河北省机关档案工作制度

PAGE河北省机关档案工作制度一、总则（一）目的为加强河北省机关档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，为机关各项工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本省机关工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省各级党政机关、人民团体、事业单位等各类机关单位的档案工作。（三）基本原则1.统一领导原则：机关档案工作实行统一领导、分级管理。各机关单位应明确档案工作分管领导，建立健全档案工作管理体制，确保档案工作的顺利开展。2.集中管理原则：机关档案应集中统一管理，设立专门的档案机构或配备专职档案人员，负责本机关档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.完整准确原则：应确保档案的完整、准确、系统，全面反映机关工作活动的历史面貌，为日后的查考利用提供可靠依据。4.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案损毁、丢失和泄密，确保档案信息安全。（四）职责分工1.档案管理部门职责贯彻执行国家和本省有关档案工作的法律法规、方针政策及行业标准，制定本机关档案工作规章制度并组织实施。负责本机关档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导本机关各部门的档案工作。集中统一管理本机关各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。定期对档案管理工作进行总结评估，不断改进工作方法，提高档案管理水平。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确，并按规定时间移交档案管理部门。协助档案管理部门做好本部门档案的整理、鉴定、利用等工作，积极配合档案管理部门开展档案业务培训和宣传教育活动。严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出机关或转借他人。二、档案的收集（一）收集范围1.机关工作活动中形成的各种门类和载体的文件材料上级机关来文，包括指示、决定、通知、通报等。本机关形成的文件材料，如党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。下级机关的请示、报告及重要的工作汇报材料。与其他机关单位的来往文件、信函、协议书等。2.机关工作活动中形成的照片、录音、录像、电子文件等特殊载体档案反映机关重大活动、重要会议、领导视察等的照片、录像资料。机关工作中录制的重要讲话、会议录音等音频资料。以电子形式产生、办理、传输和存储的各类文件材料，如电子公文、电子邮件、数据库文件等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在文件材料形成后及时整理，定期向档案管理部门移交，确保档案收集的时效性。一般情况下，文书档案应在次年上半年移交，其他专门档案应根据实际情况及时移交。2.齐全完整：收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿、签批单等，确保档案能够全面反映机关工作活动的真实情况。3.真实准确：收集的文件材料应真实可靠，不得伪造、篡改，确保档案信息的准确性。（三）收集程序1.部门整理：各部门负责对本部门形成的文件材料进行初步整理，按照文件的形成时间、内容类别等进行分类、排序，剔除重复、无效的文件材料。2.编制目录：各部门在整理文件材料的基础上，编制文件材料目录，详细记录文件的题名、文号、日期、责任者等信息，一式两份，一份留存本部门，一份随文件材料一并移交档案管理部门。3.移交档案：各部门将整理好的文件材料及目录按时移交档案管理部门，档案管理部门对移交的档案进行认真核对，办理交接手续。交接双方应在交接清单上签字确认，交接清单一式两份，双方各执一份。三、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点：按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于查找、借阅和统计，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.文书档案整理分类：文书档案一般采用年度机构（问题）保管期限分类法。先按年度将档案分为若干类别，再在每个年度内按机构（问题）进行分类，最后根据文件的保管期限分为永久、长期、短期三类。编号：对每份文件进行编号，编号应保持唯一性和系统性。编号方法可采用全宗号年度保管期限件号的形式。装订：将每份文件按顺序排列整齐，左侧装订，去除文件上的金属物，确保装订牢固、整齐美观。编目：编制档案目录，目录应包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。2.专门档案整理会计档案整理：按照会计档案管理办法的规定，对会计凭证、会计账簿、财务报告等进行整理。会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度整理归档，财务报告应按年度汇总装订。人事档案整理：依据人事档案管理规定，对干部职工的档案材料进行分类整理。档案材料应齐全完整，按规定顺序排列，装订成册，并建立人事档案目录。照片档案整理：照片应按时间顺序或重要程度进行排列，编号标注照片的题名、拍摄时间、地点、人物等信息，同时填写照片说明，将照片及说明整理成册。电子档案整理：电子文件应按照其形成规律和特点进行分类整理，建立电子文件目录，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应存储在安全可靠的载体上，并定期进行备份。（三）整理要求1.整理人员要求：档案整理工作应由具备一定档案业务知识和技能的人员负责，整理人员应认真细致，严格按照整理规范进行操作。2.质量要求：整理后的档案应分类准确、编号规范、装订整齐、编目清晰，确保档案的系统性和完整性。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房建设：机关应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房设施配备：档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等，确保档案的安全保管。（二）档案上架1.上架原则：档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.上架要求：档案上架应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放。档案盒应正面朝外，便于查看盒内档案信息。（三）档案保管期限与鉴定1.保管期限划分：档案保管期限分为永久、长期、短期三类。永久保管的档案是指反映机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映机关一般工作活动，在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案。2.鉴定工作：机关应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查，根据档案的价值确定其存毁。鉴定工作应形成鉴定报告，经机关分管领导批准后实施。（四）档案统计1.统计内容：档案统计应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等方面的统计。2.统计方法：档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案进行统计，并向上级档案管理部门报送档案统计报表。统计数据应真实准确，不得虚报、瞒报。（五）档案安全管理1.安全制度：建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房、设施设备的安全管理。2.安全检查：定期对档案库房进行安全检查，检查内容包括防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等方面。对检查中发现的问题应及时整改，确保档案安全。3.应急处置：制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应对突发事件的能力。五、档案的利用（一）利用范围1.机关内部利用：机关工作人员因工作需要可查阅、借阅本机关档案，用于工作参考、决策依据、解决问题等。2.社会利用：根据国家有关规定，经批准，机关档案可向社会提供利用，如为编史修志、学术研究、司法取证等提供档案资料。（二）利用方式1.查阅：机关工作人员查阅档案应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅人员应按时归还档案，并确保档案的安全完整。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用登记与反馈1.利用登记：档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.利用反馈：档案管理部门应定期对档案利用情况进行分析总结，了解档案利用效果，收集利用者的意见和建议，不断改进档案利用工作。六、档案信息化建设（一）建设目标推进机关档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化发展，提高档案管理效率和服务水平，为机关工作提供更加便捷高效的档案信息支持。（二）信息化基础设施建设1.硬件设施：配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.软件系统：选用符合国家档案管理标准和机关工作实际的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。（三）档案数字化1.数字化范围：对重要的纸质档案、照片档案、录音录像档案等进行数字化处理，建立数字化档案资源库。2.数字化要求：数字化档案应图像清晰、数据准确、格式规范，符合档案管理软件的要求。数字化过程中应做好数据备份，确保数据安全。（四）电子档案管理1.电子文件归档：规范电子文件的归档流程，确保电子文件的真实、完整、准确，并及时归档到档案管理系统中。2.电子档案保管：加强对电子档案的保管，定期对电子档案进行备份，存储在安全可靠的载体上，并做好存储环境的维护。3.电子档案利用：建立电子档案利用平台，方便机关工作人员和社会利用者查阅、下载电子档案。利用电子档案时应遵守相关规定，确保电子档案的安全使用。七、档案工作人员管理（一）人员配备机关应根据档案工作需要，配备足够数量的专职或兼职档案人员。档案人员应具备档案专业知识和技能，熟悉机关工作业务，责任心强。（二）教育培训1.定期培训：档案管理部门应定期组织档案人员参加业务培训，培训内容包括档案法律法规、业务知识、操