括但不限于：注销系统登录账号、撤销操作权限、收回数据访问权限、删除文件下载权限等，对于需要保留账号但收回权限的特殊情况，需经部门负责人及信息部门负责人审批。权限注销完成后，信息部门工作人员填写《离职人员信息系统权限注销确认单》，详细记录注销系统名称、账号、权限类型、注销时间、操作人等信息，签字确认后，反馈至人事部门及离职人员所在部门。离职人员核对《离职人员信息系统权限注销确认单》，确认所有权限已注销后，签字确认，该确认单由人事部门留存，纳入离职人员档案。对于涉密信息系统权限，信息部门需额外进行专项核查，确保涉密权限全部注销，同时对离职人员留存的涉密数据进行清理、回收，做好专项记录，报公司保密管理部门备案。3.3注销后复核阶段（离职生效后3个工作日内）信息部门安排专人对离职人员权限注销情况进行复核，通过系统后台查询、权限测试等方式，核查是否存在未注销的权限、残留账号等问题，确保权限彻底回收。若复核发现未注销权限、残留账号等问题，信息部门需立即整改，重新注销相关权限，并查明原因，追究相关责任人责任，同时将整改情况反馈至人事部门及审计部门。复核完成后，信息部门填写《离职人员信息系统权限注销复核报告》，记录复核结果、发现的问题及整改情况，签字确认后留存归档，同时同步至人事部门备案。3.4特殊情况处理离职人员因紧急情况无法现场配合权限注销、交接工作的，其所在部门负责人需指定专人代为交接，同时联系离职人员核实权限信息，确保权限注销工作按时完成，事后由离职人员补充签字确认。若离职人员离职后，发现其存在未注销的权限或遗留账号，信息部门需立即注销相关权限、删除账号，同时查明原因，追究人事部门、信息部门及相关责任人的责任，并将情况上报公司管理层。对于离职后仍需临时使用部分信息系统权限的（如配合工作交接、项目收尾等），需由离职人员原所在部门提交《临时权限使用申请单》，明确临时权限范围、使用期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人、信息部门负责人及公司分管领导审批同意后，信息部门开通临时权限，使用期满后立即注销，做好相关记录。外聘人员、借调人员合作终止或借调期满后，参照本制度规定，由对接部门通知人事部门，启动权限核查及注销流程，确保权限全部回收。四、账号与密码管理离职人员在离职前，需主动修改个人信息系统账号密码（改为随机密码），并将密码告知所在部门交接人及信息部门，严禁将账号密码泄露给无关人员，不得将登录用户名和密码以及数字证书交给他人使用。信息部门在注销离职人员账号权限时，需同步重置该账号密码，确保离职人员无法再通过原密码登录系统，对于核心系统账号，需立即删除账号或冻结账号，防止账号被滥用。若离职人员离职后，出现账号密码泄露、账号被非法登录等情况，信息部门需立即采取措施，冻结账号、修改密码，排查安全隐患，同时查明原因，追究相关责任人责任，若造成公司损失，依法追究相关人员责任。系统管理员创建用户时，应为其分配独立的初始密码，并单独告知申请人，用户在初次使用系统时，应立即更改初始密码，定期变更登录密码，离职时按本制度要求完成密码交接及账号注销。五、数据安全管理离职人员在离职前，需将个人保管的公司数据、文件（包括电子文档、纸质资料）全部交接给所在部门指定人员，不得私自拷贝、留存、传播公司核心数据、商业秘密及涉密信息。离职人员所在部门需对交接的数据、文件进行核对，确认无误后，在交接单上签字确认，同时对离职人员留存的电子数据进行清理，删除个人设备中的公司数据，确保数据安全。信息部门需对离职人员在信息系统中的数据访问记录、操作记录进行核查，若发现离职人员存在违规下载、拷贝、篡改数据等行为，立即上报公司管理层，依法追究其责任。对于涉密数据，离职人员所在部门及信息部门需进行专项清理、回收，确保涉密数据不泄露，同时做好相关记录，报公司保密管理部门备案。六、监督检查与责任追究6.1监督检查人事部门、信息部门需定期（每月）对离职人员信息系统权限管理情况进行检查，重点核查权限注销的及时性、全面性，交接记录、注销记录的完整性，发现问题及时整改。审计部门每季度对离职人员权限管理流程进行审计，核查流程合规性、操作规范性，形成审计报告，提出整改意见，督促相关部门落实整改。各部门需配合人事部门、信息部门及审计部门的检查、审计工作，如实提供相关记录、资料，不得隐瞒、拒绝。6.2责任追究若人事部门未及时同步离职人员信息，导致权限注销延迟，或未督促离职人员完成交接工作，造成安全隐患或公司损失的，追究人事部门相关责任人责任。若信息部门未按规定流程核查、注销离职人员权限，导致权限遗留、账号滥用，或未做好相关记录，造成信息泄露、系统安全问题的，追究信息部门相关责任人责任。若离职人员所在部门未配合完成权限核查、交接工作，或未督促离职人员清理数据，导致数据泄露、权限遗留的，追究部门负责人及相关责任人责任。若离职人员未配合完成权限注销、交接工作，私自留存、拷贝公司数据，或泄露账号密码、系统信息，利用原有权限损害公司利益的，公司将依法追究其责任，情节严重的，追究其法律责任；若造成公司经济损失，依法要求其赔偿。若相关人员在权限管理工作中存在弄虚作假、玩忽职守、失职渎职等行为，造成公司损失的，追究其相应责任，情节严重的，给予纪律处分或解除劳动合同。七、档案管理人事部门负责留存离职人员相关档案，包括《离职人员信息系统工作交接单》《离职人员信息系统权限核查清单》《离职人员信息系统权限注销确认单》等，留存期限不少于3年，便于后续核查、审计。信息部门负责留存权限注销操作日志、《离职人员信息系统权限注销复核报告》等相关记录，留存期限不少于3年，确保操作可追溯。档案管理需符合公司档案管理规定，确保档案完整、规范，严禁私自篡改、销毁相关记录。八、附则本制度由公司信息部门牵头，人事部门、审计部门配合解释，未尽