公司文件控制管理制度

公司文件控制管理制度目的规范公司文件编制、审批、修订、发布、回收等各项管理，确保公司文件得到有效控制和管理。适用范围适用于公司所有列入控制范围文件的管控。定义第一级文件：手册类、要求；各类文件的汇编。第二级文件：程序文件、规章制度、流程、规定；跨多个部门运行的管理要求和程序规定；各项工作流程。第三级文件：指导书、（不涉及跨部门运行的文件）第四级文件：表单——用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。（五）外部文件1、公司产品相关的国际、国家、行业标准、法律、法规要求等。2、公司各管理体系的国际、国家标准、法律、法规要求等。3、公司经营管理过程中相关行业、法律、法规要求等；政府公文、政策文件等。4、其他外部文件。（六）日常办公文件：用于日常办公事务的文件。（如：报告类、提案类、事务记录类等）四、职责行政部负责公司所有文件与资料的管理控制。各部门负责相关文件的编制和对接收文件的保管与维护及其使用前的培训。五、制度细则（一）文件编制及格式规定1、一级文件按照：目录、主要内容、附录、修改记录的顺序编写。2、二级文件按照：标题、正文、附录、修改记录的顺序编写。化、具有表格编号和版本号。（二）文件编号规则：所有文件编号均为公司名称缩写的英文首字母。细分号细分类别细分号细分类别细分号细分类别1财务管理类2行政管理类3人力资源类4营销管理类5研发管理类0除G、L大类之外其他管理体系细分号细分类别细分号细分类别细分号细分类别1财务管理类2行政管理类3人力资源类4营销管理类5研发管理类0除G、L大类之外其他管理体系—□□□—□□□第一位：上一级部门代码第二位：本部门代码第三位：文件级别号三位：文件流水号部门级别部门部门代码部门部门代码部门部门代码决策部门总裁办Z管理部门人力资源部(Z)R行政部(Z)X其他业务部(Z)Y财务部(Z)C（三）文件的编制、申请、审批管理1、文件编制：各部门根据实际工作需求和公司管理要求编制文件。2、文件申请、审批管理。编制、审批岗位：编制：实际编制、修订人。审核：主管领导依次审核。批准：公司总裁审批。2）各级文件编制后，需先填写《文件编制、修改审批表》（详见附表一），各相关部门领导先进行内部审核，通过后，提交行政部征求意见。3）行政部收到各部门提交的内部审核意见后，进行审核，必要时可向本份文件规定涉及到部门负责人、公司高管层和（或）相关员工代表发出征求意见稿，进行征求意见。相关人员无异议后，在审批单上签批意见，最后由总裁审核签字批准。4）完成最终审批的文件，由行政部进行文件发布管理和书面原稿、电子档存档管理；未通过终审的文件，退回编写部门重新修订，再按五（三）1.---（三）4.流程进行。5）如遇相关领导外出，可在钉钉上进行申请及审批，等领导回来后补签纸质的《文件申请发布、修改审批表》。6）文件审批通过后，关于文件的内容，由培训宣贯责任人组织相关人员集中学习，学习后签属《XX学习明白表》（详见附表五）。（四）文件的修订、废止管理1、各文件制定部门应定期（常规一年一次）对文件的适用性进行评价。对于突发因素造成（五）文件的发布与回收管理1）人员会根据要求，复印所需的份数，收文单位在《文件发放、回收登记表》（详见附表二）上签收。2）若为修订，需收回或废止旧版文件。回收时应注意回收数量及内容的完整性，并将回收数量记录于《文件发放、回收登记表》。3）文件经修订后发行新文件，旧版文件除原稿作为知识经验保留外，其它的副本文件原则上全部销毁，保留的文件原件正面盖“旧版”章以示识别。其它副本文件如不销毁应在文件正面盖“作废”章以示识别。4）文件如发现有缺页、破损、字迹模糊或遗失、需添加的，应向行政部人员申请补发，不得以复印方式自行处理。（六）外来文件管理六、附则本制度解释权归属行政部。附表一：文件名称文件编号编制目的拟稿人：年月日部门审核意见主管领导：年月日行政审核意见主管领导：年月日审批意见总裁：年月日发布日期实施日期培训贯宣责任人

附表二：文件发放、回收登记表序号文件名称状态发放日期领用人签名回收记录受控非受控日期原持有人文档管理人文件名称附表三：**公司字【20**】第***号签发人：关于XXX同志职务聘免的通知各部门：根据工作需要，经研究决定：聘任XXX同志为，任期为年，从年月日至年月日，任职试用期为年，从年月日至年月日。XXX同志的聘任由集团同志提名。XXX同志的直接上级是。特此通知。*****有限公司年月日主题词：职务聘免*******有限公司年月日印附表四：公司制度格式要求为规范公司相关规章制度及行文标准，现将规章制度编撰格式标准规范如下：一、规章制度结构(一）构成项目规章制度汇编包括以下内容：标题、正文、附录。（二）各项目含义标题：应能概括全部规章制度最重要的内容。题目力求简洁，严格控制在15字以内。如不能说明概括，可选择副标题概括表述。正文：正文是规章制度的主体部分，通常由序语、主要条款、实施要求，三部分组成。附录：附录是对正文起补充作用的信息资料，可包括正文不便利的表格、流程等，以备他人阅读方便所添加的辅助工具或表格等。二、规章制度格式编排（一）纸型及页边距一律用A4纸打印，页面分图文区和白边区两部分，所有的文字、表格、其他符号只能出现在图文区内。白边区的页边距为：上边距25.4mm、下边距25.4mm、左边距31.8mm、右边距31.8mm.（二）各部分的编排式样及字体字号1、文头：封面顶部居中，2号宋体加粗，居中。上下各空两行，规定内容为《XXXX制度》。2、标题：2号宋体加粗，居中。副标题：小2号宋体加粗，紧挨正标题下居中，文字前加破折号。3、正文文字：正文文字用4号宋体，每段起首空两格，1.5倍行距。正文中数字和字母统一用4号“TimesNewRoman”格式。4、正文文中标题：一级标题：标题序号为：“一、”，与正文字体字号相同，独占行，末尾不加标点。二级标题：标题序号为“（一）”，与正文字体字号相同独占行，末尾不加标点符号。三、四、五级标题：标题序号分别为：“1、”“1）、”“（1）、”与正文字体字号相同，可根据标题的长度确定是否独立行，若独立行，则末尾不使用标点。5、附录正文附录中的表格一般包括表头和表体两部分。1）、表头为：四号黑体。2）、表体为：5号宋体，表格中的文字要注意居中对齐。（三）页眉、页脚和页码全文排印页眉、页脚和页码。页眉要求顶端距离1.50厘米，采用字体黑体，字号小四号，字体颜色红色，居中，下加红色单横线，宽度1.5磅。页眉文字内容：***有限公司。页脚要求顶端距离1.75厘米，采用字体